Toiminnantarkastus itseisännöidyssä taloyhtiössä

Itseisännöidyssä taloyhtiössä hallitus hoitaa usein suuren osan tehtävistä, jotka isännöidyssä yhtiössä kuuluisivat isännöitsijälle tai isännöintitoimistolle. Tämä voi toimia hyvin erityisesti pienessä taloyhtiössä, mutta samalla dokumentoinnin ja päätöksenteon selkeys korostuu.

Toiminnantarkastus voi tuoda itseisännöityyn taloyhtiöön ulkopuolisen näkökulman. Tarkastuksessa arvioidaan tarkastusaineiston perusteella taloudenhoitoa, hallituksen päätöksentekoa ja hallinnon dokumentointia.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Mitä itseisännöity taloyhtiö tarkoittaa?

Itseisännöity taloyhtiö tarkoittaa käytännössä taloyhtiötä, jossa hallitus tai osakkaat hoitavat suuren osan yhtiön hallinnosta itse. Yhtiöllä ei välttämättä ole ulkopuolista isännöitsijää, tai isännöitsijän rooli voi olla hyvin rajattu.

Itseisännöidyssä taloyhtiössä hallitus voi käytännössä huolehtia esimerkiksi:

• vastikkeiden seurannasta
• ostolaskujen maksamisesta
• kirjanpitoaineiston toimittamisesta
• yhtiökokouksen valmistelusta
• hallituksen kokouksista
• pöytäkirjoista
• sopimuksista
• huolto- ja korjausasioiden järjestämisestä
• osakkaiden kysymyksiin vastaamisesta

Tällainen toimintamalli voi olla pienessä yhtiössä kustannustehokas ja käytännöllinen. Samalla on tärkeää, että päätökset, maksut ja asiakirjat eivät jää vain yksittäisten henkilöiden muistin tai sähköpostien varaan.

Miksi toiminnantarkastus korostuu itseisännöidyssä taloyhtiössä?

Itseisännöidyssä taloyhtiössä hallituksen rooli on usein tavallista laajempi. Hallitus ei vain valvo isännöitsijän työtä, vaan hoitaa monia käytännön asioita itse. Tämä tekee dokumentoinnista erityisen tärkeää.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• miten taloudenhoito on järjestetty
• miten päätökset on kirjattu
• miten maksut ja kirjanpito liittyvät päätöksiin
• onko yhtiökokouksen päätökset dokumentoitu
• onko toiminnantarkastaja valittu asianmukaisesti
• onko tarkastusaineisto koottu ymmärrettävästi
• muodostuuko yhtiön hallinnosta selkeä kokonaiskuva

Toiminnantarkastaja ei johda yhtiön hallintoa eikä ota hallituksen tehtäviä itselleen. Tarkastaja arvioi jälkikäteen, miltä taloudenhoito ja hallinto näyttävät käytettävissä olevan aineiston perusteella.

Hallituksen vastuu ei siirry toiminnantarkastajalle

Itseisännöidyssä taloyhtiössä on erityisen tärkeää ymmärtää, että toiminnantarkastus ei siirrä hallituksen vastuuta tarkastajalle. Hallitus vastaa edelleen taloyhtiön asioiden hoitamisesta, päätöksenteosta ja siitä, että aineisto on saatavilla.

Toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineistoa. Hän ei tee hallituksen päätöksiä, laadi kirjanpitoa, järjestä kokouksia tai hoida osakkaiden tiedottamista. Jos taloyhtiö tarvitsee näihin tehtäviin apua, kyse voi olla isännöinti- tai hallintopalvelusta, ei toiminnantarkastuksesta.

Toiminnantarkastajan roolia ja työn rajausta käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Pöytäkirjojen merkitys korostuu

Itseisännöidyssä taloyhtiössä päätöksenteko voi olla käytännönläheistä ja joskus epämuodollista. Hallituksen jäsenet ja osakkaat voivat keskustella asioista arjessa, pihalla, viesteissä tai sähköpostissa. Toiminnantarkastuksen näkökulmasta olennaista on kuitenkin se, mitä päätöksistä on dokumentoitu.

Pöytäkirjat kertovat, mitä hallitus ja yhtiökokous ovat päättäneet. Jos pöytäkirjoja ei ole tai päätökset on kirjattu hyvin yleisellä tasolla, toiminnantarkastajan voi olla vaikea arvioida päätösten taustaa.

Itseisännöidyssä taloyhtiössä pöytäkirjoista olisi hyvä käydä ilmi esimerkiksi:

• mitä asiaa käsiteltiin
• mitä päätettiin
• mihin päätös perustui
• liittyikö päätökseen kustannuksia
• kuka vastaa asian hoitamisesta
• tarvitaanko asiaan yhtiökokouksen päätös
• jäikö asia jatkovalmisteluun

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Kirjanpito ja maksuliikenne pitää pystyä seuraamaan

Itseisännöidyssä taloyhtiössä kirjanpito voi olla ulkopuolisella kirjanpitäjällä, hallituksen jäsenellä tai muulla yhtiön valitsemalla taholla. Riippumatta järjestelystä toiminnantarkastuksessa pitää pystyä arvioimaan taloudenhoidon kokonaisuutta.

Tarkastusaineistossa olisi hyvä näkyä ainakin:

• tilinpäätös
• kirjanpidon raportit
• tiliotteet
• vastikkeiden kertymä
• ostolaskut ja olennaiset tositteet
• lainat ja lainanhoitokulut
• korjauskulut
• hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat
• talousarvio ja vastikepäätökset

Jos taloyhtiön rahaliikennettä hoitaa hallituksen jäsen, dokumentoinnin selkeys korostuu. Maksujen hyväksyminen, laskujen käsittely ja päätösten tausta olisi hyvä pystyä osoittamaan jälkikäteen.

Vastikkeet ja osakkaiden maksut

Itseisännöidyssä taloyhtiössä hallitus voi hoitaa vastikelaskutusta tai seurata vastikkeiden maksua itse. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vastikkeet ja muut osakkailta perittävät maksut näkyvät tarkastusaineistossa.

Tarkastuksen kannalta olennaista voi olla esimerkiksi:

• mitä vastikkeista on päätetty yhtiökokouksessa
• miten vastikkeiden määrä perustuu talousarvioon
• ovatko osakkaiden maksut kirjautuneet oikein
• onko maksamattomia vastikkeita
• miten mahdollisia viivästyksiä on käsitelty
• onko ylimääräisistä vastikkeista tai maksuista päätetty

Toiminnantarkastaja ei hoida vastikevalvontaa, mutta voi tarkastusaineiston perusteella arvioida, näkyykö vastikerahoitus ja maksuliikenne ymmärrettävällä tavalla.

Korjaukset, hankinnat ja sopimukset

Itseisännöidyssä taloyhtiössä hallitus voi vastata myös korjausten ja hankintojen käytännön järjestämisestä. Siksi suurempien hankintojen ja sopimusten dokumentointi on tärkeää.

Toiminnantarkastuksessa voidaan kiinnittää huomiota siihen, näkyykö aineistosta esimerkiksi:

• kuka päätti korjauksesta tai hankinnasta
• onko päätös hallituksen vai yhtiökokouksen asia
• pyydettiinkö tarjouksia
• mihin tarjoukseen tai kustannusarvioon päätös perustui
• miten lasku näkyy kirjanpidossa
• onko sopimus tai tilausvahvistus saatavilla
• liittyykö asiaan laina, vastike tai muu rahoituspäätös

Kaikkia pieniä hankintoja ei tarvitse käsitellä raskaasti. Mitä merkittävämpi asia on taloyhtiön talouden tai osakkaiden kannalta, sitä tärkeämpää on, että päätös ja sen tausta näkyvät tarkastusaineistossa.

Itseisännöity yhtiö ei tarkoita epämuodollista hallintoa

Pienessä taloyhtiössä voi syntyä helposti ajatus, että asioita voidaan hoitaa vapaamuotoisesti, koska kaikki osakkaat tuntevat toisensa. Käytännössä myös pienessä itseisännöidyssä taloyhtiössä päätökset, taloudenhoito ja asiakirjat kannattaa pitää selkeinä.

Tämä ei tarkoita, että hallinnon pitäisi olla raskasta. Usein riittää, että:

• kokouksista tehdään selkeät pöytäkirjat
• päätökset kirjataan ymmärrettävästi
• tiliotteet ja tositteet säilytetään
• tilinpäätös laaditaan oikealta tilikaudelta
• vastikkeista ja talousarviosta päätetään yhtiökokouksessa
• isommat hankinnat ja korjaukset dokumentoidaan
• toiminnantarkastajan valinta näkyy pöytäkirjassa

Selkeä dokumentointi auttaa sekä hallitusta että osakkaita. Se helpottaa myös hallituksen vaihtumista, kun tieto ei ole vain aiemman hallituksen muistissa.

Toiminnantarkastus ei korvaa isännöintiä

Toiminnantarkastus ei ole isännöintiä. Tämä on tärkeä rajaus erityisesti itseisännöidyissä taloyhtiöissä. Toiminnantarkastaja ei hoida juoksevaa hallintoa, osakasviestintää, vastikelaskutusta tai huollon järjestämistä.

Jos taloyhtiö tarvitsee jatkuvaa hallinnollista apua, palvelutarve voi olla eri kuin toiminnantarkastus. Toiminnantarkastus tulee yleensä jälkikäteen arvioimaan, miten taloudenhoito, päätökset ja dokumentointi näkyvät aineistossa.

Tämä ei vähennä toiminnantarkastuksen merkitystä. Päinvastoin itseisännöidyssä taloyhtiössä ulkopuolinen tarkastus voi olla hyödyllinen juuri siksi, että hallitus hoitaa paljon asioita itse.

Milloin itseisännöity taloyhtiö tarvitsee tilintarkastajan?

Monessa pienessä taloyhtiössä toiminnantarkastus voi riittää, jos tilintarkastajaa ei edellytetä lain, yhtiöjärjestyksen tai osakkaiden vaatimuksen perusteella. Itseisännöinti ei kuitenkaan yksin ratkaise tarkastusmuotoa.

Tilintarkastaja voi olla tarpeen esimerkiksi, jos:

• taloyhtiössä on vähintään 30 osakashallinnassa olevaa huoneistoa
• yhtiöjärjestys edellyttää tilintarkastajan valintaa
• osakkaat vaativat tilintarkastajan valintaa lain mukaisesti
• yhtiön talous tai rakenne on poikkeuksellisen laaja
• tilanne muuten edellyttää tilintarkastajaa

Tarkastusmuoto kannattaa aina arvioida yhtiön oman tilanteen perusteella. Toiminnantarkastuksen riittävyyttä käsitellään tarkemmin sivulla Milloin toiminnantarkastus riittää?, ja tarkastusmuotojen eroja sivulla Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?.

Miten itseisännöity taloyhtiö voi valmistautua tarkastukseen?

Itseisännöidyn taloyhtiön kannattaa koota tarkastusaineisto hyvissä ajoin. Aineiston ei tarvitse olla monimutkainen, mutta sen pitäisi olla sellainen, että taloudenhoitoa ja päätöksentekoa voidaan arvioida.

Hyvä lähtökohta on koota esimerkiksi:

• tilinpäätös
• pääkirja ja päiväkirja
• tiliotteet
• tositteet tarvittavilta osin
• vastikelaskelmat
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• talousarvio
• lainoihin, urakoihin ja sopimuksiin liittyvät asiakirjat
• yhtiöjärjestys
• aiempi toiminnantarkastus- tai tilintarkastuskertomus, jos se on olennainen

Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Yhteenveto

Itseisännöidyssä taloyhtiössä hallitus hoitaa usein paljon asioita itse. Tämä voi toimia hyvin, mutta se korostaa päätöksenteon, taloudenhoidon ja dokumentoinnin selkeyttä.

Toiminnantarkastus voi tuoda taloyhtiöön ulkopuolisen näkökulman. Tarkastuksessa arvioidaan tarkastusaineiston perusteella, miltä taloudenhoito, hallinto ja päätöksenteko näyttävät. Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan korvaa hallitusta, isännöitsijää, kirjanpitäjää tai tilintarkastajaa.

Jos itseisännöity taloyhtiö haluaa arvioida, mitä aineistoa tarkastukseen tarvitaan ja sopiiko toiminnantarkastus yhtiön tilanteeseen, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä itseisännöidyn taloyhtiön toiminnantarkastuksesta

Tarvitseeko itseisännöity taloyhtiö toiminnantarkastajan?

Monessa pienessä taloyhtiössä toiminnantarkastaja valitaan, jos tilintarkastajaa ei edellytetä. Asia kannattaa tarkistaa yhtiöjärjestyksestä ja taloyhtiön omasta tilanteesta.

Korvaako toiminnantarkastus isännöinnin?

Ei. Toiminnantarkastus ei ole isännöintiä eikä jatkuvaa hallinnon hoitoa. Toiminnantarkastaja arvioi jälkikäteen taloudenhoitoa, päätöksentekoa ja dokumentointia tarkastusaineiston perusteella.

Mitä aineistoa itseisännöidyn taloyhtiön kannattaa toimittaa?

Yleensä tarvitaan tilinpäätös, kirjanpidon raportit, tiliotteet, pöytäkirjat, vastikelaskelmat, talousarvio, yhtiöjärjestys ja olennaiset sopimukset tai urakka-asiakirjat.

Voiko hallituksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Hallituksen jäsen ei yleensä voi toimia riippumattomana toiminnantarkastajana, koska hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja päätöksenteosta. Riippumattomuus pitää arvioida tapauskohtaisesti.

Milloin itseisännöity taloyhtiö tarvitsee tilintarkastajan?

Tilintarkastaja voi olla tarpeen esimerkiksi, jos yhtiöjärjestys edellyttää sitä, huoneistomäärä ylittää lain rajan tai osakkaat vaativat tilintarkastajan valintaa lain mukaisesti.

Tarvitseeko itseisännöity taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous