Mitä toiminnantarkastaja ei tee?

Toiminnantarkastajan tehtävä taloyhtiössä on arvioida taloudenhoitoa, hallintoa ja päätöksenteon dokumentointia tarkastusaineiston perusteella. Yhtä tärkeää on ymmärtää, mitä toiminnantarkastaja ei tee.

Toiminnantarkastaja ei korvaa hallitusta, isännöitsijää, kirjanpitäjää tai tilintarkastajaa. Hänen roolinsa on jälkikäteinen ja arvioiva. Tarkastuksessa katsotaan, millainen kokonaiskuva taloyhtiön taloudenhoidosta ja hallinnosta muodostuu käytettävissä olevan aineiston perusteella.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Toiminnantarkastaja ei tee hallituksen päätöksiä

Taloyhtiön hallitus vastaa yhtiön hallinnosta ja asioiden hoitamisesta. Hallitus valmistelee päätöksiä, käsittelee yhtiön taloutta, vastaa sopimuksista ja huolehtii siitä, että yhtiön asiat etenevät.

Toiminnantarkastaja ei tee näitä päätöksiä hallituksen puolesta. Hän ei päätä, mitä korjauksia tehdään, miten vastikkeita muutetaan, mitä palveluja kilpailutetaan tai miten yhtiön sopimukset järjestetään.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida jälkikäteen, miten hallituksen päätöksiä on dokumentoitu ja miten ne näkyvät taloudenhoidossa. Päätösvalta ja vastuu säilyvät kuitenkin hallituksella ja yhtiökokouksella.

Toiminnantarkastaja ei johda taloyhtiön hallintoa

Toiminnantarkastus ei ole isännöintipalvelu eikä hallinnon järjestämistä taloyhtiön puolesta. Toiminnantarkastaja ei johda taloyhtiön arkea, kutsu kokouksia koolle, hoida osakastiedotusta tai vastaa yhtiön juoksevista asioista.

Jos taloyhtiö tarvitsee apua kokousten järjestämiseen, hallinnon käytännön hoitamiseen, vastikevalvontaan tai sopimusten kilpailuttamiseen, kyse voi olla isännöinti- tai hallintopalvelusta. Toiminnantarkastus on eri asia.

Toiminnantarkastajan tehtävä on arvioida tarkastusaineiston perusteella, miten hallinto on dokumentoitu ja miltä yhtiön toiminta näyttää tarkastuksen näkökulmasta.

Toiminnantarkastaja ei tee kirjanpitoa uudelleen

Toiminnantarkastaja arvioi kirjanpitoa ja tilinpäätösaineistoa, mutta hän ei tee taloyhtiön kirjanpitoa uudelleen. Kirjanpidon laatiminen, tositteiden kirjaaminen ja tilinpäätöksen valmistelu kuuluvat kirjanpitäjälle, isännöitsijälle tai muulle taloushallinnosta vastaavalle taholle.

Jos kirjanpidossa on puutteita tai tilinpäätös on keskeneräinen, ne pitää yleensä selvittää ennen kuin toiminnantarkastus voidaan tehdä loppuun. Toiminnantarkastaja voi pyytää lisäaineistoa tai nostaa esiin epäselviä kohtia, mutta hän ei lähtökohtaisesti korjaa kirjanpitoa taloyhtiön puolesta.

Tämä roolijako on tärkeä myös riippumattomuuden kannalta. Jos sama henkilö tekisi kirjanpidon ja tarkastaisi oman työnsä, ulkopuolinen näkökulma voisi vaarantua.

Toiminnantarkastaja ei ole tilintarkastaja

Toiminnantarkastus ja tilintarkastus eivät ole sama asia. Tilintarkastuksen tekee hyväksytty tilintarkastaja, ja se on laajemmin säännelty tarkastusmuoto. Toiminnantarkastus on kevyempi tarkastusmuoto, joka voi riittää monessa pienessä taloyhtiössä silloin, kun tilintarkastajaa ei edellytetä.

Toiminnantarkastaja ei anna tilintarkastuskertomusta eikä hänen tehtävänsä ole sama kuin hyväksytyn tilintarkastajan. Jos taloyhtiössä on valittava tilintarkastaja lain, yhtiöjärjestyksen tai osakkaiden vaatimuksen perusteella, toiminnantarkastus ei yksin riitä.

Tarkastusmuotojen eroja käsitellään tarkemmin sivulla Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?.

Toiminnantarkastaja ei poista hallituksen vastuuta

Toiminnantarkastus voi tukea hallitusta ja osakkaita, mutta se ei siirrä hallituksen vastuuta toiminnantarkastajalle. Hallitus vastaa taloyhtiön asioiden hoitamisesta, päätöksenteosta ja siitä, että tarpeellinen aineisto on saatavilla.

Toiminnantarkastaja arvioi aineistoa jälkikäteen. Hän ei hyväksy hallituksen päätöksiä etukäteen eikä anna hallitukselle yleistä vastuuvapautta. Vastuuvapauden käsittely kuuluu yhtiökokoukselle sääntöjen ja lain mukaisesti.

Toiminnantarkastajan vastuun ja hallituksen vastuun välistä rajaa käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastajan vastuu taloyhtiössä.

Toiminnantarkastaja ei ratkaise taloyhtiön riitoja

Taloyhtiössä voi olla erimielisyyksiä esimerkiksi korjauksista, kustannusten jakamisesta, hallituksen toiminnasta tai osakkaiden oikeuksista. Toiminnantarkastaja ei ole riidanratkaisija eikä hänen tehtävänsä ole päättää, kuka on taloyhtiön sisäisessä erimielisyydessä oikeassa.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, mitä tarkastusaineistosta ilmenee. Esimerkiksi pöytäkirjoista voidaan nähdä, mitä on päätetty ja miten päätös on dokumentoitu. Kirjanpidosta voidaan nähdä, miten maksut ja kulut on käsitelty.

Jos asia vaatii oikeudellista tulkintaa, taloyhtiön kannattaa tarvittaessa pyytää erillistä asiantuntija-apua. Toiminnantarkastus ei ole oikeudellinen lausunto yksittäisestä riidasta.

Toiminnantarkastaja ei vastaa taloyhtiön sopimuksista

Taloyhtiöllä voi olla sopimuksia esimerkiksi isännöinnistä, huollosta, vakuutuksista, lainoista, urakoista tai muista palveluista. Hallitus vastaa siitä, että sopimuksia käsitellään ja seurataan taloyhtiön tarpeiden mukaisesti.

Toiminnantarkastaja ei neuvottele sopimuksia taloyhtiön puolesta eikä vastaa siitä, ovatko sopimukset kaupallisesti tarkoituksenmukaisia. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyvätkö olennaiset sopimukset ja niihin liittyvät päätökset tarkastusaineistossa.

Jos sopimus liittyy merkittävään kuluerään, urakkaan tai päätökseen, toiminnantarkastaja voi tarkastella, löytyykö siitä riittävä dokumentointi. Sopimuksen sisällön muuttaminen tai kilpailuttaminen kuuluu kuitenkin hallitukselle.

Toiminnantarkastaja ei päätä vastuuvapaudesta

Yhtiökokous käsittelee tilinpäätöksen ja vastuuvapauden. Toiminnantarkastaja antaa toiminnantarkastuskertomuksen, mutta hän ei päätä vastuuvapauden myöntämisestä.

Toiminnantarkastuskertomus voi antaa osakkaille näkökulman siihen, miltä taloudenhoito ja hallinto näyttävät tarkastusaineiston perusteella. Osakkaat tekevät kuitenkin päätökset yhtiökokouksessa.

Jos kertomuksessa on huomioita, yhtiökokous voi käsitellä niitä päätöksenteon yhteydessä. Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan korvaa yhtiökokouksen omaa harkintaa.

Toiminnantarkastus ei ole täydellinen virheettömyystakuu

Toiminnantarkastus perustuu tarkastusaineistoon ja tarkastuksen laajuuteen. Se ei tarkoita, että taloyhtiön aineistosta tai toiminnasta voitaisiin sulkea pois kaikki mahdolliset virheet.

Tarkastuksessa muodostetaan kokonaiskuva taloudenhoidosta, hallinnosta ja dokumentoinnista. Toiminnantarkastaja voi kiinnittää huomiota epäselviin tai olennaisiin asioihin, mutta tarkastus ei ole sama asia kuin kaikkien mahdollisten virheiden täydellinen etsintä.

Tämä on hyvä huomioida erityisesti pienissä taloyhtiöissä, joissa toiminnantarkastus on usein käytännöllinen ja kustannuksiltaan kevyempi tarkastusmuoto. Tarkastuksen laajuus ja aineiston selkeys vaikuttavat siihen, mitä voidaan arvioida.

Toiminnantarkastaja ei voi arvioida aineistoa, jota ei ole toimitettu

Toiminnantarkastaja arvioi sitä aineistoa, joka hänelle toimitetaan. Jos pöytäkirjoja, tiliotteita, tositteita tai päätöksiä puuttuu, tarkastus voi jäädä puutteelliseksi tai edellyttää lisäselvityksiä.

Taloyhtiön hallituksen kannattaa koota tarkastusaineisto huolellisesti ennen tarkastuksen aloittamista. Hyvä tarkastusaineisto voi sisältää esimerkiksi tilinpäätöksen, kirjanpidon raportit, tiliotteet, hallituksen pöytäkirjat, yhtiökokouksen pöytäkirjat, talousarvion, vastikelaskelmat ja olennaiset sopimukset.

Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Mitä toiminnantarkastaja sitten tekee?

Toiminnantarkastaja arvioi taloyhtiön taloudenhoitoa ja hallintoa tarkastusaineiston perusteella. Hän tarkastelee esimerkiksi tilinpäätöstä, kirjanpidon raportteja, tiliotteita, pöytäkirjoja ja päätöksentekoa kuvaavia asiakirjoja.

Tarkastuksen tavoitteena on muodostaa ulkopuolinen kokonaiskuva siitä, miltä taloyhtiön talous, hallinto ja dokumentointi näyttävät. Toiminnantarkastaja voi antaa toiminnantarkastuskertomuksen ja tarvittaessa nostaa esiin tarkastuksessa havaittuja olennaisia asioita.

Toiminnantarkastajan käytännön työtä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?.

Yhteenveto

Toiminnantarkastajan rooli on arvioiva. Hän ei tee hallituksen päätöksiä, johda taloyhtiötä, laadi kirjanpitoa, ratkaise riitoja, neuvottele sopimuksia tai päätä vastuuvapaudesta. Nämä tehtävät kuuluvat taloyhtiön hallitukselle, yhtiökokoukselle, isännöitsijälle, kirjanpitäjälle tai muille erillisille asiantuntijoille.

Toiminnantarkastus voi kuitenkin auttaa hallitusta ja osakkaita saamaan ulkopuolisen näkökulman taloudenhoitoon, päätöksentekoon ja dokumentointiin. Selkeä roolijako auttaa myös siinä, että tarkastukselta odotetaan oikeita asioita.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, sopiiko toiminnantarkastus yhtiön tilanteeseen, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tarkastustarpeesta.

Usein kysyttyä toiminnantarkastajan roolista

Voiko toiminnantarkastaja korjata kirjanpidon?

Varsinainen toiminnantarkastus ei tarkoita kirjanpidon korjaamista. Jos kirjanpito on puutteellinen tai tilinpäätös keskeneräinen, asia pitää yleensä selvittää erikseen ennen tarkastuskertomuksen antamista.

Voiko toiminnantarkastaja päättää vastuuvapaudesta?

Ei. Vastuuvapaudesta päättää yhtiökokous. Toiminnantarkastaja antaa kertomuksen tarkastusaineiston perusteella, mutta ei tee päätöstä osakkaiden puolesta.

Onko toiminnantarkastaja sama kuin tilintarkastaja?

Ei ole. Tilintarkastuksen tekee hyväksytty tilintarkastaja. Toiminnantarkastus on eri tarkastusmuoto, joka voi riittää silloin, kun tilintarkastajaa ei edellytetä.

Voiko toiminnantarkastaja ratkaista hallituksen ja osakkaan erimielisyyden?

Ei yleensä. Toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineistoa, mutta ei toimi riidanratkaisijana tai oikeudellisena neuvonantajana yksittäisessä erimielisyydessä.

Mitä toiminnantarkastaja tarvitsee työtään varten?

Toiminnantarkastaja tarvitsee tarkastusaineiston, kuten tilinpäätöksen, kirjanpidon raportit, tiliotteet, pöytäkirjat ja muut taloudenhoitoa sekä päätöksentekoa kuvaavat asiakirjat.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous