Toiminnantarkastus syksyllä – mitä taloyhtiö voi tehdä ajoissa?

Toiminnantarkastus tehdään usein vasta tilinpäätöksen valmistuttua, mutta taloyhtiö voi helpottaa tarkastusta jo syksyllä. Kun pöytäkirjat, sopimukset, tiliotteet ja muut keskeiset asiakirjat ovat kunnossa ennen tilikauden päättymistä, kevään tilinpäätös- ja yhtiökokouskausi sujuu yleensä selkeämmin.

Syksy on hyvä hetki tarkistaa, onko vuoden aikana syntynyt asioita, jotka voivat vaikuttaa toiminnantarkastukseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi korjaushankkeet, vahingot, urakkalaskut, uudet sopimukset, vastikepäätökset, lainat tai hallituksen vaihtuminen.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi toiminnantarkastusta kannattaa valmistella jo syksyllä?

Monessa taloyhtiössä toiminnantarkastus tulee ajankohtaiseksi vasta keväällä, kun tilinpäätös on valmis ja yhtiökokous lähestyy. Silloin aikaa voi olla vähän, ja puuttuvien asiakirjojen etsiminen voi hidastaa tarkastusta.

Syksyllä taloyhtiöllä on usein parempi mahdollisuus käydä rauhassa läpi, onko tarkastusaineisto ajan tasalla. Hallitus voi samalla varmistaa, että keskeiset päätökset, sopimukset ja talouden tapahtumat on dokumentoitu ymmärrettävästi.

Ajoissa tehty valmistelu voi auttaa erityisesti silloin, jos:

• taloyhtiössä on ollut korjaushanke
• hallitus on vaihtunut
• tiliotteita tai tositteita puuttuu
• pöytäkirjoja ei ole viimeistelty
• vastikkeista on tehty ylimääräisiä päätöksiä
• lainoissa tai rahoitusvastikkeissa on tapahtunut muutoksia
• vakuutusvahinko tai urakka on kesken
• sopimuksia on uusittu tai kilpailutettu

Toiminnantarkastus ei muutu ennakkotarkastukseksi, vaikka aineistoa valmistellaan ajoissa. Kyse on siitä, että taloyhtiön dokumentointi on kunnossa silloin, kun varsinainen tarkastus tehdään.

Pöytäkirjat kannattaa tarkistaa ennen vuodenvaihdetta

Hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat ovat toiminnantarkastuksessa keskeisiä asiakirjoja. Niistä nähdään, mitä taloyhtiössä on päätetty ja miten päätökset liittyvät taloudenhoitoon.

Syksyllä hallituksen kannattaa tarkistaa, että pöytäkirjat ovat valmiit, allekirjoitetut ja tallessa. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää päätöksiin, jotka liittyvät rahaan, sopimuksiin, korjauksiin, lainoihin, vastikkeisiin tai hallituksen valtuuksiin.

Pöytäkirjoista olisi hyvä löytyä selkeästi esimerkiksi:

• yhtiökokouksen vastikepäätökset
• talousarvion käsittely
• hallituksen valinnat ja järjestäytyminen
• toiminnantarkastajan valinta
• korjaushankkeita koskevat päätökset
• lainoja tai rahoitusvastikkeita koskevat päätökset
• suuremmat hankinnat ja sopimukset
• vahinkoihin tai vakuutuskorvauksiin liittyvät päätökset
• ylimääräiset vastikkeet tai muut maksut

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Tarkastusaineistoa voi koota jo ennen tilinpäätöstä

Kaikkea toiminnantarkastuksessa tarvittavaa aineistoa ei voi toimittaa ennen tilinpäätöksen valmistumista. Silti suuri osa aineistosta on olemassa jo syksyllä tai viimeistään tilikauden päättyessä.

Taloyhtiö voi koota valmiiksi esimerkiksi:

• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiöjärjestyksen
• sopimukset
• urakka-asiakirjat
• laina-asiakirjat
• vakuutusasiakirjat
• vahinkopäätökset
• tiliotteet siihen asti, kun ne ovat saatavilla
• vastikepäätökset ja vastikelaskelmat
• osakasremontteihin liittyvät olennaiset asiakirjat
• hallituksen selvitykset keskeneräisistä asioista

Kun aineisto on järjestetty jo ennen kevättä, toiminnantarkastajan on helpompi arvioida kokonaisuutta tilinpäätöksen valmistuttua.

Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Syksy on hyvä hetki tarkistaa sopimukset

Taloyhtiön sopimukset voivat vaikuttaa sekä kuluihin että hallinnon arviointiin. Syksyllä hallitus voi tarkistaa, ovatko keskeiset sopimukset tallessa ja ajan tasalla.

Toiminnantarkastuksen kannalta merkityksellisiä sopimuksia voivat olla esimerkiksi:

• isännöintisopimus
• huoltosopimus
• kirjanpitosopimus
• vakuutussopimus
• sähkösopimus
• jätehuoltosopimus
• lainasopimukset
• urakkasopimukset
• valvonta- tai suunnittelusopimukset
• vuokrasopimukset, jos taloyhtiöllä on vuokrattavia tiloja

Sopimusten tarkistus ei tarkoita, että toiminnantarkastaja arvioisi sopimusten kaupallista paremmuutta. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyvätkö sopimuksiin liittyvät kulut, päätökset ja dokumentointi taloyhtiön aineistossa.

Taloyhtiön sopimuksia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön sopimukset.

Korjaushankkeet ja urakat kannattaa dokumentoida ajoissa

Jos taloyhtiössä on ollut tilikauden aikana korjaushanke tai urakka, syksy on hyvä hetki varmistaa, että asiakirjat ovat tallessa. Keväällä voi olla työlästä etsiä sopimuksia, tarjouksia, lisätyölaskuja tai rahoituspäätöksiä jälkikäteen.

Korjaushankkeeseen liittyvää aineistoa voivat olla esimerkiksi:

• hallituksen ja yhtiökokouksen päätökset
• tarjoukset ja tarjousvertailut
• urakkasopimus
• tilausvahvistukset
• maksuerätaulukot
• urakkalaskut
• lisä- ja muutostyölaskut
• valvontasopimukset
• valvontaraportit
• laina- tai vastikepäätökset
• osakkaille annetut tiedotteet

Korjaushankkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön korjaushankkeet, ja urakkalaskuja artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön urakkalaskut.

Vahingot ja vakuutuskorvaukset kannattaa kirjata selkeästi

Jos taloyhtiössä on ollut vahinko, sen dokumentointi kannattaa tehdä jo silloin, kun asia on tuore. Vahinkoon voi liittyä vakuutusyhtiön päätöksiä, omavastuita, korjauslaskuja, osakkaille annettuja tietoja ja hallituksen päätöksiä.

Syksyllä hallitus voi tarkistaa, että vahinkoon liittyvät asiakirjat ovat tallessa ja että keskeneräisistä asioista on selkeä tilannekuva.

Aineistosta olisi hyvä käydä ilmi esimerkiksi:

• mitä vahinkoa asia koskee
• milloin vahinko havaittiin
• miten asiaa käsiteltiin hallituksessa
• onko vakuutusyhtiölle tehty ilmoitus
• mitä vakuutusyhtiö on päättänyt
• mitä kuluja taloyhtiölle on syntynyt
• onko korvauksia saatu tai odotetaan
• miten omavastuu on käsitelty
• onko korjaus kesken vai valmis

Taloyhtiön vahinkoja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön vahingot.

Vastikkeet ja maksuliikenne ennen tilikauden päättymistä

Syksyllä voidaan myös tarkistaa, onko vastikkeiden seuranta ja maksuliikenne ajan tasalla. Tämä ei tarkoita, että toiminnantarkastaja tekisi kirjanpidon tai vastikereskontran tarkastusta etukäteen, vaan sitä, että hallitus voi varmistaa aineiston olevan kunnossa.

Hallituksen kannattaa tarkistaa esimerkiksi:

• vastaavatko perityt vastikkeet yhtiökokouksen päätöksiä
• onko ylimääräisistä vastikkeista päätökset
• onko maksamattomia vastikkeita
• miten rahoitusvastikkeet liittyvät lainanhoitoon
• ovatko tiliotteet tallessa
• onko pankkitileistä ajantasainen tieto
• näkyvätkö poikkeukselliset maksut selkeästi

Vastikkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja vastikkeet taloyhtiössä, ja pankkitilejä artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön pankkitilit.

Talousarvion toteumaa kannattaa seurata

Syksyllä tilikaudesta on usein jo suuri osa takana. Hallitus voi arvioida, miten talousarvio on toteutumassa ja onko suuria poikkeamia syntynyt. Tämä voi auttaa valmistautumaan sekä tilinpäätökseen että seuraavan vuoden talousarvioon.

Toiminnantarkastuksen kannalta merkitystä voi olla sillä, näkyvätkö olennaiset poikkeamat hallituksen käsittelyssä. Jos kulut ovat kasvaneet merkittävästi tai taloyhtiössä on jouduttu tekemään odottamattomia maksuja, päätöksenteon dokumentointi korostuu.

Talousarviota käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön talousarvio.

Hallituksen vaihtuessa syksy on erityisen tärkeä

Jos taloyhtiön hallitus on vaihtunut keväällä tai kesällä, syksy on hyvä hetki varmistaa, että uusi hallitus on saanut tarvitsemansa aineiston. Uuden hallituksen voi olla vaikea vastata tilinpäätös- ja tarkastuskysymyksiin keväällä, jos aineisto ei ole siirtynyt kunnolla.

Hallituksen vaihtuessa kannattaa tarkistaa ainakin:

• missä pöytäkirjat ovat
• missä sopimukset ovat
• kuka hoitaa kirjanpidon ja maksuliikenteen
• mitä keskeneräisiä hankkeita on
• onko vahinkoja, riitoja tai urakoita kesken
• mitä vastikkeista on päätetty
• missä pankkitilien ja tiliotteiden tiedot ovat
• kuka vastaa yhteydenpidosta toiminnantarkastajaan

Hallituksen vaihdosta käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus hallituksen vaihtuessa.

Syksyllä voi myös varmistaa toiminnantarkastajan valinnan

Taloyhtiön kannattaa tarkistaa, kuka on valittu toiminnantarkastajaksi ja koskeeko valinta tarkastettavaa tilikautta. Valinta tehdään tavallisesti yhtiökokouksessa, mutta käytännössä tieto voi joskus jäädä epäselväksi.

Syksyllä on hyvä varmistaa:

• kuka on valittu toiminnantarkastajaksi
• onko valittu myös varatoiminnantarkastaja, jos yhtiö tarvitsee sellaisen
• onko valinta kirjattu yhtiökokouksen pöytäkirjaan
• onko toiminnantarkastajalla yhteystiedot hallitukselle
• milloin aineisto on tarkoitus toimittaa
• milloin yhtiökokous todennäköisesti pidetään

Jos toiminnantarkastajaa ei ole valittu tai valinta on epäselvä, asia kannattaa selvittää hyvissä ajoin ennen kevättä.

Toiminnantarkastus ei ole syksyn ennakkohyväksyntä

Vaikka taloyhtiö valmistelisi toiminnantarkastusta syksyllä, toiminnantarkastus tehdään varsinaisesti tarkastettavan tilikauden aineiston perusteella. Toiminnantarkastaja ei yleensä anna ennakkohyväksyntää hallituksen päätöksille tai kirjanpidon käsittelylle kesken tilikauden.

Syksyn valmistelussa on kyse käytännöllisestä aineiston hallinnasta. Taloyhtiö voi järjestää asiakirjat, viimeistellä pöytäkirjat ja varmistaa, että olennaiset asiat eivät jää muistin varaan.

Tämä rajaus on tärkeä, jotta toiminnantarkastus ei sekoitu isännöintiin, kirjanpitoon, hallituksen neuvontaan tai ennakkovalvontaan.

Toiminnantarkastajan roolia rajataan tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Mitä syksyllä kannattaa tehdä käytännössä?

Taloyhtiön ei tarvitse tehdä syksyllä raskasta tarkastusprojektia. Usein riittää, että hallitus käy läpi muutaman käytännön asian ja varmistaa, että aineisto on tallessa.

Syksyn tarkistuslista voi olla esimerkiksi:

• varmista, että yhtiökokouksen pöytäkirja on tallessa
• tarkista hallituksen pöytäkirjojen tila
• kokoa sopimukset yhteen paikkaan
• varmista tiliotteiden saatavuus
• listaa tilikauden merkittävät korjaukset ja vahingot
• tarkista lainoihin ja vastikkeisiin liittyvät päätökset
• kokoa urakka- ja vakuutusaineisto
• varmista toiminnantarkastajan valinta
• selvitä, kuka toimittaa aineiston keväällä
• sovi sisäisesti, missä muodossa aineisto säilytetään

Kun nämä asiat ovat kunnossa, kevään toiminnantarkastus on yleensä helpompi käynnistää.

Mitä jos aineisto on jo nyt puutteellinen?

Jos syksyllä huomataan, että aineisto on puutteellista, asia kannattaa korjata mahdollisuuksien mukaan heti. Puuttuvat pöytäkirjat, sopimukset tai tiliotteet voivat olla helpommin löydettävissä nyt kuin vasta keväällä.

Hallituksen kannattaa selvittää:

• mitä aineistoa puuttuu
• kenellä aineisto on
• voiko pöytäkirjoja täydentää asianmukaisesti
• onko sopimuksista saatavilla kopiot
• voiko pankista tai kirjanpitäjältä saada puuttuvat tiedot
• pitääkö jokin keskeneräinen asia käsitellä hallituksessa
• pitääkö osakkaille antaa lisätietoa

Jos puutteita ei saada korjattua, ne kannattaa ainakin dokumentoida. Näin keväällä tiedetään, mitä aineistoa on saatavilla ja mitä pitää mahdollisesti selittää toiminnantarkastajalle.

Milloin tarjous toiminnantarkastuksesta kannattaa pyytää?

Jos taloyhtiö tarvitsee ulkopuolisen toiminnantarkastajan, tarjous kannattaa pyytää mieluummin ajoissa kuin aivan yhtiökokouksen alla. Keväällä tarkastuksia on usein paljon, ja aineiston kokoaminen voi viedä aikaa.

Syksyllä tai alkutalvesta voi olla hyvä hetki selvittää:

• tarvitseeko yhtiö toiminnantarkastajan
• onko nykyinen tarkastaja käytettävissä
• millaista aineistoa tarkastukseen tarvitaan
• paljonko tarkastus maksaa
• milloin aineisto kannattaa toimittaa
• mikä on yhtiökokouksen tavoiteaikataulu

Toiminnantarkastuksen hinnoittelua käsitellään tarkemmin sivulla Toiminnantarkastuksen hinta.

Toiminnantarkastuskertomus keväällä

Kun varsinainen toiminnantarkastus on tehty, toiminnantarkastuskertomus luetaan osana muuta yhtiökokousaineistoa. Syksyllä koottu aineisto voi helpottaa myös kertomuksen ja sen mahdollisten huomioiden ymmärtämistä keväällä.

Toiminnantarkastuskertomuksen lukemista käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastuskertomuksesta kannattaa katsoa?.

Yhteenveto

Toiminnantarkastus tehdään usein vasta tilinpäätöksen valmistuttua, mutta taloyhtiö voi valmistella sitä jo syksyllä. Pöytäkirjat, sopimukset, tiliotteet, urakka-aineistot, vahinkoasiakirjat, vastikepäätökset ja muut keskeiset dokumentit kannattaa koota ajoissa.

Syksyn valmistelu ei tarkoita ennakkotarkastusta tai hallituksen päätösten hyväksyttämistä toiminnantarkastajalla. Se tarkoittaa sitä, että taloyhtiö huolehtii omasta dokumentoinnistaan ennen kiireistä tilinpäätös- ja yhtiökokouskautta.

Jos taloyhtiönne haluaa varmistaa toiminnantarkastajan saatavuuden ajoissa, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä toiminnantarkastuksen valmistelusta syksyllä

Voiko toiminnantarkastuksen tehdä jo syksyllä?

Varsinainen toiminnantarkastus tehdään yleensä tilinpäätöksen valmistuttua tarkastettavan tilikauden jälkeen. Syksyllä taloyhtiö voi kuitenkin valmistella aineistoa ja varmistaa, että dokumentointi on kunnossa.

Mitä aineistoa syksyllä kannattaa koota?

Ainakin pöytäkirjat, sopimukset, tiliotteet, korjaushankkeiden asiakirjat, vahinkoasiakirjat, vastikepäätökset, laina-asiakirjat ja muut tilikauden olennaiset dokumentit kannattaa koota valmiiksi.

Kannattaako toiminnantarkastajaan olla yhteydessä jo syksyllä?

Kyllä, jos taloyhtiö tarvitsee ulkopuolisen toiminnantarkastajan tai haluaa varmistaa aikataulun. Varsinkin keväällä tarkastuksia voi olla paljon.

Korvaako syksyn valmistelu varsinaisen tarkastuksen?

Ei. Syksyn valmistelu auttaa aineiston kokoamisessa, mutta varsinainen toiminnantarkastus tehdään tarkastettavan tilikauden aineiston ja tilinpäätöksen perusteella.

Mitä jos pöytäkirjoja tai sopimuksia puuttuu?

Puuttuvat asiakirjat kannattaa etsiä ja täydentää asianmukaisesti mahdollisimman ajoissa. Jos aineistoa ei saada korjattua, puutteet kannattaa dokumentoida ja selvittää toiminnantarkastajalle tarkastuksen yhteydessä.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous ajoissa, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja sopiva aikataulu toiminnantarkastukselle.

Pyydä tarjous