Hallituksen palkkiot ja kulukorvaukset toiminnantarkastuksessa

Hallituksen palkkiot ja kulukorvaukset ovat taloyhtiön kuluista pieni osa, mutta ne nousevat toiminnantarkastuksessa esiin tavallista useammin. Syy on yksinkertainen: kyse on rahasta, jonka hallitus maksaa itselleen. Silloin osakkaat haluavat tietää, että maksut perustuvat yhtiökokouksen päätökseen ja että kulukorvauksista on tositteet.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole arvioida, onko palkkio sopivan suuruinen. Tarkastuksessa katsotaan, onko palkkioista päätetty oikeassa paikassa, onko maksettu päätöksen mukaisesti ja onko kulukorvaukset dokumentoitu niin, että ne voidaan erottaa palkkiosta. Tässä on käyty läpi, mitä tämä tarkoittaa hallituksen arjessa ja mitä kannattaa laittaa kuntoon ennen tarkastusta.

Kuka päättää hallituksen palkkioista?

Hallituksen jäsenten palkkioista päättää tavallisesti yhtiökokous. Käytännössä päätös tehdään varsinaisessa yhtiökokouksessa hallituksen valinnan yhteydessä, ja se voi olla esimerkiksi kiinteä vuosipalkkio, kokouspalkkio tai näiden yhdistelmä. Hallitus ei voi päättää omista palkkioistaan itse, eikä isännöitsijä voi maksaa palkkiota ilman yhtiökokouksen päätöstä.

Toiminnantarkastuksessa tämä näkyy yhtiökokouksen pöytäkirjan ja maksettujen palkkioiden vertailuna. Jos pöytäkirjassa on päätetty kokouspalkkiosta, tarkastaja voi katsoa, vastaako maksettujen palkkioiden määrä pidettyjen kokousten määrää. Jos päätöstä ei löydy lainkaan, mutta palkkioita on maksettu, asia nousee huomioksi riippumatta summasta.

Miten palkkiot näkyvät tarkastusaineistossa?

Palkkiot löytyvät kirjanpidosta omalta tililtään ja tilinpäätöksen liitetiedoista tai toimintakertomuksesta yhtiön käytännön mukaan. Tarkastaja vertaa näitä yhtiökokouksen päätökseen ja hallituksen kokousten pöytäkirjoihin. Kokouspalkkioiden osalta pöytäkirjat kertovat, montako kokousta on pidetty ja ketkä olivat läsnä.

Palkkioihin liittyy myös ilmoitus- ja ennakonpidätysvelvoitteita, jotka hoidetaan yleensä isännöinnin tai kirjanpidon kautta. Toiminnantarkastaja ei tee veroneuvontaa, mutta voi kiinnittää huomiota siihen, jos palkkioita on maksettu ilman että niitä on käsitelty kirjanpidossa palkkioina. Jos yhtiö on epävarma käsittelystä, asia kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä ennen tilinpäätöstä.

Kulukorvaukset ovat eri asia kuin palkkio

Kulukorvaus on korvaus hallituksen jäsenelle yhtiön puolesta maksetusta kulusta: kokouskahveista, kopioinnista, postimaksuista tai vaikkapa pihatalkoiden tarvikkeista. Kulukorvaus ei ole palkkio, eikä se edellytä yhtiökokouksen palkkiopäätöstä. Sen sijaan siitä pitää olla tosite, josta näkyy, mitä on ostettu, milloin ja mihin tarkoitukseen.

Tarkastuksessa kulukorvausten kohdalla kysytään yleensä kolme asiaa: onko kulu yhtiön kulu eikä henkilökohtainen, onko tosite tallessa ja onko korvaus hyväksytty jonkun muun kuin saajan itsensä toimesta. Pienessä taloyhtiössä hyväksyjä on usein hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Jos puheenjohtaja itse hakee korvausta, hyväksynnän voi tehdä toinen hallituksen jäsen.

Mitkä tilanteet nousevat toiminnantarkastuksessa esiin?

Monessa taloyhtiössä palkkiot ja kulukorvaukset ovat kunnossa, eikä tarkastuksessa ole niistä mitään sanottavaa. Huomioita syntyy tavallisesti näissä tilanteissa:

• palkkioita on maksettu, mutta yhtiökokouksen päätöstä ei löydy pöytäkirjoista
• kokouspalkkioita on maksettu useammasta kokouksesta kuin pöytäkirjoja on olemassa
• kulukorvauksia on maksettu ilman tositetta tai pelkän muistiinpanon perusteella
• hallituksen jäsenelle on maksettu korvausta työstä, josta ei ole sovittu, esimerkiksi pihatöistä tai pienistä korjauksista
• palkkio ja kulukorvaus on maksettu yhtenä summana, jolloin niitä ei voi erottaa kirjanpidossa

Viimeinen kohta on tavallisempi kuin voisi luulla. Kun puheenjohtajalle maksetaan kerran vuodessa "korvaus vaivannäöstä ja kuluista", kirjanpitäjä ei voi tietää, mikä osa on palkkiota ja mikä kulua. Silloin sekä kirjanpito että tarkastus jäävät tulkinnan varaan.

Työ, joka ei ole hallitustyötä

Erillinen kysymys on hallituksen jäsenen taloyhtiölle tekemä muu työ: lumityöt, pienet korjaukset, siivous tai vaikkapa saunan kunnostus. Näistä maksettava korvaus ei ole hallituspalkkiota, vaan se pitää sopia erikseen ja käsitellä kuten muukin yhtiön ostama työ. Tarkastuksessa katsotaan, onko työstä sovittu ennen sen tekemistä, onko siitä lasku tai muu selvitys ja onko hallitus päättänyt asiasta niin, ettei työn tekijä ole itse päättämässä omasta korvauksestaan.

Tämä ei tarkoita, että hallituksen jäsen ei saisi tehdä yhtiölle työtä. Pienessä taloyhtiössä se on usein käytännöllistä. Olennaista on, että asiasta on päätetty avoimesti ja että osakkaat näkevät, mistä on maksettu.

Mitä hallituksen kannattaa laittaa kuntoon ennen tarkastusta?

Palkkioiden ja kulukorvausten osalta valmistautuminen on kevyt, kun sen tekee ajoissa:

1. Tarkista, että yhtiökokouksen pöytäkirjasta löytyy päätös hallituksen palkkioista ja että se vastaa maksettua.
2. Kokoa hallituksen kokousten pöytäkirjat, jos palkkio on kokouskohtainen.
3. Kerää kulukorvausten tositteet ja merkitse jokaiseen, mihin kulu liittyy ja kuka sen on hyväksynyt.
4. Erottele palkkiot ja kulukorvaukset toisistaan, jos ne on maksettu samalla suorituksella.
5. Kirjaa erikseen sovittu muu työ ja siitä maksettu korvaus hallituksen pöytäkirjaan.

Kun nämä ovat kunnossa, toiminnantarkastaja voi todeta asian nopeasti, eikä osakkaille jää epäselvyyttä siitä, mihin hallituksen saamat maksut perustuvat. Samalla logiikalla tarkastetaan myös muita yhtiön maksuja, joista on kerrottu artikkelissa mitä toiminnantarkastaja tarkastaa taloyhtiössä. Pöytäkirjojen merkitystä on käsitelty erikseen artikkelissa miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa.

Mitä tarkastuksesta ei pidä päätellä liian pitkälle?

Toiminnantarkastaja ei ota kantaa siihen, onko palkkio liian suuri tai liian pieni. Se on yhtiökokouksen asia. Tarkastaja ei myöskään anna veroneuvontaa eikä ratkaise, onko jokin korvaus verotuksessa palkkiota vai kulukorvausta. Jos näistä on epäselvyyttä, taloyhtiön kannattaa kysyä kirjanpitäjältä tai verottajalta.

Huomio toiminnantarkastuskertomuksessa ei myöskään tarkoita, että jotain olisi tehty väärin tahallaan. Useimmiten kyse on puuttuvasta päätöksestä tai tositteesta, joka voidaan täydentää. Palkkioita koskeva huomio on kuitenkin osakkaiden luottamuksen kannalta sellainen, joka kannattaa hoitaa kuntoon eikä jättää seuraavaan vuoteen.

Yhteenveto

Hallituksen palkkiot perustuvat yhtiökokouksen päätökseen, ja kulukorvaukset perustuvat tositteisiin. Toiminnantarkastuksessa katsotaan, että nämä kaksi on pidetty erillään, että maksettu vastaa päätettyä ja että hallituksen jäsenen muu työ yhtiölle on sovittu avoimesti. Kun pöytäkirjat ja tositteet ovat kunnossa, asia on tarkastuksessa nopeasti käsitelty.

Usein kysyttyä hallituksen palkkioista toiminnantarkastuksessa

Voiko hallitus päättää omista palkkioistaan?

Ei tavallisesti. Hallituksen jäsenten palkkioista päättää yhtiökokous. Hallitus voi valmistella esityksen, mutta päätös tehdään osakkaiden kokouksessa.

Tarvitseeko pienestä kulukorvauksesta tositteen?

Kyllä. Summan suuruudella ei ole merkitystä. Tosite osoittaa, että kulu on yhtiön kulu ja että se on maksettu oikeaan tarkoitukseen.

Mitä tapahtuu, jos palkkiopäätös puuttuu?

Toiminnantarkastaja kirjaa asian yleensä huomiona. Puuttuva päätös voidaan käsitellä seuraavassa yhtiökokouksessa, ja hallituksen kannattaa selvittää tilanne avoimesti osakkaille.

Saako hallituksen jäsen tehdä taloyhtiölle maksullista työtä?

Voi, jos siitä sovitaan erikseen ja päätös tehdään niin, ettei tekijä päätä omasta korvauksestaan. Työ ja sen korvaus dokumentoidaan hallituksen pöytäkirjaan ja laskuun tai muuhun selvitykseen.

Haluatteko käydä taloyhtiönne tarkastusaineiston läpi?

Jos hallituksen palkkioihin, kulukorvauksiin tai muuhun tarkastusaineistoon liittyy epäselvyyksiä, ne kannattaa selvittää ennen tarkastusta. Palvelun sisältö on kuvattu erikseen, ja voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta kertomalla lyhyesti taloyhtiön tilanteesta.