Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?

Toiminnantarkastuksessa voi nousta esiin huomioita taloyhtiön taloudenhoidosta, hallinnosta, pöytäkirjoista tai muusta dokumentoinnista. Huomio ei automaattisesti tarkoita vakavaa virhettä. Usein kyse on siitä, että jokin asia kaipaa tarkempaa selvitystä, parempaa dokumentointia tai selkeämpää käsittelyä hallituksessa.

Taloyhtiön hallituksen kannattaa suhtautua toiminnantarkastajan huomioihin rauhallisesti ja käytännönläheisesti. Tarkoitus ei ole etsiä syyllisiä, vaan ymmärtää, mitä tarkastusaineistosta käy ilmi ja miten taloyhtiön toimintaa voidaan jatkossa dokumentoida selkeämmin.

Toiminnantarkastuksen sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Mitä toiminnantarkastajan huomio tarkoittaa?

Toiminnantarkastajan huomio on tarkastuksessa esiin noussut havainto, joka voi liittyä esimerkiksi taloudenhoitoon, hallituksen päätöksentekoon, pöytäkirjoihin, tilinpäätösaineistoon tai tarkastusaineiston puutteisiin.

Huomio voi tarkoittaa esimerkiksi, että:

• jokin päätös ei näy pöytäkirjasta riittävän selvästi
• tiliotteiden ja kirjanpidon yhteys vaatii lisäselvitystä
• tositteita puuttuu olennaisista tapahtumista
• hallituksen tai yhtiökokouksen päätös on dokumentoitu liian yleisellä tasolla
• vastikepäätösten ja kirjanpidon välinen yhteys kaipaa tarkennusta
• tarkastusaineisto on hajallaan tai puutteellinen
• yhtiöjärjestyksen määräyksiä pitää tarkistaa tarkastuksen näkökulmasta

Kaikki nämä eivät ole saman tasoisia asioita. Osa huomioista voi olla lähinnä käytännön parannusehdotuksia dokumentointiin. Osa voi olla sellaisia, että hallituksen kannattaa selvittää asia ennen yhtiökokousta tai seuraavaa tilinpäätöskautta.

Yleisempiä havaintotyyppejä käsitellään artikkelissa Yleisimmät havainnot toiminnantarkastuksessa taloyhtiöissä, ja tarkastuksen virhetilanteita artikkelissa 5 yleisintä virhettä taloyhtiön toiminnantarkastuksessa.

Huomio ei aina tarkoita virhettä

Toiminnantarkastuksessa esiin tuleva huomio ei automaattisesti tarkoita, että hallitus olisi toiminut väärin tai että taloyhtiössä olisi merkittävä ongelma. Usein huomio liittyy siihen, että tarkastusaineiston perusteella jokin asia ei näy riittävän selvästi.

Esimerkiksi hallitus on voinut tehdä päätöksen, mutta pöytäkirjamerkintä on jäänyt niukaksi. Lasku on voitu maksaa oikein, mutta päätöksen taustaa ei löydy helposti. Talousarvio on voitu käsitellä yhtiökokouksessa, mutta pöytäkirjasta ei näy asiaa riittävän täsmällisesti.

Tällaisissa tilanteissa toiminnantarkastajan huomio voi auttaa hallitusta parantamaan dokumentointia. Se voi myös auttaa osakkaita ymmärtämään, miksi päätökset, maksut ja pöytäkirjat kannattaa pitää selkeinä.

Ensimmäinen askel on ymmärtää, mitä huomio koskee

Kun toiminnantarkastuksessa tulee huomioita, hallituksen kannattaa ensin selvittää, mitä havainto käytännössä koskee. Onko kyse puuttuvasta asiakirjasta, epäselvästä päätöksestä, kirjanpidon ja maksuliikenteen yhteydestä vai laajemmasta hallinnon kysymyksestä?

Hyviä ensimmäisiä kysymyksiä ovat:

• mihin tilikauteen tai asiakirjaan huomio liittyy?
• onko kyse puuttuvasta aineistosta vai epäselvästä kirjauksesta?
• liittyykö huomio hallituksen päätökseen, yhtiökokouksen päätökseen vai kirjanpitoon?
• voidaanko asia selvittää toimittamalla lisäaineistoa?
• pitääkö asia käsitellä hallituksessa tai yhtiökokouksessa?
• vaikuttaako huomio tilinpäätöksen tai vastuuvapauden käsittelyyn?

Kun huomion kohde on selvä, hallituksen on helpompi päättää, mitä seuraavaksi tehdään.

Lisäaineisto voi ratkaista osan huomioista

Osa toiminnantarkastajan huomioista voi johtua siitä, että tarkastusaineisto ei ollut aluksi täydellinen. Tällöin lisäaineiston toimittaminen voi riittää asian selvittämiseen.

Lisäaineisto voi olla esimerkiksi:

• puuttuva pöytäkirja
• tiliote
• tosite
• sopimus
• tarjous
• hallituksen päätös
• yhtiökokouksen päätös
• vastikelaskelma
• laina-asiakirja
• sähköpostiselvitys, jos asiaa ei ole muuten dokumentoitu

Pääsääntöisesti taloyhtiön kannattaa pyrkiä siihen, että tärkeät asiat löytyvät varsinaisista asiakirjoista, kuten pöytäkirjoista, sopimuksista ja kirjanpidosta. Sähköpostiselvitykset voivat auttaa yksittäisessä tilanteessa, mutta ne eivät ole yhtä selkeä dokumentointitapa kuin asianmukaiset pöytäkirjat ja liitteet.

Hallituksen kannattaa käsitellä olennainen huomio

Jos toiminnantarkastajan huomio liittyy olennaiseen päätökseen, puuttuvaan dokumentointiin tai taloudellisesti merkittävään asiaan, hallituksen kannattaa käsitellä se omassa kokouksessaan. Käsittely kannattaa kirjata pöytäkirjaan.

Hallituksen pöytäkirjaan voidaan kirjata esimerkiksi:

• mitä toiminnantarkastuksessa havaittiin
• mitä aineistoa asiasta oli käytettävissä
• mitä lisäselvityksiä hankittiin
• miten hallitus arvioi asian
• tarvitaanko jatkotoimia
• viedäänkö asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi
• miten vastaava asia dokumentoidaan jatkossa

Tämä ei tarkoita, että jokainen pieni huomio vaatisi laajaa käsittelyä. Olennaiset asiat kannattaa kuitenkin dokumentoida, jotta myöhemmin nähdään, miten hallitus on reagoinut havaintoon.

Pöytäkirjojen puutteet ovat yleinen huomio

Toiminnantarkastuksessa pöytäkirjoihin liittyvät huomiot ovat melko tavallisia. Pöytäkirjoja voi puuttua, päätöksiä on kirjattu liian yleisesti tai tilikauden taloudelliset tapahtumat eivät yhdisty päätöksentekoon riittävän selvästi.

Esimerkiksi korjauslasku voi näkyä kirjanpidossa, mutta pöytäkirjasta ei käy ilmi, milloin korjauksesta päätettiin. Tai yhtiökokous on voinut päättää vastikkeesta, mutta pöytäkirjassa ei ole kirjattu päätöksen sisältöä riittävän täsmällisesti.

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Kirjanpitoon liittyvät huomiot kannattaa selvittää rauhallisesti

Jos huomio liittyy kirjanpitoon, tiliotteisiin tai tilinpäätösaineistoon, hallituksen kannattaa selvittää asia yhdessä kirjanpidosta vastaavan tahon kanssa. Toiminnantarkastaja ei tee kirjanpitoa uudelleen, mutta hän voi nostaa esiin kohdan, joka tarkastusaineiston perusteella vaatii selventämistä.

Kirjanpitoon liittyvä huomio voi koskea esimerkiksi:

• puuttuvaa tositetta
• epäselvää kulua
• tiliotteen ja kirjanpidon välistä yhteyttä
• vastikkeiden käsittelyä
• lainan tai korkojen kirjaamista
• korjauskulujen esittämistä
• tase-erittelyä
• tilinpäätöksen liitetietoja

Kun asia selvitetään, hallituksen kannattaa varmistaa, että lopputulos dokumentoidaan selkeästi. Jos kirjanpitoa korjataan, korjauksen peruste ja vaikutus pitäisi näkyä aineistosta.

Kaikki huomiot eivät edellytä välitöntä suurta muutosta

Toiminnantarkastuksessa voi tulla myös huomioita, jotka ovat enemmän kehityskohteita kuin välittömiä ongelmia. Esimerkiksi aineiston nimeäminen, pöytäkirjojen selkeys tai sopimusten kokoaminen samaan paikkaan voivat olla asioita, joita parannetaan seuraavaa tilikautta varten.

Tällöin hallituksen kannattaa arvioida, mikä on käytännössä järkevä toimenpide. Kaikkea ei tarvitse muuttaa kerralla. Usein riittää, että hallitus sopii selkeämmästä tavasta toimia jatkossa.

Esimerkkejä käytännön parannuksista:

• pöytäkirjoihin kirjataan päätökset täsmällisemmin
• sopimukset kootaan yhteen kansioon
• tiliotteet tallennetaan tilikausittain
• vastikepäätökset liitetään yhtiökokouksen aineistoon
• korjaushankkeiden tarjoukset ja päätökset arkistoidaan
• tarkastusaineisto kootaan ennen tilinpäätöksen käsittelyä

Pienillä muutoksilla voi olla suuri vaikutus siihen, kuinka selkeältä taloyhtiön hallinto näyttää seuraavassa tarkastuksessa. Tarkastusaineiston selkeyttä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Jos huomio liittyy vastuuseen, muotoile varovasti

Jos toiminnantarkastajan huomio liittyy hallituksen vastuuseen, päätöksentekoon tai mahdolliseen laiminlyöntiin, asia kannattaa käsitellä erityisen huolellisesti. Toiminnantarkastus ei ole oikeudellinen lausunto, eikä jokaisesta huomiosta voi päätellä suoraan vastuukysymystä.

Hallituksen kannattaa tällöin selvittää:

• mitä tarkastusaineistosta käy ilmi
• mitä päätöksiä asiasta on tehty
• ketkä ovat osallistuneet päätöksentekoon
• onko asia käsitelty yhtiökokouksessa
• onko päätöksestä aiheutunut taloudellista vaikutusta
• tarvitaanko erillistä asiantuntija-arviota

Jos asia on merkittävä tai riitainen, taloyhtiön kannattaa tarvittaessa hakea erillistä oikeudellista tai muuta asiantuntija-apua. Toiminnantarkastajan huomio ei yksin ratkaise juridista vastuuta.

Toiminnantarkastajan vastuuta käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastajan vastuu taloyhtiössä.

Huomiot voivat auttaa seuraavan tilikauden hallintoa

Toiminnantarkastajan huomioista voi olla hyötyä myös tulevaisuutta varten. Ne voivat näyttää hallitukselle, missä dokumentointia, aineiston kokoamista tai päätöksentekoa kannattaa selkeyttää.

Esimerkiksi jos tarkastuksessa todetaan, että pöytäkirjoista ei aina näy päätösten tausta, hallitus voi jatkossa kirjata päätökset tarkemmin. Jos tiliotteet ja tositteet olivat hajallaan, aineiston arkistointia voi parantaa. Jos vastikelaskelmien yhteys päätöksiin jäi epäselväksi, talousarvion ja vastikepäätösten dokumentointia voi täsmentää.

Tällä tavalla toiminnantarkastus voi auttaa hallitusta kehittämään taloyhtiön hallintoa ilman, että kyse olisi suuresta ongelmasta.

Mitä jos hallitus on eri mieltä huomiosta?

Jos hallitus on eri mieltä toiminnantarkastajan huomiosta, asia kannattaa käsitellä asiallisesti ja dokumentoida. Hallitus voi toimittaa lisäaineistoa, selventää tapahtumien kulkua tai kirjata oman näkemyksensä pöytäkirjaan.

Eri mieltä oleminen ei tarkoita, että asia pitäisi sivuuttaa. On hyvä selvittää, perustuuko ero siihen, että tarkastajalla ei ollut kaikkea aineistoa, vai siihen, että hallitus ja tarkastaja arvioivat samaa aineistoa eri tavalla.

Jos asia on olennainen, se voi olla tarpeen käsitellä myös yhtiökokouksessa. Tällöin osakkailla on mahdollisuus arvioida asiaa kokouksessa käytettävissä olevan aineiston perusteella.

Miten huomio näkyy toiminnantarkastuskertomuksessa?

Kaikki tarkastuksen aikana käydyt keskustelut eivät välttämättä päädy toiminnantarkastuskertomukseen. Toiminnantarkastaja arvioi, mitkä havainnot ovat kertomuksen kannalta olennaisia.

Kertomuksessa voi olla huomioita tai huomautuksia, jos tarkastuksessa on noussut esiin asioita, jotka ovat merkityksellisiä taloudenhoidon, hallinnon tai päätöksenteon arvioinnissa. Kertomuksen sisältö riippuu tarkastusaineistosta ja havainnon luonteesta.

Jos hallitus saa tarkastuksen aikana kysymyksiä, niihin kannattaa vastata huolellisesti ja toimittaa pyydetty aineisto. Tämä voi auttaa varmistamaan, että toiminnantarkastuskertomus perustuu mahdollisimman selkeään kokonaiskuvaan.

Yhtiökokouksen rooli huomioiden käsittelyssä

Yhtiökokous käsittelee tilinpäätöksen, toiminnantarkastuskertomuksen ja vastuuvapauden. Jos toiminnantarkastuskertomuksessa on huomioita, yhtiökokous voi käsitellä niitä päätöksenteon yhteydessä.

Yhtiökokous ei kuitenkaan saa kaikkia vastauksia automaattisesti pelkästä kertomuksesta. Hallituksen kannattaa valmistautua siihen, että osakkaat voivat kysyä huomioiden taustoista, lisäselvityksistä tai siitä, miten asia on tarkoitus huomioida jatkossa.

Selkeä kokousaineisto ja hallituksen valmistelu auttavat tekemään käsittelystä asiallista.

Yhteenveto

Toiminnantarkastajan huomiot eivät aina tarkoita vakavaa virhettä. Usein ne kertovat, että jokin osa taloudenhoitoa, päätöksentekoa tai dokumentointia kaipaa selkeyttämistä. Hallituksen kannattaa ensin ymmärtää, mitä huomio koskee, ja sen jälkeen arvioida, tarvitaanko lisäaineistoa, hallituksen käsittelyä tai jatkotoimia.

Olennaiset huomiot kannattaa dokumentoida ja käsitellä rauhallisesti. Ne voivat auttaa taloyhtiötä parantamaan pöytäkirjoja, tarkastusaineiston kokoamista ja päätöksenteon läpinäkyvyyttä seuraavia tilikausia varten.

Jos taloyhtiönne haluaa ulkopuolisen näkökulman taloudenhoitoon ja dokumentointiin, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä toiminnantarkastajan huomioista

Tarkoittaako toiminnantarkastajan huomio aina virhettä?

Ei. Huomio voi liittyä esimerkiksi puuttuvaan aineistoon, epäselvään pöytäkirjaan tai dokumentoinnin kehittämiseen. Kaikki huomiot eivät tarkoita vakavaa virhettä.

Mitä hallituksen pitää tehdä, jos huomio koskee pöytäkirjoja?

Hallituksen kannattaa selvittää, mitä päätöstä huomio koskee ja onko asiasta olemassa tarkempaa aineistoa. Olennaiset asiat kannattaa käsitellä ja dokumentoida hallituksen pöytäkirjaan.

Voiko huomio vaikuttaa vastuuvapauteen?

Mahdollisesti, jos huomio on olennainen tilinpäätöksen, hallinnon tai päätöksenteon kannalta. Vastuuvapaudesta päättää kuitenkin yhtiökokous, ei toiminnantarkastaja.

Voiko hallitus olla eri mieltä toiminnantarkastajan huomiosta?

Kyllä. Hallitus voi toimittaa lisäaineistoa, selventää tapahtumia tai kirjata oman näkemyksensä. Jos asia on olennainen, se voi olla tarpeen käsitellä myös yhtiökokouksessa.

Miten huomiot kannattaa hyödyntää jatkossa?

Huomioita voi käyttää dokumentoinnin ja hallinnon kehittämiseen. Hallitus voi esimerkiksi parantaa pöytäkirjojen sisältöä, koota tarkastusaineiston selkeämmin ja dokumentoida merkittävät päätökset täsmällisemmin.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous