Tarkastusaineiston versiot ja lopullinen aineisto

Toiminnantarkastuksessa sama asia voi olla tallessa monta kertaa. Hallituksella on pöytäkirjan luonnos, kokouksen jälkeen tallennettu tiedosto ja myöhemmin sähköpostiin lähetetty kopio. Tarkastaja tarvitsee sen aineiston, jota hallitus pitää kertomuksensa pohjana. Versioiden tunnistaminen on eri tehtävä kuin koko aineiston kerääminen tai lisätietoon vastaaminen kesken tarkastuksen.

Mitä hyvä aineisto kertoo yhtiöstä, on kuvattu sivulla mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä. Miten aineisto ylipäätään kootaan, on sivulla toiminnantarkastukseen valmistautuminen. Jos tarkastaja pyytää lisätietoa kesken työn, siihen vastataan sivun lisätietopyyntö ohjeen mukaan.

Miksi samasta asiakirjasta syntyy useita tiedostoja

Luonnos tehdään ennen kokousta. Kokouksen jälkeen tekstiä saatetaan täydentää sillä, mitä päätettiin. Joku tallentaa tiedoston omalle koneelleen, toinen lähettää sen liitteenä. Pankin tai isännöinnin järjestelmästä voidaan ottaa raportti uudelleen, ja uusi vientitiedosto saa eri nimen vaikka sisältö olisi sama ajanjakso.

Mikään näistä vaiheista ei ole vielä lopullinen aineisto. Lopullinen aineisto on se joukko, jonka hallitus antaa tarkastajalle ja jota se pitää kyseisen asian kappaleena. Se ei ole automaattisesti se tiedosto, jota muokattiin viimeksi, eikä se, jonka tiedostonimi päättyy sanaan lopullinen.

Kuviteltu esimerkki: hallituksen pöytäkirjasta on kolme tiedostoa. Yhden nimessä lukee luonnos ja päivä ennen kokousta. Toinen on nimetty kokouksen päivälle ja siihen on merkitty, että puheenjohtaja on todennut sen kokousta vastaavaksi. Kolmas on sama teksti ilman merkintää, tallennettu viikkoa myöhemmin sihteerin koneelta. Viimeksi tallennettu ei ole lopullinen vain kellonajan vuoksi.

Mistä lopullisen kappaleen tunnistaa

Lopullisen kappaleen tunnistaa siitä, että hallitus tai sen sopima henkilö on merkinnyt sen annettavaksi aineistoksi. Merkintä voi olla tiedoston nimessä sana hyvaksytty tai annettu, saateviestissä yksi lause tai kansio, johon on koottu vain ne tiedostot, jotka lähtevät tarkastajalle. Olennaista on, että merkintä on ihmisen tekemä ja että se viittaa tiettyyn tiedostoon.

Päivämäärä asiakirjassa ja päivämäärä tiedoston nimessä kannattaa pitää samana kuin asiakirjan oma päivä. Tiedoston muokkausaika kertoo, milloin sitä on käsitelty tietokoneella, ei sitä, milloin hallitus asian käsitteli. Jos nämä sekoittuvat, tarkastaja näkee kaksi eri aikaa ilman selitystä.

Jos samasta raportista on kaksi vientiä, kertokaa kumpi on se, jota käytettiin. Älkää jättäkö molempia kansioon ilman lausetta. Kaksi erilaista saldoa tai kaksi pöytäkirjaa ilman eroa näyttää ristiriidalta, vaikka toinen olisi vain vanha luonnos.

Pöytäkirjojen roolista tarkastuksessa kerrotaan sivulla miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa. Tämä teksti ei toista sitä, vaan keskittyy siihen, mikä kappale on se, jota tarkoitatte.

Vanhaa tiedostoa ei kirjoiteta piiloon

Lopullisen aineiston merkitseminen ei tarkoita aiempien tiedostojen hävittämistä tai niiden päivämäärän muuttamista. Älkää tallentako uutta tekstiä vanhan tiedoston päälle niin, että luonnos katoaa. Älkää myös muuttako tiedoston tai asiakirjan päivää taaksepäin, jotta se näyttäisi tehdyltä aiemmin.

Jos hyväksytyssä tekstissä huomataan myöhemmin kirjoitusvirhe tai puute, tehkää uusi tiedosto omalla uudella päivällään ja kirjoittakaa lyhyesti, mitä muuttui ja miksi. Vanha kappale saa jäädä talteen. Näin versiot säilyvät versioina. Jälkikäteen tehty muutos ei muutu alkuperäiseksi sillä, että vanha tiedosto nimetään uudelleen.

Mitä saatteeseen kirjoitetaan mukaan

Kun aineisto annetaan, saate voi olla lyhyt. Luetelkaa tiedostot, joita pidätte lopullisina, ja mainitkaa, jos kansiossa on myös luonnos vertailua varten. Yksi henkilö hallituksesta tai sovittu isännöitsijä kokoaa listan, jotta kaksi ihmistä ei lähetä kahta eri joukkoa.

Jos jotain asiakirjaa ei ole, sanokaa se. Puuttuvaa pöytäkirjaa ei korvata uudella tekstillä vanhalla päivällä. Lisätietopyynnön tilanteessa alkuperäisiin asiakirjoihin vertaaminen on jo ohjeistettu erikseen. Tässä vaiheessa, ennen pyyntöä, riittää että hallitus itse tietää, minkä kappaleen se antoi.

Kuviteltu esimerkki saatteesta: hallitus lähettää tarkastajalle kansion ja kirjoittaa, että pöytäkirjat ovat tiedostoissa, joiden nimessä lukee hyvaksytty, ja että luonnos-kansiota ei ole tarkoitettu annetuksi aineistoksi.

Tarkastaja ei valitse versiota hallituksen puolesta

Toiminnantarkastaja arvioi sitä aineistoa, jonka hän saa, mutta hän ei korvaa hallituksen päätöstä siitä, mikä kappale on yhtiön asiakirja. Jos versiot ovat ristiriidassa, hallituksen pitää osata sanoa, mitä se pitää annettuna aineistona. Epäselvyys ei aina ole vakava virhe, mutta se hidastaa tarkastusta ja voi johtaa lisäkysymykseen.

Palvelun sisältö on sivulla mitä toiminnantarkastus sisältää. Jos haluatte kertoa taloyhtiönne tilanteen ja kysyä tarkastuksesta, pyytäkää tarjous. Aineiston versioiden merkitseminen jää hallituksen tai sen sopiman tahon työksi.