Toiminnantarkastajan lisätietopyyntö – miten hallitus vastaa?

Toiminnantarkastus on kesken, ja toiminnantarkastaja lähettää hallitukselle tai isännöitsijälle kysymyksen: jokin tapahtuma, liite tai pöytäkirjamerkintä ei selviä suoraan toimitetusta aineistosta. Tämä on tavallinen vaihe tarkastusta, ei merkki siitä, että jokin olisi mennyt pieleen. Sen käsittelytapa vaikuttaa kuitenkin siihen, miten sujuvasti tarkastus etenee ja millaiseksi lopullinen kertomus muodostuu.

Hallitus voi koota täsmällisen vastauksen alkuperäisten asiakirjojen pohjalta. Ennen tarkastuksen alkua aineiston kokoamista auttaa miten toiminnantarkastukseen valmistaudutaan taloyhtiössä, ja tarkastuksen päätyttyä jatkoa auttaa ohje mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita.

Mistä lisätietopyyntö syntyy kesken tarkastuksen?

Toiminnantarkastaja käy toimitettua aineistoa läpi ja huomaa, että jokin yksittäinen asia vaatii tarkennusta. Kyse voi olla laskusta, jonka tarkoitus ei käy ilmi tositteesta, pankkitapahtumasta, jolle ei löydy vastaavaa päätöstä, tai pöytäkirjan kohdasta, joka on kirjattu niin lyhyesti, että päätöksen sisältö jää avoimeksi. Pyyntö kohdistuu tavallisesti yhteen tai muutamaan konkreettiseen asiaan, ei koko aineistoon uudelleen.

Taloyhtiön kannalta tämä on eri tilanne kuin aineiston kokoaminen ennen tarkastuksen alkua. Silloin tavoitteena on koko aineiston kattavuus. Lisätietopyynnössä kyse on yhden yksityiskohdan täsmentämisestä, ja vastauksen pitää olla täsmällinen, ei laaja.

Erottele kaksi erilaista pyyntöä

Käytännössä lisätietopyynnöt jakautuvat yleensä kahteen tyyppiin, ja niitä kannattaa käsitellä eri tavalla.

• Puuttuva liite tai tosite. Toiminnantarkastaja osaa yksilöidä, mikä asiakirja puuttuu: esimerkiksi tiettyyn laskuun liittyvä sopimus tai tosite. Tämä on tekninen tehtävä: liite etsitään arkistosta tai pyydetään toimittajalta ja toimitetaan sellaisenaan.
• Epäselvä tapahtuma tai pöytäkirjamerkintä. Aineistoa on, mutta se ei kerro riittävän selvästi, mitä on päätetty, miksi ja kenen toimesta. Tämä vaatii selvittämistä: kuka muistaa tilanteen, löytyykö asiasta muuta kirjeenvaihtoa, ja vastaako hallituksen käsitys sitä, mitä pöytäkirjaan on kirjattu.

Ensimmäinen tyyppi hoituu usein nopeasti. Jälkimmäinen vaatii enemmän huolellisuutta, koska vastauksessa kuvataan tapahtunutta, ei vain toimiteta liitettä. Pöytäkirjojen merkitystä tarkastusaineistossa on käsitelty tarkemmin artikkelissa miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa.

Nimeä yksi vastausten koordinaattori

Monessa taloyhtiössä lisätietopyyntöön vastaa se, jolle viesti ensin osuu: puheenjohtaja, isännöitsijä tai joku muu hallituksen jäsen. Jos useampi vastaa samaan pyyntöön erikseen, vastaukset voivat olla keskenään ristiriitaisia tai kattaa asian osittain. Toiminnantarkastajan on silloin vaikea tietää, mikä vastaus on lopullinen.

Käytännössä toimii parhaiten, kun yksi henkilö kokoaa vastauksen: tarkistaa asiakirjat, kysyy tarvittaessa muilta hallituksen jäseniltä tai isännöitsijältä, ja lähettää yhden yhtenäisen vastauksen toiminnantarkastajalle. Tämä henkilö voi vaihdella taloyhtiön käytännön mukaan, mutta yhdellä tarkastuskierroksella koordinaattorin kannattaa pysyä samana, jotta kysymysten ja vastausten historia säilyy yhtenäisenä.

Vertaa pyyntöä alkuperäisiin asiakirjoihin – päivämäärät ja versiot

Ennen vastaamista kannattaa aina palata alkuperäiseen asiakirjaan sen sijaan, että vastaus kirjoitetaan muistinvaraisesti. Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa taloyhtiöllä on useampia versioita samasta asiakirjasta, esimerkiksi pöytäkirjan luonnos ja hyväksytty versio, tai tarjous ja siitä poikkeava lopullinen sopimus.

Vastauksessa kannattaa täsmentää:

• mihin päivättyyn asiakirjaan vastaus perustuu
• onko kyseessä hyväksytty, allekirjoitettu tai muuten lopullinen versio
• vastaako tapahtuman päivämäärä pöytäkirjan tai tositteen päivämäärää

Jos päivämäärissä tai versioissa on epäselvyyttä, se kannattaa kertoa toiminnantarkastajalle sellaisenaan. Tarkka viittaus oikeaan asiakirjaan vähentää tulkinnanvaraa ja säästää usein seuraavan lisäkysymyksen.

Jos asiakirjaa ei löydy, sano se suoraan

Joskus pyydettyä asiakirjaa ei yksinkertaisesti löydy, tai sitä ei ole koskaan ollut olemassa kirjallisessa muodossa. Tällöin paras vastaus on todeta tämä avoimesti: asiakirjaa ei ole saatavilla, tai asiasta ei ole tehty erillistä kirjausta. Epävarma tai arvaukseen perustuva vastaus on toiminnantarkastuksen kannalta hankalampi kuin selkeä toteamus puutteesta, koska se voi johtaa tarkastajan harhaan ja tulla esiin myöhemmin ristiriitaisena tietona.

Puuttuva asiakirja ei automaattisesti tarkoita, että kertomukseen tulee huomio, mutta jos näin käy, tilannetta ja sen käsittelyä on kuvattu artikkelissa mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita.

Mitä ei pidä tehdä: pöytäkirjan jälkikäteinen täydentäminen

Lisätietopyyntöön ei pidä vastata täydentämällä tai muokkaamalla pöytäkirjaa jälkikäteen niin, että siihen lisätään päätös tai perustelu, jota alkuperäisessä kokouksessa ei kirjattu. Pöytäkirjaa ei myöskään pidä päivätä uudelleen vastaamaan kysyttyä tapahtumaa. Jos päätöksestä puuttuu kirjaus, oikea tapa on kertoa tämä toiminnantarkastajalle sellaisenaan, ei korjata historiaa vastauksen yhteydessä.

Jos asia on taloyhtiön kannalta tärkeä ja siitä puuttuu selkeä päätös, se voidaan ottaa käsittelyyn seuraavassa hallituksen kokouksessa eteenpäin, mutta se on eri asia kuin vanhan pöytäkirjan muokkaaminen.

Mitä vastauksesta seuraa?

Hyvin koottu vastaus helpottaa toiminnantarkastajan työtä, mutta se ei tarkoita, että tarkastaja sitoutuisi mihinkään tiettyyn lopputulokseen vastauksen perusteella. Toiminnantarkastaja tekee oman arvionsa aineiston kokonaisuudesta, ja vastaus on yksi osa sitä aineistoa. Hallitus ei voi etukäteen tietää tai luvata, mihin johtopäätökseen tarkastaja päätyy.

Lisätietopyyntöön kannattaa vastata kohtuullisessa ajassa, ja vastaamisen aikataulu sovitaan tarkastajan kanssa tilanteen mukaan. Jos aikataulu on tiukka tai asian selvittäminen vie odotettua kauemmin, siitä kannattaa kertoa toiminnantarkastajalle suoraan sen sijaan, että vastausta lykätään ilman viestiä.

Yhteenveto

Toiminnantarkastajan lisätietopyyntö kesken tarkastuksen on tavallisin silloin, kun yksittäinen tapahtuma, liite tai pöytäkirjamerkintä kaipaa tarkennusta. Vastaaminen sujuu parhaiten, kun taloyhtiössä erotellaan puuttuva liite epäselvästä tapahtumasta, yksi henkilö koordinoi vastauksen, vastaus perustuu alkuperäisiin ja oikein päivättyihin asiakirjoihin, ja puuttuvasta tiedosta kerrotaan suoraan sen paikkaamisen tai jälkikäteisen muokkaamisen sijaan.

Usein kysyttyä toiminnantarkastajan lisätietopyynnöstä

Kuka taloyhtiössä vastaa toiminnantarkastajan lisätietopyyntöön?

Käytännössä toimii parhaiten, kun hallitus nimeää yhden henkilön, usein puheenjohtajan tai isännöitsijän, kokoamaan ja lähettämään vastauksen, vaikka tieto kerätäänkin useammalta.

Mitä tehdä, jos pyydettyä asiakirjaa ei löydy?

Asia kannattaa kertoa toiminnantarkastajalle sellaisenaan. Arvaukseen perustuva vastaus on hankalampi kuin selkeä toteamus siitä, että asiakirjaa ei ole saatavilla.

Voiko puuttuvan pöytäkirjamerkinnän täydentää jälkikäteen vastausta varten?

Älä lisää päätöstä, jota kokouksessa ei tehty, äläkä muuta päivämäärää. Kerro puuttuvasta kirjauksesta tarkastajalle. Jos alkuperäisessä pöytäkirjassa on todellinen kirjausvirhe, sen asianmukainen korjaaminen selvitetään erikseen niin, että alkuperäinen ja korjaus ovat jäljitettävissä.

Tarkoittaako lisätietopyyntö, että tarkastuksessa on jo havaittu virhe?

Ei välttämättä. Pyyntö on usein tavanomainen osa aineiston läpikäyntiä, ja se tarkoittaa yleensä sitä, että jokin yksityiskohta kaipaa tarkennusta, ei automaattisesti virhettä.

Tarvitaanko apua tarkastusaineiston kokoamisessa?

Jos taloyhtiössä mietitään, miten tarkastusaineistoa kannattaa koota tai dokumentoida, palvelun sisältö on kuvattu erikseen, ja toiminnantarkastuksesta voi pyytää tarjouksen kertomalla lyhyesti taloyhtiön tilanteesta.