Asunto-osakeyhtiön toiminnantarkastus | Mitä hallituksen kannattaa tietää?

Asunto-osakeyhtiön toiminnantarkastus on käytännöllinen tapa arvioida, onko taloyhtiön talous ja hallinto hoidettu asianmukaisesti. Se kiinnostaa usein erityisesti hallituksen jäseniä ja osakkaita, jotka haluavat ymmärtää, mitä tarkastusvelvollisuus tarkoittaa omassa yhtiössä.

Tässä artikkelissa käydään läpi, milloin asunto-osakeyhtiössä käytetään toiminnantarkastajaa, mitä tarkastuksessa katsotaan ja miten hallitus voi valmistautua tarkastukseen ilman turhaa monimutkaisuutta.

Mitä asunto-osakeyhtiön toiminnantarkastus tarkoittaa?

Toiminnantarkastus tarkoittaa taloyhtiön talouden ja hallinnon yleisluonteista tarkastusta. Tarkastuksessa muodostetaan kokonaiskuva siitä, onko kirjanpito, tilinpäätös, maksuliikenne, päätöksenteko ja hallinnon dokumentointi hoidettu huolellisesti.

Se ei ole sama asia kuin tilintarkastus. Toiminnantarkastus on kevyempi tarkastusmuoto, joka sopii monelle pienelle ja keskisuurelle asunto-osakeyhtiölle silloin, kun hyväksytty tilintarkastaja ei ole pakollinen.

Milloin asunto-osakeyhtiö tarvitsee toiminnantarkastajan?

Monessa asunto-osakeyhtiössä on valittava vähintään toiminnantarkastaja, jos yhtiöllä ei ole tilintarkastajaa. Käytännön ratkaisu riippuu esimerkiksi huoneistomäärästä, yhtiöjärjestyksestä ja siitä, vaativatko osakkaat tilintarkastusta.

Jos yhtiössä pohditaan, riittääkö toiminnantarkastus vai tarvitaanko tilintarkastaja, kannattaa lukea myös Milloin toiminnantarkastus riittää? ja Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?.

Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa asunto-osakeyhtiössä?

Toiminnantarkastaja ei tarkasta vain numeroita. Taloyhtiössä tarkastus kohdistuu sekä taloudenhoitoon että hallintoon, koska nämä liittyvät usein tiiviisti toisiinsa.

• kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleinen asianmukaisuus
• talousarvion toteuma ja maksuliikenteen kokonaiskuva
• hallituksen pöytäkirjat ja päätösten dokumentointi
• yhtiökokouksen päätösten toteuttaminen
• yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain huomioiminen

Tarkempi kuvaus tarkastettavista asioista löytyy artikkelista Mitä toiminnantarkastaja tarkastaa?.

Miksi hallinnon tarkastus on taloyhtiössä tärkeä?

Asunto-osakeyhtiössä päätökset vaikuttavat suoraan osakkaiden omaisuuteen, asumiseen ja yhtiön tuleviin kustannuksiin. Siksi hallinnon läpinäkyvyys on tärkeää myös silloin, kun talousluvut näyttävät päällisin puolin rauhallisilta.

Toiminnantarkastuksessa katsotaan esimerkiksi sitä, onko päätökset tehty oikeassa toimielimessä, onko ne dokumentoitu selkeästi ja näkyykö aineistossa ristiriitoja, jotka hallituksen olisi hyvä selvittää.

Mitä aineistoa hallituksen kannattaa varata?

Hyvä valmistautuminen tekee tarkastuksesta sujuvamman. Tavallisesti toiminnantarkastaja tarvitsee ainakin tilinpäätöksen, kirjanpidon raportteja, tiliotteita, hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjoja sekä olennaiset sopimukset ja päätökset.

Jos aineiston kokoaminen tuntuu epäselvältä, artikkeli Miten toiminnantarkastukseen valmistaudutaan? auttaa hahmottamaan käytännön vaiheet.

Voiko pieni asunto-osakeyhtiö käyttää toiminnantarkastajaa?

Kyllä. Pienissä asunto-osakeyhtiöissä toiminnantarkastus on usein tarkoituksenmukainen ratkaisu, kun talous ja hallinto ovat melko selkeitä eikä tilintarkastus ole pakollinen. Pienuus ei kuitenkaan poista tarvetta huolelliselle dokumentoinnille.

Pienissä yhtiöissä korostuu usein myös riippumattomuus. Tarkastajan on voitava arvioida asioita ulkopuolelta, vaikka osakkaat tuntisivat toisensa hyvin. Valintaa käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastajan valinta taloyhtiössä.

Mitä toiminnantarkastuskertomus kertoo osakkaille?

Tarkastuksen lopputuloksena annetaan toiminnantarkastuskertomus. Se kokoaa tarkastuksen olennaiset havainnot ja kertoo, onko tarkastuksessa noussut esiin asioita, joihin hallituksen tai yhtiökokouksen kannattaa kiinnittää huomiota.

Kertomus tukee osakkaiden luottamusta, koska se tuo talouden ja hallinnon arvioinnin näkyväksi. Aiheesta löytyy lisää artikkelista Toiminnantarkastuskertomus taloyhtiössä.

Yhteenveto

• asunto-osakeyhtiön toiminnantarkastus arvioi taloutta ja hallintoa kokonaisuutena
• toiminnantarkastaja sopii monelle pienelle ja keskisuurelle taloyhtiölle
• yhtiöjärjestys, huoneistomäärä ja osakkaiden vaatimukset vaikuttavat tarkastusmuotoon
• hallitus voi helpottaa tarkastusta kokoamalla aineiston ajoissa
• hyvä toiminnantarkastus lisää läpinäkyvyyttä osakkaiden suuntaan

Tarvitsetteko toiminnantarkastajan asunto-osakeyhtiölle?

Jos haluatte varmistaa, mikä tarkastusmuoto sopii yhtiöllenne, voitte tutustua toiminnantarkastuspalveluun tai pyytää tarjouksen.