Toiminnantarkastajan valinta taloyhtiössä | Mitä hallituksen kannattaa tarkistaa?

Toiminnantarkastajan valinta vaikuttaa enemmän kuin usein ajatellaan. Jos tarkastaja ei ole aidosti riippumaton tai tehtävään sopiva, tarkastus ei anna taloyhtiölle sellaista kokonaiskuvaa, jota siltä odotetaan.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä hallituksen ja osakkaiden on hyvä tarkistaa ennen valintaa ja miksi valinta kannattaa tehdä huolellisesti eikä vain täyttää muodollista velvollisuutta.

Kuka valitsee toiminnantarkastajan?

Toiminnantarkastajan valitsee tavallisesti yhtiökokous. Hallitus voi valmistella asiaa etukäteen, pyytää ehdokkaita ja arvioida vaihtoehtoja, mutta varsinainen päätös tehdään yleensä yhtiökokouksessa.

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että hallituksen kannattaa tuoda valintaa varten riittävät tiedot esiin hyvissä ajoin. Osakkaille on helpompi tehdä päätös, kun ehdokkaan tausta, rooli ja sopivuus on selitetty selkeästi.

Mitä valinnassa kannattaa arvioida ensin?

Ensimmäinen kysymys ei ole se, kuka on helposti saatavilla, vaan se, kuka pystyy arvioimaan taloyhtiön taloudenhoitoa ja hallintoa riittävän riippumattomasti.

• onko henkilö riippumaton suhteessa hallitukseen ja päätöksentekoon
• ymmärtääkö hän taloyhtiön hallinnon perusasiat
• pystyykö hän hahmottamaan kirjanpidon, tilinpäätöksen ja dokumentaation kokonaisuutena
• sopiiko hänen osaamisensa juuri tämän taloyhtiön tilanteeseen

Jos haluat ensin lukea tarkemmin siitä, kuka voi toimia tehtävässä, tutustu myös artikkeliin Kuka voi toimia toiminnantarkastajana?.

Miksi riippumattomuus on valinnan tärkein kohta?

Toiminnantarkastuksen uskottavuus perustuu siihen, että tarkastaja voi arvioida asioita ulkopuolelta. Jos sama henkilö on ollut mukana hallituksen työssä tai muuten valmistellut tarkastettavia päätöksiä, riippumattomuus jää helposti puutteelliseksi.

Tämän vuoksi hallituksen jäsen, isännöitsijä tai muu sidoksissa oleva henkilö ei yleensä ole hyvä valinta. Kyse ei ole epäluottamuksesta, vaan siitä, että tarkastuksen pitää kestää myös osakkaiden näkökulmasta arvioituna.

Riittääkö tuttu osakas tehtävään?

Joissain pienissä taloyhtiöissä toiminnantarkastajaksi ehdotetaan tuttua osakasta tai muuta lähipiiriin kuuluvaa henkilöä. Tämä voi joskus olla mahdollista, mutta vain silloin, kun riippumattomuus todella toteutuu eikä henkilöllä ole sellaista roolia, joka vaikeuttaisi arviointia.

Pelkkä tuttuus ei siis automaattisesti estä valintaa, mutta hallituksen on hyvä arvioida asiaa varovasti. Mitä läheisempi yhteys ehdokkaalla on päätöksentekoon tai taloudenhoidon käytäntöihin, sitä vaikeampi hänen on antaa aidosti ulkopuolinen arvio.

Miten taloyhtiön koko vaikuttaa valintaan?

Pienessä ja melko suoraviivaisessa taloyhtiössä tehtävään sopiva henkilö voi olla muu kuin ammattimainen tarkastaja, kunhan hänellä on riittävä kyky ymmärtää tarkastuksen perusasiat. Jos taloyhtiö on suurempi, aineistoa on paljon tai taustalla on epäselviä tilanteita, valintaan on syytä suhtautua tavallista huolellisemmin.

Jos ette ole varmoja, riittääkö toiminnantarkastus ylipäätään, lue myös Milloin toiminnantarkastus riittää? ja Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?.

Miksi valinta liittyy myös vastuuseen?

Kun toiminnantarkastaja valitaan huolimattomasti, riski ei liity vain tarkastuksen laatuun. Se vaikuttaa myös siihen, miten havaintoihin ja toiminnantarkastuskertomukseen myöhemmin suhtaudutaan.

Jos tarkastaja ei ole ollut tehtävään sopiva tai riippumaton, hallitukselle voi jäädä enemmän selitettävää kuin tilanteessa, jossa valinta on tehty huolellisesti. Tästä näkökulmasta voit lukea lisää artikkelista Toiminnantarkastajan vastuu taloyhtiössä.

Käytännön tarkistuslista hallitukselle

Ennen yhtiökokousta hallitus voi helpottaa valintaa käymällä läpi ainakin nämä kysymykset:

• onko ehdokas aidosti riippumaton
• onko ehdokas ollut mukana tarkastettavissa päätöksissä tai käytännöissä
• ymmärtääkö hän toiminnantarkastuksen tarkoituksen
• vastaako valinta taloyhtiön koon ja tilanteen vaativuutta
• tarvitaanko tehtävään ulkopuolinen toimija oman osakkaan sijaan

Jos kysymyksiin on vaikea vastata, voi olla järkevää pyytää ulkopuolinen arvio siitä, millainen tarkastusmuoto ja tarkastaja yhtiölle sopii.

Yhteenveto

• toiminnantarkastajan valinta tehdään yleensä yhtiökokouksessa
• riippumattomuus on valinnan tärkein lähtökohta
• tehtävään sopivuus riippuu myös taloyhtiön koosta ja tilanteesta
• hallituksen kannattaa valmistella valinta huolellisesti ennen päätöstä
• huolellinen valinta tukee myös tarkastuksen uskottavuutta ja hyötyä

Tarvitsetteko ulkopuolisen toiminnantarkastajan?

Jos taloyhtiössänne pohditaan, kuka olisi sopiva toiminnantarkastaja, voitte pyytää tarjouksen tai tutustua ensin sivuun Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Usein kysyttyä toiminnantarkastajan valinnasta

Kuka valitsee toiminnantarkastajan taloyhtiössä?

Toiminnantarkastajan valitsee tavallisesti yhtiökokous. Hallitus voi valmistella asiaa, mutta päätös tehdään yleensä kokouksessa.

Voiko hallituksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Ei yleensä käytännössä riippumattomasti. Hallituksen jäsen on sidoksissa tarkastettaviin päätöksiin ja hallintoon.

Mitä hallituksen kannattaa tarkistaa ennen valintaa?

Vähintään riippumattomuus, tehtävään sopivuus ja se, kuinka hyvin ehdokas pystyy hahmottamaan taloyhtiön taloudenhoidon ja hallinnon kokonaisuuden.