Mitä aineistoa yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee?

Yhdistyksen toiminnantarkastus sujuu yleensä sitä paremmin, mitä selkeämmin tarkastusaineisto on koottu. Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole tehdä yhdistyksen kirjanpitoa uudelleen, vaan arvioida aineiston perusteella taloudenhoitoa, hallituksen päätöksentekoa ja dokumentointia.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että yhdistyksen kannattaa kerätä tarkastusta varten tilinpäätös, kirjanpidon raportit, tiliotteet, pöytäkirjat, yhdistyksen säännöt ja muut olennaiset asiakirjat. Tarkka aineisto riippuu yhdistyksen koosta, toiminnan laajuudesta ja siitä, onko mukana esimerkiksi avustuksia, hankkeita tai useita rahavirtoja.

Jos yhdistys vasta arvioi, sopiiko toiminnantarkastus sen tilanteeseen, yleiskuva löytyy palvelusivulta Toiminnantarkastus yhdistykselle. Yleisemmällä tasolla tarkastuksen sisältöä avataan myös sivulla Palvelu.

Miksi tarkastusaineisto kannattaa koota huolellisesti?

Toiminnantarkastuksessa arvioidaan yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa käytettävissä olevan aineiston perusteella. Jos aineisto on hajallaan, puutteellista tai vaikeasti seurattavaa, tarkastus voi viedä enemmän aikaa ja osa kysymyksistä voi jäädä selvittelyä vaativiksi.

Selkeä tarkastusaineisto auttaa myös yhdistyksen hallitusta. Kun tilinpäätös, tiliotteet, pöytäkirjat ja päätökset ovat samassa kokonaisuudessa, hallituksen on helpompi nähdä, miten talous ja päätöksenteko liittyvät toisiinsa. Tämä on hyödyllistä erityisesti ennen vuosikokousta, jossa tilinpäätös ja vastuuvapaus tavallisesti käsitellään.

Hyvin koottu aineisto ei tarkoita sitä, että kaiken pitäisi olla täydellisesti viimeisteltyä tai monimutkaisesti järjestettyä. Tärkeämpää on, että olennaiset asiakirjat ovat saatavilla, ne koskevat oikeaa tilikautta ja niistä pystyy seuraamaan yhdistyksen talouden ja päätöksenteon kokonaisuutta.

Tilinpäätös ja kirjanpidon raportit

Yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee yleensä tilinpäätöksen ja kirjanpidon keskeiset raportit. Näiden avulla arvioidaan, millainen taloudellinen kokonaisuus yhdistyksellä on ollut tilikauden aikana.

Tarkastusaineistoon kuuluvat tavallisesti ainakin:

• tuloslaskelma
• tase
• tase-erittelyt, jos sellaiset on laadittu
• pääkirja
• päiväkirja
• mahdolliset liitetiedot
• talousarvio, jos yhdistyksellä on sellainen

Pienessä yhdistyksessä kirjanpito voi olla melko yksinkertaista. Silloinkin on tärkeää, että raportit vastaavat tilikautta ja että pankkitilin tapahtumat, jäsenmaksut, kulut ja mahdolliset avustukset näkyvät aineistossa ymmärrettävästi.

Jos yhdistyksellä on useita tilejä, eri toimintaryhmiä, hankkeita tai avustuksia, raporttien merkitys korostuu. Toiminnantarkastajan pitää pystyä hahmottamaan, mistä tuotot ovat syntyneet, mihin varoja on käytetty ja miten varojen käyttö liittyy yhdistyksen toimintaan.

Tiliotteet ja maksuliikenne

Tiliotteet ovat usein yksi tärkeimmistä toiminnantarkastuksen aineistoista. Niiden avulla voidaan verrata kirjanpidon tapahtumia pankkitilin tapahtumiin ja arvioida, onko maksuliikenne dokumentoitu selkeästi.

Yleensä tarvitaan kaikki tilikauden tiliotteet niiltä pankkitileiltä, joita yhdistys on käyttänyt. Jos yhdistyksellä on useampi pankkitili, jokaisen tilin aineisto kannattaa toimittaa erikseen ja nimetä selkeästi.

Tiliotteiden lisäksi voi olla tarpeen toimittaa tositteita tai muita selvityksiä, jos tapahtumista ei käy selvästi ilmi, mihin ne liittyvät. Esimerkiksi suuremmat hankinnat, avustuksiin liittyvät kulut, matkakulut tai poikkeukselliset maksut voivat vaatia tarkempaa taustaa.

Toiminnantarkastajan näkökulmasta olennaista ei ole yksittäisten pienten virheiden etsiminen, vaan se, muodostuuko maksuliikenteestä ja kirjanpidosta johdonmukainen kokonaiskuva.

Tositteet ja kulujen taustat

Tositteet kertovat, mihin yhdistyksen varoja on käytetty. Pienessä yhdistyksessä tositteita voi olla vähän, mutta niidenkin pitäisi olla saatavilla tarkastusta varten.

Tositteita voivat olla esimerkiksi:

• ostolaskut
• kuitit
• matkalaskut
• kulukorvausten perusteet
• sopimukset
• avustuksiin liittyvät kuluselvitykset
• tapahtumien tai hankkeiden kuluerittelyt

Jos yhdistyksellä on paljon pieniä kuitteja, ne kannattaa järjestää tilikauden ja kirjanpidon mukaan. Jos aineisto toimitetaan sähköisesti, tiedostojen nimeämisestä on käytännön hyötyä. Esimerkiksi päivämäärä, toimittaja ja aihe auttavat yhdistämään tositteen oikeaan tapahtumaan.

Toiminnantarkastus ei ole kirjanpidon uudelleen tekemistä, mutta epäselvät tai puuttuvat tositteet voivat vaikuttaa siihen, miten taloudenhoidon kokonaisuutta voidaan arvioida tarkastusaineiston perusteella.

Hallituksen pöytäkirjat

Yhdistyksen hallituksen pöytäkirjat ovat toiminnantarkastuksessa tärkeitä, koska niistä nähdään, miten päätöksiä on tehty ja miten talouden kannalta olennaisia asioita on käsitelty.

Toiminnantarkastajalle kannattaa toimittaa tilikauden hallituksen pöytäkirjat liitteineen, jos liitteissä on päätöksenteon kannalta olennaista aineistoa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi talousarvio, sopimukset, avustushakemukset, hankepäätökset tai suurempia hankintoja koskevat asiakirjat.

Pöytäkirjoista ei tarvitse tehdä pitkiä tai monimutkaisia, mutta niiden pitäisi osoittaa, mitä on päätetty, milloin päätös on tehty ja kuka päätöksestä on vastannut. Tämä auttaa arvioimaan, ovatko taloudenhoito ja päätöksenteko dokumentoitu yhdistyksen toimintaan nähden riittävän selkeästi.

Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat

Yhdistyksen tai yhdistyksen jäsenten kokousten pöytäkirjat liittyvät usein toiminnantarkastukseen. Vuosikokouksessa tai kevätkokouksessa käsitellään tavallisesti tilinpäätös, toiminnantarkastuskertomus ja vastuuvapaus. Siksi aiempien kokousten päätökset voivat olla tarkastuksen kannalta olennaisia.

Toiminnantarkastajalle kannattaa toimittaa ainakin ne kokouspöytäkirjat, joissa on käsitelty:

• hallituksen valintaa
• toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan valintaa
• tilinpäätöstä
• talousarviota
• jäsenmaksuja
• merkittäviä hankkeita tai avustuksia
• vastuuvapautta
• sääntömuutoksia

Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat auttavat hahmottamaan, mitä jäsenistö on päättänyt ja miten hallitus on toteuttanut päätöksiä käytännössä.

Yhdistyksen säännöt

Yhdistyksen säännöt ovat keskeinen osa tarkastusaineistoa. Säännöistä voi käydä ilmi esimerkiksi, milloin kokous pidetään, miten tilinpäätös käsitellään, miten tarkastaja valitaan ja puhutaanko säännöissä toiminnantarkastajasta vai tilintarkastajasta.

Sääntöjen perusteella voidaan arvioida, mitä yhdistyksessä on päätetty tarkastuksen järjestämisestä. Epävarmassa tilanteessa säännöt kannattaa tarkistaa ennen kuin toiminnantarkastajaa tai tilintarkastajaa valitaan.

Jos säännöt ovat vanhat tai niissä käytetään vanhaa terminologiaa, asiaa ei kannata tulkita liian nopeasti. Lopullinen arvio riippuu yhdistyksen säännöistä, toiminnan laajuudesta ja tarvittaessa muusta asiantuntija-arviosta.

Avustukset, hankkeet ja rahoitus

Jos yhdistys saa avustuksia tai toteuttaa hankkeita, niihin liittyvä aineisto kannattaa toimittaa toiminnantarkastajalle. Avustukset voivat vaikuttaa siihen, mitä aineistoa tarvitaan ja miten varojen käyttöä pitää dokumentoida.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• avustuspäätökset
• avustusehdot
• avustusten käyttöä koskevat raportit
• hankekohtaiset kuluerittelyt
• maksatuspäätökset
• avustusten palautuksia tai siirtoja koskevat selvitykset

Avustuksiin liittyvät ehdot voivat olla tarkempia kuin yhdistyksen tavallinen taloudenhoito. Toiminnantarkastaja ei korvaa avustuksen myöntäjän omaa tarkastusta, mutta aineiston perusteella voidaan arvioida, näkyykö avustusten käyttö yhdistyksen kirjanpidossa ja päätöksenteossa ymmärrettävästi.

Sopimukset ja muut olennaiset asiakirjat

Kaikkia yhdistyksen asiakirjoja ei yleensä tarvitse toimittaa toiminnantarkastajalle. Olennaista on, että tarkastusaineisto kattaa ne asiat, joilla on merkitystä tilikauden taloudenhoidon ja hallinnon arvioinnissa.

Sopimuksia tai muita asiakirjoja voi tarvita esimerkiksi silloin, kun yhdistyksellä on:

• toimitilan vuokrasopimus
• palvelusopimuksia
• työntekijöitä tai palkkioita
• merkittäviä hankintoja
• lainoja
• pitkäaikaisia sitoumuksia
• hankkeita tai yhteistyösopimuksia

Jos jokin asiakirja liittyy olennaisesti yhdistyksen tuloihin, menoihin, vastuisiin tai päätöksentekoon, se kannattaa yleensä ottaa mukaan tarkastusaineistoon.

Miten aineisto kannattaa toimittaa?

Sähköinen aineisto on yleensä helpoin tapa toimittaa tarkastusaineisto. Tärkeintä on, että aineisto on selkeästi nimetty ja jaoteltu. Esimerkiksi erilliset kansiot kirjanpidolle, tiliotteille, pöytäkirjoille, säännöille ja avustuksille helpottavat tarkastusta.

Hyvä käytännön rakenne voi olla esimerkiksi:

• 1 Tilinpäätös ja kirjanpidon raportit
• 2 Tiliotteet
• 3 Tositteet
• 4 Hallituksen pöytäkirjat
• 5 Yhdistyksen kokousten pöytäkirjat
• 6 Säännöt
• 7 Avustukset ja hankkeet
• 8 Muut olennaiset asiakirjat

Yksinkertainen kansiorakenne riittää. Tavoitteena ei ole tehdä aineistosta monimutkaista, vaan varmistaa, että toiminnantarkastaja löytää keskeiset asiakirjat ja pystyy muodostamaan niistä kokonaiskuvan.

Mitä jos kaikkea aineistoa ei ole valmiina?

Aineiston ei aina tarvitse olla täydellinen heti ensimmäisessä vaiheessa. Yhdistys voi pyytää tarjousta tai alustavaa arviota myös tilanteessa, jossa osa asiakirjoista on vielä kokoamatta.

Tällöin kannattaa kertoa avoimesti, mitä aineistoa on valmiina ja mitä puuttuu. Esimerkiksi tilinpäätös voi olla vielä viimeisteltävänä, pöytäkirjoja voidaan täydentää tai tiliotteet voidaan toimittaa myöhemmin.

Jos puutteet ovat merkittäviä, tarkastuksen aikataulu tai laajuus voi muuttua. Toiminnantarkastaja voi arvioida tarkastusta vain sen aineiston perusteella, joka on käytettävissä.

Yhteenveto

Yhdistyksen toiminnantarkastajan tarvitsema aineisto riippuu yhdistyksen koosta, toiminnan laajuudesta ja siitä, millaisia päätöksiä, tuloja, menoja tai avustuksia tilikauteen liittyy. Usein tarvitaan ainakin tilinpäätös, kirjanpidon raportit, tiliotteet, tositteet, pöytäkirjat, yhdistyksen säännöt ja olennaiset avustuksiin tai hankkeisiin liittyvät asiakirjat.

Kun tarkastusaineisto on koottu selkeästi, toiminnantarkastus on helpompi toteuttaa ja yhdistyksen hallitus saa paremman kokonaiskuvan siitä, miten taloudenhoito ja päätöksenteko on dokumentoitu.

Yhdistyksen toiminnantarkastuksen sisältöä ja palvelun sopivuutta voi arvioida tarkemmin palvelusivulla Toiminnantarkastus yhdistykselle. Jos yhdistys haluaa arvion hinnasta tai tarvittavasta aineistosta, seuraava askel on pyytää tarjous toiminnantarkastuksesta.

Usein kysyttyä yhdistyksen tarkastusaineistosta

Pitääkö kaikki tositteet toimittaa toiminnantarkastajalle?

Usein toiminnantarkastaja tarvitsee tositteita ainakin olennaisista tai epäselvistä tapahtumista. Tarve riippuu yhdistyksen koosta, kirjanpidon selkeydestä ja siitä, millaisia tuloja ja menoja tilikaudella on ollut.

Tarvitaanko yhdistyksen säännöt toiminnantarkastukseen?

Kyllä, yhdistyksen säännöt kannattaa toimittaa osana tarkastusaineistoa. Säännöistä voidaan tarkistaa esimerkiksi tarkastajan valintaan, kokouksiin ja tilinpäätöksen käsittelyyn liittyviä määräyksiä.

Voiko aineiston toimittaa sähköisesti?

Kyllä. Sähköinen aineisto on usein käytännöllisin tapa toimittaa tilinpäätös, kirjanpidon raportit, tiliotteet, pöytäkirjat ja muut asiakirjat. Aineisto kannattaa nimetä ja järjestää selkeästi.

Mitä jos osa pöytäkirjoista puuttuu?

Puuttuvat pöytäkirjat kannattaa selvittää ennen tarkastusta, jos ne liittyvät tilikauden talouteen, hallituksen päätöksiin tai yhdistyksen kokouksen päätöksiin. Jos kaikkea aineistoa ei ole saatavilla, asiasta kannattaa kertoa jo tarjouspyynnössä.

Vaikuttaako aineiston määrä hintaan?

Kyllä, aineiston määrä ja selkeys voivat vaikuttaa työn laajuuteen. Pienen yhdistyksen tarkastus voi olla melko suoraviivainen, jos tarkastusaineisto on koottu valmiiksi. Hinnan muodostumista kuvataan tarkemmin sivulla Toiminnantarkastuksen hinta.

Tarvitseeko yhdistyksenne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan yhdistyksen tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhdistyksenne tarpeeseen.

Pyydä tarjous