Toiminnantarkastus vai tilintarkastus yhdistyksessä?

Yhdistyksen kokouksessa tai hallituksessa voi nousta esiin kysymys, tarvitaanko yhdistykseen toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja. Kysymys on käytännössä tärkeä, koska tarkastajan valinta liittyy yhdistyksen sääntöihin, tilinpäätöksen käsittelyyn ja siihen, miten jäsenet saavat ulkopuolisen näkökulman yhdistyksen taloudenhoitoon ja päätöksentekoon.

Toiminnantarkastus ja tilintarkastus eivät ole sama asia. Tilintarkastuksen tekee hyväksytty tilintarkastaja, ja se on muodollisempi tarkastusmuoto. Toiminnantarkastus on kevyempi tarkastus, joka voi sopia monelle yhdistykselle silloin, kun tilintarkastajaa ei edellytetä.

Yhdistyksen tilanne kannattaa arvioida sääntöjen, toiminnan laajuuden ja tarkastusaineiston perusteella. Jos yhdistys tarvitsee käytännön arvion omasta tilanteestaan, yleiskuva löytyy palvelusivulta Toiminnantarkastus yhdistykselle.

Miksi tarkastusmuodon valinta nousee esiin yhdistyksessä?

Yhdistyksessä tarkastajan valinta liittyy usein vuosikokoukseen tai muuhun sääntöjen mukaiseen kokoukseen. Kokouksessa käsitellään tavallisesti tilinpäätös, hallituksen toiminta ja vastuuvapaus. Jäsenillä pitää olla riittävä mahdollisuus arvioida, miten yhdistyksen varoja on käytetty ja miten päätöksenteko on dokumentoitu.

Tarkastajan tehtävä on tuoda ulkopuolinen näkökulma tähän kokonaisuuteen. Yhdistyksen hallitus vastaa toiminnasta ja päätöksenteosta, mutta toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja arvioi jälkikäteen tarkastusaineiston perusteella taloudenhoitoa ja hallintoa.

Kysymys ei siis ole vain muodollisuudesta. Oikea tarkastusmuoto auttaa yhdistystä toimimaan selkeämmin ja antaa jäsenille paremman kuvan siitä, miten yhdistyksen talous ja päätökset liittyvät toisiinsa.

Yhdistyksen säännöt ovat ensimmäinen tarkistettava asia

Yhdistyksen omat säännöt vaikuttavat olennaisesti siihen, valitaanko yhdistykseen toiminnantarkastaja vai tilintarkastaja. Säännöissä voidaan puhua esimerkiksi tilintarkastajasta, toiminnantarkastajasta, varatilintarkastajasta tai tarkastuksen järjestämisestä yleisemmin.

Ennen tarkastajan valintaa kannattaa tarkistaa ainakin:

• mitä yhdistyksen säännöissä sanotaan tarkastajasta
• milloin tarkastaja valitaan
• valitaanko myös varahenkilö
• milloin tilinpäätös pitää käsitellä
• milloin toiminnantarkastuskertomus tai tilintarkastuskertomus tarvitaan
• mitä kokous päättää tarkastajan valinnasta

Jos säännöt ovat vanhat, niissä voi olla terminologiaa, joka ei enää vastaa nykyistä käytäntöä kovin selvästi. Tällöin asiaa ei kannata tulkita liian nopeasti. Yhdistyksen kannattaa tarvittaessa selvittää, mitä säännöt käytännössä edellyttävät ennen tarkastajan valintaa.

Mitä toiminnantarkastus tarkoittaa yhdistyksessä?

Toiminnantarkastus on yhdistyksen taloudenhoidon, hallinnon ja dokumentoinnin tarkastusmuoto. Siinä arvioidaan tarkastusaineiston perusteella esimerkiksi kirjanpitoa, tilinpäätöstä, pankkitilejä, pöytäkirjoja ja yhdistyksen päätöksentekoa.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole tehdä yhdistyksen kirjanpitoa uudelleen eikä johtaa yhdistyksen toimintaa. Tarkastuksessa muodostetaan ulkopuolinen kokonaiskuva siitä, miten yhdistyksen taloutta ja hallintoa on hoidettu käytettävissä olevan aineiston perusteella. Yleisemmällä tasolla tarkastuksen sisältöä avataan myös sivulla Palvelu.

Yhdistyksen toiminnantarkastuksessa voidaan kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen:

• vastaavatko kirjanpidon raportit ja tiliotteet toisiaan
• onko tilinpäätös laadittu käytettävissä olevan aineiston perusteella ymmärrettävästi
• onko hallituksen päätöksiä dokumentoitu pöytäkirjoihin
• näkyykö jäsenmaksujen, avustusten ja kulujen käsittely aineistosta
• onko yhdistyksen sääntöjä huomioitu tarkastajan valintaan ja kokouksiin liittyvissä asioissa
• muodostuuko taloudenhoidosta ja hallinnosta johdonmukainen kokonaiskuva

Toiminnantarkastus sopii usein yhdistyksille, joiden toiminta on melko selkeää ja joissa ei tarvita hyväksyttyä tilintarkastajaa.

Mitä tilintarkastus tarkoittaa yhdistyksessä?

Tilintarkastus on muodollisempi ja tarkemmin säännelty tarkastusmuoto. Sen tekee hyväksytty tilintarkastaja, eli käytännössä HT-, KHT- tai JHT-tilintarkastaja tilanteesta riippuen.

Tilintarkastus voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun yhdistyksen säännöt sitä edellyttävät tai yhdistyksen toiminta on laajaa. Myös yhdistyksen talouden rakenne, avustukset, hankkeet, palkat tai muut erityispiirteet voivat vaikuttaa siihen, onko tilintarkastaja perustellumpi valinta.

Yhdistyksen ei kannata olettaa, että toiminnantarkastus riittää kaikissa tilanteissa. Lopullinen arvio riippuu yhdistyksen säännöistä, toiminnan laajuudesta ja muista asiakirjoista.

Keskeiset erot toiminnantarkastuksen ja tilintarkastuksen välillä

Toiminnantarkastus ja tilintarkastus antavat molemmat ulkopuolisen näkökulman yhdistyksen talouteen ja hallintoon. Ero näkyy kuitenkin tarkastajan kelpoisuudessa, tarkastuksen laajuudessa ja siinä, miten muodollinen tarkastusprosessi on.

Toiminnantarkastuksessa tarkastaja ei ole hyväksytty tilintarkastaja. Toiminnantarkastajalta edellytetään tehtävään sopivuutta ja riippumattomuutta, mutta hänellä ei tarvitse olla tilintarkastajan muodollista pätevyyttä.

Tilintarkastuksessa tarkastajan pitää olla hyväksytty tilintarkastaja. Tilintarkastus on sääntelyltään muodollisempi ja usein laajempi tarkastusmuoto.

Yhdistyksen näkökulmasta ero voidaan tiivistää näin:

• toiminnantarkastus voi riittää monessa pienessä ja keskisuuressa yhdistyksessä
• tilintarkastus tarvitaan, jos yhdistyksen säännöt tai tilanne sitä edellyttävät
• toiminnantarkastus on yleensä kevyempi tarkastusmuoto
• tilintarkastus on muodollisempi ja hyväksytyn tilintarkastajan tekemä tarkastus
• molemmissa tarkastetaan taloudenhoitoa ja hallintoa, mutta eri laajuudella ja eri sääntelytaustalla

Yleisempi tarkastusmuotojen vertailu löytyy sivulta Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?.

Milloin toiminnantarkastus voi riittää yhdistyksessä?

Toiminnantarkastus voi riittää yhdistyksessä silloin, kun tilintarkastajaa ei edellytetä ja yhdistyksen säännöt mahdollistavat toiminnantarkastajan valinnan. Monessa pienessä ja keskisuuressa yhdistyksessä tämä voi olla käytännöllinen tapa saada ulkopuolinen arvio taloudenhoidosta ja päätöksenteosta.

Toiminnantarkastus voi olla luonteva vaihtoehto esimerkiksi silloin, kun:

• yhdistyksen toiminta on melko selkeää
• tuloja ja menoja on kohtuullinen määrä
• kirjanpito ja tilinpäätös ovat ymmärrettävästi koottu
• hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjat ovat saatavilla
• yhdistyksen säännöt eivät edellytä hyväksyttyä tilintarkastajaa
• jäsenet haluavat ulkopuolisen näkökulman ilman tilintarkastuksen laajempaa prosessia

Tämä ei tarkoita, että toiminnantarkastus olisi aina oikea ratkaisu. Jos yhdistyksen talous on laaja, avustuksia on paljon, toiminnassa on erityisiä vaatimuksia tai säännöt edellyttävät tilintarkastajaa, tilanne pitää arvioida erikseen.

Milloin yhdistyksessä voidaan tarvita tilintarkastaja?

Tilintarkastaja voidaan tarvita silloin, kun yhdistyksen säännöt edellyttävät tilintarkastajaa. Myös toiminnan laajuus ja talouden rakenne voivat vaikuttaa tarkastusmuodon valintaan.

Tilintarkastaja voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun yhdistyksellä on:

• laajaa varainhankintaa
• merkittäviä avustuksia tai hankkeita
• palkattua henkilöstöä
• useita pankkitilejä tai rahastoja
• laajaa omaisuutta
• lainoja tai muita pitkäaikaisia sitoumuksia
• sääntöjen mukainen velvollisuus valita tilintarkastaja

Näissä tilanteissa toiminnantarkastus ei välttämättä ole riittävä tai tarkoituksenmukainen tarkastusmuoto. Yhdistyksen kannattaa tarkistaa asia omista säännöistään ja tarvittaessa kysyä neuvoa ennen tarkastajan valintaa.

Tarkastaja valitaan yhdistyksen kokouksessa

Toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan valinta tehdään yleensä yhdistyksen kokouksessa. Hallitus voi valmistella asiaa, mutta varsinainen valinta kuuluu tavallisesti yhdistyksen kokoukselle sääntöjen mukaisesti.

Kokouksessa kannattaa huolehtia siitä, että päätös kirjataan selkeästi pöytäkirjaan. Pöytäkirjasta olisi hyvä käydä ilmi, kuka valittiin tarkastajaksi, valittiinko varahenkilö ja mille tilikaudelle valinta koskee.

Tämä on käytännössä tärkeää, koska tarkastuskertomus liittyy tilinpäätöksen käsittelyyn ja vastuuvapauden myöntämiseen. Jos tarkastajan valinta on epäselvä tai sitä ei ole dokumentoitu, asia voi aiheuttaa turhaa selvittelyä ennen vuosikokousta.

Mitä aineistoa tarkastusmuodon arviointiin tarvitaan?

Kun yhdistys arvioi, riittääkö toiminnantarkastus vai tarvitaanko tilintarkastaja, tarkastusaineistolla on iso merkitys. Pelkkä yhdistyksen koko ei aina kerro, millainen tarkastus on käytännössä tarkoituksenmukainen.

Arviointia varten kannattaa koota ainakin:

• yhdistyksen säännöt
• viimeisin tilinpäätös
• kirjanpidon raportit
• tieto pankkitileistä ja maksuliikenteestä
• hallituksen pöytäkirjat
• yhdistyksen kokousten pöytäkirjat
• tiedot avustuksista ja hankkeista
• tieto mahdollisista palkoista, palkkioista tai pitkäaikaisista sopimuksista

Tarkastusaineiston koko ja selkeys vaikuttavat myös siihen, miten laaja työ toiminnantarkastus käytännössä on. Aineistosta on kirjoitettu erillinen artikkeli Mitä aineistoa yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee?.

Toiminnantarkastaja ei korvaa hallituksen vastuuta

Yhdistyksen hallitus vastaa yhdistyksen toiminnan järjestämisestä, päätöksenteosta ja taloudenhoidon käytännön toteutumisesta. Toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja arvioi jälkikäteen aineiston perusteella, miten taloudenhoito ja hallinto näyttäytyvät tarkastuksen näkökulmasta.

Tarkastaja ei siis johda yhdistystä, tee hallituksen päätöksiä tai korjaa kirjanpitoa hallituksen puolesta. Tarkastus voi kuitenkin auttaa hallitusta ja jäseniä hahmottamaan, onko aineisto koottu selkeästi ja onko päätöksenteko dokumentoitu ymmärrettävästi.

Tämä roolijako on tärkeä, jotta toiminnantarkastukseen ei kohdistu vääriä odotuksia. Tarkastus tuo ulkopuolisen näkökulman, mutta vastuu yhdistyksen päätöksistä ja toiminnasta säilyy yhdistyksen omilla toimielimillä.

Hinta ja työn laajuus riippuvat aineistosta

Yhdistyksen toiminnantarkastuksen hinta riippuu yleensä yhdistyksen koosta, tarkastusaineiston määrästä ja siitä, kuinka selkeästi aineisto on saatavilla. Pienen yhdistyksen tarkastus voi olla melko suoraviivainen, jos tilinpäätös, tiliotteet, pöytäkirjat ja säännöt ovat valmiina.

Jos yhdistyksellä on paljon avustuksia, useita hankkeita, puuttuvia pöytäkirjoja tai epäselvää maksuliikennettä, työn laajuus voi kasvaa. Siksi tarjouspyynnössä kannattaa kertoa lyhyesti yhdistyksen toiminnan laajuudesta, tilikaudesta ja tarkastusaineiston tilanteesta.

Hinnan muodostumista kuvataan yleisesti sivulla Toiminnantarkastuksen hinta.

Yhteenveto

Yhdistyksessä toiminnantarkastajan ja tilintarkastajan valinta riippuu ennen kaikkea yhdistyksen säännöistä, toiminnan laajuudesta ja siitä, millainen tarkastus on yhdistyksen tilanteessa tarpeen. Toiminnantarkastus voi riittää monessa pienessä ja keskisuuressa yhdistyksessä, jos tilintarkastajaa ei edellytetä. Tilintarkastus taas on tarpeen silloin, kun säännöt tai yhdistyksen tilanne sitä edellyttävät.

Yhdistyksen kannattaa tarkistaa säännöt, koota keskeinen tarkastusaineisto ja arvioida tarkastusmuoto ennen vuosikokousta. Näin tarkastajan valinta, tilinpäätöksen käsittely ja vastuuvapaus voidaan valmistella selkeämmin.

Jos yhdistyksenne pohtii, sopiiko toiminnantarkastus vai tarvitaanko tilintarkastaja, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhdistyksen tilanteesta.

Usein kysyttyä yhdistyksen tarkastusmuodosta

Voiko yhdistyksessä olla toiminnantarkastaja tilintarkastajan sijaan?

Monessa yhdistyksessä kyllä, jos tilintarkastajaa ei edellytetä ja yhdistyksen säännöt mahdollistavat toiminnantarkastajan valinnan. Asia kannattaa tarkistaa yhdistyksen säännöistä ennen valintaa.

Milloin yhdistys tarvitsee tilintarkastajan?

Tilintarkastaja voi olla tarpeen esimerkiksi silloin, kun yhdistyksen säännöt edellyttävät sitä tai yhdistyksen toiminta ja talous ovat laajoja. Arvio riippuu yhdistyksen tilanteesta ja asiakirjoista.

Onko toiminnantarkastus kevyempi kuin tilintarkastus?

Yleensä kyllä. Toiminnantarkastus on kevyempi tarkastusmuoto, eikä toiminnantarkastajan tarvitse olla hyväksytty tilintarkastaja. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että toiminnantarkastus riittäisi kaikissa tilanteissa.

Kuka valitsee yhdistyksen toiminnantarkastajan?

Toiminnantarkastajan valitsee tavallisesti yhdistyksen kokous sääntöjen mukaisesti. Hallitus voi valmistella valintaa, mutta päätös kirjataan yleensä kokouksen pöytäkirjaan.

Mitä jos yhdistyksen säännöissä puhutaan tilintarkastajasta?

Jos säännöissä puhutaan tilintarkastajasta, asia kannattaa tarkistaa huolellisesti ennen toiminnantarkastajan valintaa. Vanhoissa säännöissä voi olla terminologiaa, joka vaatii tulkintaa.

Tarvitseeko yhdistyksenne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan yhdistyksen säännöt, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhdistyksenne tarpeeseen.

Pyydä tarjous