Kuka voi toimia yhdistyksen toiminnantarkastajana?

Yhdistyksen toiminnantarkastajan valinta on käytännönläheinen mutta tärkeä päätös. Tarkastajan tehtävänä on antaa jäsenille ulkopuolinen näkökulma yhdistyksen taloudenhoitoon, hallituksen päätöksentekoon ja dokumentointiin. Siksi toiminnantarkastajan pitää olla tehtävään sopiva ja riippumaton.

Toiminnantarkastajan ei tarvitse olla hyväksytty tilintarkastaja, mutta tehtävää ei kannata pitää pelkkänä muodollisuutena. Tarkastajan pitää pystyä arvioimaan yhdistyksen taloudenhoidon ja hallinnon perusasioita tarkastusaineiston perusteella.

Jos yhdistys arvioi, sopiiko toiminnantarkastus sen tilanteeseen, yleiskuva löytyy palvelusivulta Toiminnantarkastus yhdistykselle.

Mitä toiminnantarkastaja tekee yhdistyksessä?

Yhdistyksen toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineiston perusteella yhdistyksen taloudenhoitoa, hallintoa ja päätöksenteon dokumentointia. Tarkastus liittyy yleensä tilinpäätöksen ja vuosikokouksen valmisteluun, mutta tarkastajan tehtävä ei rajoitu pelkkään laskujen tai tilinpäätöksen silmäilyyn.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• kirjanpitoa ja tilinpäätöstä
• pankkitilejä ja maksuliikennettä
• jäsenmaksuja ja muita tuloja
• avustuksia ja hankkeita
• hallituksen pöytäkirjoja
• yhdistyksen kokousten pöytäkirjoja
• yhdistyksen sääntöjä
• päätösten dokumentointia
• varojen käyttöä yhdistyksen toiminnan näkökulmasta

Tarkastuksen painopiste riippuu yhdistyksen koosta, toiminnan laajuudesta ja tarkastusaineistosta. Pienessä yhdistyksessä tarkastus voi olla melko suoraviivainen. Laajemmassa yhdistyksessä avustukset, hankkeet, useat pankkitilit tai palkkiot voivat tehdä tarkastuksesta vaativamman.

Toiminnantarkastajan pitää olla tehtävään sopiva

Toiminnantarkastajan pitää olla henkilö, joka pystyy arvioimaan yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa riittävällä tavalla. Tämä ei tarkoita, että toiminnantarkastajan pitäisi olla tilintarkastaja, kirjanpitäjä tai juristi. Tehtävä edellyttää kuitenkin käytännön ymmärrystä taloudesta, asiakirjoista ja yhdistyksen päätöksenteosta.

Sopivuuteen vaikuttaa esimerkiksi se, pystyykö toiminnantarkastaja hahmottamaan:

• mitä tilinpäätös kertoo yhdistyksen taloudesta
• vastaavatko kirjanpito ja tiliotteet toisiaan
• onko hallituksen päätöksiä dokumentoitu pöytäkirjoihin
• liittyykö varojen käyttö yhdistyksen toimintaan
• onko tarkastusaineisto riittävän selkeä kokonaisuuden arviointiin
• onko yhdistyksen säännöt huomioitu tarkastajan valinnassa ja kokousten käsittelyssä

Jos yhdistyksen toiminta on hyvin pieni ja yksinkertainen, tehtävä voi olla käytännössä kevyempi. Jos yhdistyksellä on paljon avustuksia, hankkeita, varainhankintaa tai sopimuksia, tarkastajalta edellytetään enemmän kykyä arvioida kokonaisuutta.

Riippumattomuus on keskeinen lähtökohta

Toiminnantarkastajan pitää olla riippumaton suhteessa yhdistykseen ja tarkastettavaan aineistoon. Riippumattomuus tarkoittaa käytännössä sitä, että tarkastaja ei saa olla sellaisessa asemassa, jossa hän arvioisi omaa toimintaansa tai läheistensä toimintaa.

Yhdistyksen hallituksen jäsen ei yleensä voi toimia riippumattomana toiminnantarkastajana, koska hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja päätöksenteosta. Sama koskee henkilöä, joka on olennaisesti osallistunut tarkastettavan tilikauden kirjanpitoon, maksuliikenteeseen tai hallinnon valmisteluun.

Riippumattomuus voi vaarantua esimerkiksi silloin, jos toiminnantarkastajaksi ehdotetaan henkilöä, joka:

• on yhdistyksen hallituksen jäsen
• hoitaa yhdistyksen kirjanpitoa
• käyttää yhdistyksen pankkitiliä tai hyväksyy maksuja
• on läheisessä suhteessa hallituksen keskeiseen vastuuhenkilöön
• on itse ollut tekemässä tarkastettavia päätöksiä
• saa yhdistykseltä olennaista taloudellista hyötyä tarkastettavana aikana

Tilanteet voivat vaihdella, eikä jokaista sidosta voi arvioida pelkän nimikkeen perusteella. Olennaista on, voiko henkilö muodostaa ulkopuolisen arvion yhdistyksen taloudenhoidosta ja hallinnosta.

Voiko yhdistyksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Yhdistyksen jäsenyys ei välttämättä estä toimimasta toiminnantarkastajana. Ratkaisevaa on riippumattomuus ja se, onko henkilö ollut mukana tarkastettavassa toiminnassa sellaisella tavalla, että ulkopuolinen arvio vaarantuisi.

Tavallinen jäsen, joka ei kuulu hallitukseen, ei hoida kirjanpitoa, ei käytä yhdistyksen varoja eikä ole osallistunut tarkastettaviin päätöksiin, voi joissain tilanteissa olla mahdollinen toiminnantarkastaja. Tällöinkin yhdistyksen kannattaa arvioida, onko henkilö käytännössä riittävän riippumaton ja tehtävään sopiva.

Jos yhdistys haluaa välttää epäselvyyksiä, ulkopuolinen toiminnantarkastaja on usein selkeä ratkaisu. Se voi olla erityisen perusteltua, jos yhdistyksen jäsenistö on pieni, hallituksen ja jäsenten roolit menevät käytännössä päällekkäin tai aiemmasta päätöksenteosta on syntynyt kysymyksiä.

Voiko hallituksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Hallituksen jäsen ei yleensä voi toimia riippumattomana toiminnantarkastajana samassa yhdistyksessä. Syynä on rooliristiriita: hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta, taloudenhoidosta ja päätöksenteosta, kun taas toiminnantarkastaja arvioi näitä asioita jälkikäteen.

Jos hallituksen jäsen toimisi toiminnantarkastajana, hän joutuisi käytännössä arvioimaan omaa toimintaansa. Tämä ei täytä riippumattoman tarkastuksen tarkoitusta.

Sama periaate koskee usein myös muita henkilöitä, jotka ovat olleet vahvasti mukana tarkastettavan aineiston valmistelussa. Jos henkilö on esimerkiksi hoitanut kirjanpidon, hyväksynyt maksuja tai valmistellut taloudellisesti olennaisia päätöksiä, hänen riippumattomuuttaan pitää arvioida erityisen huolellisesti.

Voiko yhdistyksen kirjanpitäjä toimia toiminnantarkastajana?

Yhdistyksen kirjanpitäjä ei yleensä ole hyvä valinta toiminnantarkastajaksi, jos hän on itse laatinut tai olennaisesti valmistellut tarkastettavaa kirjanpitoa. Toiminnantarkastuksen tarkoitus on arvioida myös kirjanpitoa ja taloudenhoitoa, joten kirjanpitäjä arvioisi tällöin omaa työtään.

Tämä ei tarkoita, etteikö kirjanpitäjä voisi auttaa yhdistystä tarkastusaineiston kokoamisessa tai kirjanpidon raporttien toimittamisessa. Rooli on kuitenkin eri. Kirjanpitäjä tuottaa tai kokoaa aineistoa, kun taas toiminnantarkastaja arvioi aineistoa ulkopuolisesta näkökulmasta.

Selkeän roolijaon vuoksi yhdistyksen kannattaa erottaa kirjanpidon tekeminen ja toiminnantarkastus toisistaan.

Mitä yhdistyksen säännöt sanovat tarkastajasta?

Ennen toiminnantarkastajan valintaa yhdistyksen kannattaa tarkistaa omat sääntönsä. Säännöissä voidaan määrätä esimerkiksi, valitaanko yhdistykseen toiminnantarkastaja, tilintarkastaja, varatoiminnantarkastaja tai varatilintarkastaja.

Säännöistä voi käydä ilmi myös:

• milloin tarkastaja valitaan
• kuka tarkastajan valitsee
• valitaanko varahenkilö
• mille tilikaudelle valinta tehdään
• milloin tilinpäätös pitää antaa tarkastajalle
• milloin tarkastuskertomus käsitellään

Jos säännöissä puhutaan tilintarkastajasta, yhdistyksen ei kannata automaattisesti olettaa, että toiminnantarkastaja riittää. Vanhoissa säännöissä voi olla terminologiaa, joka vaatii tarkempaa tulkintaa. Epävarmassa tilanteessa asia kannattaa selvittää ennen tarkastajan valintaa.

Tarkastusmuodon valintaa käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus vai tilintarkastus yhdistyksessä?. Yleisempi tarkastusmuotojen vertailu löytyy sivulta Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?.

Kuka valitsee toiminnantarkastajan?

Toiminnantarkastajan valitsee tavallisesti yhdistyksen kokous sääntöjen mukaisesti. Hallitus voi valmistella asiaa ja hankkia ehdotuksia, mutta varsinainen valinta kuuluu yleensä jäsenistölle kokouksessa.

Päätös kannattaa kirjata pöytäkirjaan selkeästi. Pöytäkirjasta olisi hyvä käydä ilmi ainakin:

• kuka valittiin toiminnantarkastajaksi
• valittiinko varatoiminnantarkastaja
• mille tilikaudelle valinta koskee
• oliko valinta sääntöjen mukainen
• liittyykö päätökseen muita ehtoja tai huomioita

Selkeä pöytäkirjamerkintä auttaa myöhemmin, kun tilinpäätös ja toiminnantarkastuskertomus käsitellään vuosikokouksessa.

Mitä osaamista toiminnantarkastajalta kannattaa edellyttää?

Toiminnantarkastajan osaaminen kannattaa suhteuttaa yhdistyksen toiminnan laajuuteen. Pienessä yhdistyksessä riittää usein, että tarkastaja ymmärtää taloudenhoidon, kirjanpidon raporttien ja pöytäkirjojen perusasiat. Laajemmassa yhdistyksessä osaamisvaatimukset kasvavat.

Hyödyllistä osaamista voi olla esimerkiksi:

• kirjanpidon ja tilinpäätöksen perusteiden ymmärtäminen
• yhdistyksen päätöksenteon tuntemus
• pöytäkirjojen ja asiakirjojen lukutaito
• avustusten ja hankkeiden dokumentoinnin hahmottaminen
• riippumaton ja huolellinen työskentelytapa
• kyky esittää havainnot selkeästi

Toiminnantarkastajan ei tarvitse tehdä yhdistyksen hallituksen työtä eikä ottaa vastuuta yhdistyksen päätöksistä. Hänen pitää kuitenkin pystyä arvioimaan tarkastusaineistoa ja muodostamaan siitä perusteltu kokonaiskuva.

Milloin ulkopuolinen toiminnantarkastaja on selkeä ratkaisu?

Ulkopuolinen toiminnantarkastaja voi olla selkeä ratkaisu silloin, kun yhdistys haluaa välttää rooliristiriitoja ja antaa jäsenille riippumattoman näkökulman tilinpäätökseen ja hallinnon dokumentointiin.

Ulkopuolinen tarkastaja voi olla erityisen hyödyllinen, jos:

• yhdistyksen hallitus ja jäsenistö ovat osittain samoja henkilöitä
• yhdistyksessä on paljon avustuksia tai hankkeita
• kirjanpito tai pöytäkirjat ovat aiemmin olleet epäselviä
• vastuuvapauden käsittelyyn liittyy kysymyksiä
• jäsenistö haluaa ulkopuolisen näkökulman taloudenhoitoon
• yhdistys haluaa varmistaa, että tarkastusaineisto on koottu ymmärrettävästi

Ulkopuolinen toiminnantarkastaja ei tee yhdistyksen päätöksiä hallituksen puolesta, mutta voi auttaa hahmottamaan, miltä taloudenhoito ja hallinto näyttävät tarkastusaineiston perusteella.

Toiminnantarkastajan valinta kannattaa tehdä ajoissa

Toiminnantarkastajan valinta kannattaa hoitaa ajoissa, jotta tarkastus ei jää viime hetkeen ennen vuosikokousta. Jos tarkastaja valitaan vasta aivan tilinpäätöksen käsittelyn kynnyksellä, aineiston kokoamiseen ja mahdollisiin lisäkysymyksiin voi jäädä liian vähän aikaa.

Hyvä käytäntö on varmistaa hyvissä ajoin:

• kuka toimii toiminnantarkastajana
• mitä tilikautta tarkastus koskee
• missä muodossa aineisto toimitetaan
• milloin tilinpäätös valmistuu
• milloin toiminnantarkastuskertomus tarvitaan
• kuka vastaa aineiston kokoamisesta

Tarkastusaineistosta on erillinen artikkeli Mitä aineistoa yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee?.

Yhteenveto

Yhdistyksen toiminnantarkastajan pitää olla tehtävään sopiva ja riippumaton. Hänen ei tarvitse olla hyväksytty tilintarkastaja, mutta hänen pitää pystyä arvioimaan yhdistyksen taloudenhoitoa, hallinnon asiakirjoja ja päätöksenteon dokumentointia tarkastusaineiston perusteella.

Hallituksen jäsen, kirjanpitoa hoitava henkilö tai muu sidonnaisessa asemassa oleva henkilö ei yleensä ole riippumaton toiminnantarkastaja. Tavallinen jäsen voi joissain tilanteissa toimia tarkastajana, jos riippumattomuus ja osaaminen ovat kunnossa. Usein ulkopuolinen toiminnantarkastaja on kuitenkin selkein ratkaisu.

Jos yhdistyksenne tarvitsee ulkopuolisen toiminnantarkastajan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhdistyksen tilanteesta, säännöistä ja tarkastusaineiston laajuudesta.

Usein kysyttyä yhdistyksen toiminnantarkastajan valinnasta

Pitääkö yhdistyksen toiminnantarkastajan olla tilintarkastaja?

Ei yleensä. Toiminnantarkastajan ei tarvitse olla hyväksytty tilintarkastaja, ellei yhdistyksen säännöistä tai tilanteesta muuta johdu. Tilintarkastus ja toiminnantarkastus ovat eri tarkastusmuotoja.

Voiko yhdistyksen jäsen olla toiminnantarkastaja?

Yhdistyksen jäsen voi joissain tilanteissa toimia toiminnantarkastajana, jos hän on riippumaton eikä ole osallistunut tarkastettavaan taloudenhoitoon tai päätöksentekoon. Asia pitää arvioida tapauskohtaisesti.

Voiko hallituksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Hallituksen jäsen ei yleensä voi toimia riippumattomana toiminnantarkastajana, koska hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja päätöksenteosta. Tarkastaja arvioisi silloin omaa toimintaansa.

Voiko kirjanpitäjä toimia toiminnantarkastajana?

Jos kirjanpitäjä on laatinut tai olennaisesti valmistellut tarkastettavan kirjanpidon, hän ei yleensä ole riippumaton toiminnantarkastaja. Kirjanpidon tekeminen ja toiminnantarkastus kannattaa pitää erillään.

Milloin toiminnantarkastaja kannattaa valita?

Toiminnantarkastaja kannattaa valita hyvissä ajoin ennen tilinpäätöksen ja vuosikokouksen käsittelyä. Valinta tehdään tavallisesti yhdistyksen kokouksessa sääntöjen mukaisesti.

Tarvitseeko yhdistyksenne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan yhdistyksen säännöt, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhdistyksenne tarpeeseen.

Pyydä tarjous