Toiminnantarkastus hallituksen vaihtuessa

Taloyhtiön hallitus voi vaihtua yhtiökokouksessa kokonaan tai osittain. Uudelle hallitukselle voi silloin olla epäselvää, mitä tilikauden aikana on päätetty, missä vaiheessa keskeneräiset asiat ovat ja miten taloudenhoito on dokumentoitu.

Toiminnantarkastus voi auttaa hahmottamaan tätä kokonaisuutta. Tarkastuksessa ei johdeta taloyhtiötä eikä tehdä päätöksiä uuden hallituksen puolesta, vaan arvioidaan tarkastusaineiston perusteella, miltä taloudenhoito, hallinto ja dokumentointi näyttävät.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi hallituksen vaihdos korostaa dokumentointia?

Kun hallitus vaihtuu, tieto ei saa jäädä vain aiempien hallituksen jäsenten muistin varaan. Uuden hallituksen pitää pystyä jatkamaan yhtiön asioiden hoitoa asiakirjojen perusteella.

Tämä korostaa erityisesti:

• hallituksen pöytäkirjoja
• yhtiökokouksen pöytäkirjoja
• tilinpäätöstä
• kirjanpidon raportteja
• tiliotteita
• talousarviota
• vastikelaskelmia
• sopimuksia
• laina- ja korjausasiakirjoja
• keskeneräisten asioiden dokumentointia

Jos aineisto on selkeästi koottu, uusi hallitus näkee paremmin, mitä yhtiössä on päätetty ja mitä asioita pitää jatkaa. Jos aineisto on hajallaan, hallituksen vaihdos voi aiheuttaa tarpeetonta selvittelyä.

Toiminnantarkastus antaa ulkopuolisen näkökulman

Toiminnantarkastuksessa arvioidaan taloyhtiön taloudenhoitoa ja hallintoa tarkastusaineiston perusteella. Hallituksen vaihtuessa ulkopuolinen näkökulma voi olla hyödyllinen, koska uusi hallitus ei välttämättä tunne aiemman tilikauden tapahtumia yksityiskohtaisesti.

Tarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko tilinpäätös ja kirjanpidon aineisto ymmärrettävästi koottu
• näkyvätkö hallituksen päätökset pöytäkirjoissa
• onko yhtiökokouksen päätökset dokumentoitu
• miten vastikkeet, maksut ja talousarvio näkyvät aineistossa
• onko lainoista, urakoista tai sopimuksista riittävä dokumentointi
• muodostuuko taloudenhoidosta ja hallinnosta johdonmukainen kokonaiskuva

Toiminnantarkastaja ei arvioi asioita uuden tai vanhan hallituksen näkökulmasta, vaan tarkastusaineiston perusteella.

Toiminnantarkastus ei siirrä vastuuta uudelle hallitukselle tai tarkastajalle

Hallituksen vaihtuminen ei muuta sitä, että kukin hallitus vastaa omasta toiminnastaan ja päätöksenteostaan. Toiminnantarkastaja ei ota hallituksen vastuuta itselleen eikä päätä, miten keskeneräiset asiat pitää ratkaista.

Uusi hallitus vastaa siitä, miten se jatkaa yhtiön asioiden hoitamista valintansa jälkeen. Toiminnantarkastus voi kuitenkin auttaa tunnistamaan, mitä aineistosta käy ilmi ja missä kohdissa dokumentointi voi vaatia tarkennusta.

Tämä roolijako on tärkeä:

• vanha hallitus vastaa toiminnastaan omalta toimikaudeltaan
• uusi hallitus vastaa asioiden hoitamisesta valintansa jälkeen
• toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineistoa jälkikäteen
• yhtiökokous käsittelee tilinpäätöksen, kertomuksen ja vastuuvapauden

Toiminnantarkastajan roolia rajataan tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?. Vastuun rajoja käsitellään myös artikkelissa Toiminnantarkastajan vastuu taloyhtiössä.

Mitä uuden hallituksen kannattaa tarkistaa?

Uuden hallituksen kannattaa muodostaa mahdollisimman nopeasti kokonaiskuva taloyhtiön tilanteesta. Toiminnantarkastusta varten koottu aineisto voi auttaa myös tässä.

Uuden hallituksen kannattaa tarkistaa ainakin:

• viimeisin tilinpäätös
• talousarvio
• vastikepäätökset
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• lainat ja lainanhoitotilanne
• keskeneräiset korjaukset
• voimassa olevat sopimukset
• vakuutukset
• mahdolliset riita- tai reklamaatioasiat
• toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan valinta
• yhtiöjärjestyksen olennaiset määräykset

Kaikkea ei tarvitse ratkaista heti, mutta asiakirjojen avulla uusi hallitus voi hahmottaa, mitkä asiat ovat valmiita, mitkä keskeneräisiä ja mitkä vaativat päätöksiä.

Pöytäkirjat ovat hallituksen vaihdoksessa keskeisiä

Pöytäkirjat kertovat, mitä taloyhtiössä on päätetty. Hallituksen vaihtuessa niillä on erityinen merkitys, koska uusi hallitus ei välttämättä ole ollut mukana aiemmissa keskusteluissa tai valmistelussa.

Hyvästä pöytäkirjasta käy ilmi:

• mitä asiaa käsiteltiin
• mitä päätettiin
• milloin päätös tehtiin
• kuka osallistui päätöksentekoon
• liittyykö päätökseen kustannuksia tai sopimuksia
• jäikö asia jatkovalmisteluun
• kuka vastaa seuraavista vaiheista

Jos pöytäkirjoissa on vain hyvin yleisiä kirjauksia, uuden hallituksen voi olla vaikea jatkaa asioita sujuvasti. Toiminnantarkastuksessa tämä voi näkyä niin, että päätöksenteon taustaa joudutaan selvittämään erikseen.

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Taloudenhoidon jatkuvuus

Hallituksen vaihtuessa taloudenhoidon jatkuvuus on tärkeää. Uuden hallituksen pitää tietää, miten vastikkeet on päätetty, missä pankkitilit ovat, kuka hoitaa laskuja ja millaisia maksuja taloyhtiöllä on odotettavissa.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta taloudenhoidon jatkuvuutta voidaan arvioida tarkastusaineistosta. Tärkeää on, että kirjanpidon raportit, tiliotteet, vastikelaskelmat ja päätökset muodostavat ymmärrettävän kokonaisuuden.

Jos esimerkiksi vastikkeita on muutettu, ylimääräisiä vastikkeita on kerätty tai korjaushanketta on rahoitettu lainalla, uuden hallituksen pitää pystyä näkemään päätösten ja maksujen yhteys asiakirjoista.

Keskeneräiset asiat kannattaa dokumentoida

Hallituksen vaihtuessa ongelmia syntyy usein keskeneräisistä asioista. Korjaus voi olla suunnitteilla, tarjouspyyntö kesken, sopimus neuvottelussa tai reklamaatio hoitamatta. Jos näitä ei ole dokumentoitu selkeästi, uusi hallitus joutuu aloittamaan selvityksen alusta.

Keskeneräisistä asioista kannattaa dokumentoida esimerkiksi:

• mitä asia koskee
• mitä on jo päätetty
• mitä tarjouksia tai selvityksiä on saatu
• kuka on ollut yhteydessä palveluntarjoajiin
• mitä kustannuksia on arvioitu
• mitä seuraavaksi pitää tehdä
• tarvitaanko yhtiökokouksen päätös

Toiminnantarkastuksessa keskeneräiset asiat voivat näkyä esimerkiksi pöytäkirjoissa, sopimuksissa, laskuissa tai tilinpäätöksen liitetiedoissa. Mitä selkeämmin ne on dokumentoitu, sitä helpompi kokonaisuutta on arvioida.

Tarkastusaineisto auttaa uutta hallitusta

Hyvä tarkastusaineisto ei ole hyödyllinen vain toiminnantarkastajalle. Se auttaa myös uutta hallitusta pääsemään kiinni taloyhtiön tilanteeseen.

Tarkastusaineistoon kuuluu usein esimerkiksi:

• tilinpäätös
• tuloslaskelma ja tase
• pääkirja ja päiväkirja
• tiliotteet
• tositteet tarvittavilta osin
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• talousarvio
• vastikelaskelmat
• laina-asiakirjat
• urakka- ja sopimusasiakirjat
• yhtiöjärjestys
• aiemmat toiminnantarkastus- tai tilintarkastuskertomukset

Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Toiminnantarkastuskertomus ja vastuuvapaus

Hallituksen vaihtuessa yhtiökokouksessa käsitellään usein myös vastuuvapautta aiemmalle hallitukselle. Toiminnantarkastuskertomus voi tukea tätä päätöksentekoa antamalla osakkaille ulkopuolisen näkökulman tilikauden taloudenhoitoon ja hallintoon.

Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan päätä vastuuvapaudesta. Päätöksen tekee yhtiökokous. Tarkastuskertomus on osa kokouksen käytettävissä olevaa aineistoa.

Jos tarkastuksessa nousee esiin olennaisia huomioita, yhtiökokous voi käsitellä niitä vastuuvapauden tai tilinpäätöksen yhteydessä. Tässäkin on tärkeää, että taloyhtiön päätöksenteko ja pöytäkirjat ovat selkeitä.

Milloin hallituksen vaihdos voi lisätä tarkastuksen tarvetta?

Hallituksen vaihdos ei yksin tarkoita, että taloyhtiössä olisi erityinen ongelma. Se voi kuitenkin olla hyvä hetki arvioida, onko taloudenhoito ja dokumentointi riittävän selkeää.

Tarkastuksen tarve voi korostua esimerkiksi, jos:

• hallitus vaihtuu kokonaan
• aiempi hallitus on hoitanut asioita hyvin epämuodollisesti
• taloyhtiössä on ollut isoja korjauksia
• pöytäkirjoja puuttuu tai ne ovat niukkoja
• osakkailla on kysymyksiä taloudenhoidosta
• yhtiössä on vaihtunut kirjanpitäjä tai isännöitsijä
• lainoista, vastikkeista tai hankkeista on epäselvyyttä
• uusi hallitus haluaa ulkopuolisen näkökulman tilanteeseen

Toiminnantarkastus ei ole tutkimus kaikkeen mahdolliseen, mutta se voi auttaa jäsentämään tilikauden aineistoa ja päätöksentekoa.

Toiminnantarkastus ei ole perehdytyspalvelu

Vaikka toiminnantarkastus voi auttaa uutta hallitusta hahmottamaan kokonaisuutta, se ei ole hallituksen perehdytyspalvelu. Toiminnantarkastaja ei opeta uutta hallitusta hoitamaan taloyhtiötä, tee tehtävälistaa tai järjestä hallinnon työnjakoa.

Tarkastuksen tehtävä on arvioida aineistoa. Uuden hallituksen perehdytys, työnjako ja käytännön hallinto kuuluvat hallituksen omaan työhön tai tarvittaessa erillisen asiantuntija-avun piiriin.

Tämä rajaus kannattaa pitää selkeänä, jotta toiminnantarkastukselta odotetaan oikeita asioita.

Miten hallitus voi valmistautua vaihdokseen?

Hallituksen vaihdokseen kannattaa valmistautua kokoamalla keskeinen aineisto yhteen ennen yhtiökokousta tai pian sen jälkeen. Tämä helpottaa sekä toiminnantarkastusta että uuden hallituksen työtä.

Hyviä käytännön toimia ovat esimerkiksi:

• koota viimeisin tilinpäätös ja kirjanpidon raportit
• varmistaa, että pöytäkirjat ovat tallessa
• listata keskeneräiset asiat
• koota sopimukset ja lainatiedot
• varmistaa pankki- ja käyttöoikeudet
• kirjata, kuka hoitaa mitäkin asiaa
• varmistaa, että toiminnantarkastajan valinta näkyy pöytäkirjassa
• toimittaa tarkastusaineisto sovitussa muodossa

Kun aineisto on koottu selkeästi, sekä tarkastus että hallituksen vaihdos sujuvat yleensä paremmin.

Yhteenveto

Hallituksen vaihtuessa taloyhtiössä korostuu se, miten päätöksenteko, taloudenhoito ja keskeneräiset asiat on dokumentoitu. Uusi hallitus tarvitsee asiakirjoihin perustuvan kokonaiskuvan yhtiön tilanteesta.

Toiminnantarkastus voi auttaa hahmottamaan, miltä taloyhtiön talous ja hallinto näyttävät tarkastusaineiston perusteella. Se ei kuitenkaan siirrä vastuuta tarkastajalle eikä korvaa uuden hallituksen omaa perehtymistä ja päätöksentekoa.

Jos taloyhtiönne hallitus on vaihtunut tai vaihtumassa ja haluatte arvioida tarkastusaineiston laajuutta, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä toiminnantarkastuksesta hallituksen vaihtuessa

Tarvitaanko toiminnantarkastus aina, kun hallitus vaihtuu?

Ei aina. Hallituksen vaihdos ei yksin ratkaise tarkastustarvetta. Toiminnantarkastus voi kuitenkin olla hyödyllinen, jos taloudenhoidosta, päätöksenteosta tai dokumentoinnista halutaan ulkopuolinen näkökulma.

Auttaako toiminnantarkastus uutta hallitusta?

Toiminnantarkastus voi auttaa uutta hallitusta hahmottamaan, miltä taloudenhoito ja hallinto näyttävät tarkastusaineiston perusteella. Se ei kuitenkaan korvaa hallituksen omaa perehtymistä yhtiön asioihin.

Mitä aineistoa hallituksen vaihtuessa kannattaa koota?

Keskeisiä asiakirjoja ovat tilinpäätös, kirjanpidon raportit, tiliotteet, hallituksen pöytäkirjat, yhtiökokouksen pöytäkirjat, talousarvio, vastikelaskelmat, sopimukset ja keskeneräisiä asioita koskevat asiakirjat.

Päätetäänkö vastuuvapaus toiminnantarkastuskertomuksen perusteella?

Vastuuvapaudesta päättää yhtiökokous. Toiminnantarkastuskertomus voi tukea päätöksentekoa, mutta se ei korvaa yhtiökokouksen omaa harkintaa.

Voiko toiminnantarkastaja perehdyttää uuden hallituksen?

Varsinainen toiminnantarkastus ei ole perehdytyspalvelu. Toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineistoa, mutta ei johda hallituksen työtä tai järjestä taloyhtiön hallintoa.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous