Toiminnantarkastus ja taloyhtiön sopimukset

Taloyhtiön sopimukset voivat olla tärkeä osa toiminnantarkastuksen tarkastusaineistoa. Sopimuksista voi käydä ilmi, mihin taloyhtiö on sitoutunut, millaisia kuluja sopimuksista aiheutuu ja miten hallitus tai yhtiökokous on käsitellyt talouden kannalta olennaisia asioita.

Toiminnantarkastaja ei neuvottele sopimuksia taloyhtiön puolesta eikä arvioi sopimuksen kaupallista tarkoituksenmukaisuutta. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyvätkö olennaiset sopimukset, niihin liittyvät päätökset ja sopimuksista aiheutuvat kulut tarkastusaineistossa ymmärrettävällä tavalla.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi sopimukset voivat olla osa toiminnantarkastusta?

Taloyhtiön sopimukset liittyvät usein suoraan yhtiön taloudenhoitoon ja hallintoon. Sopimuksista voi syntyä toistuvia kuluja, pitkäaikaisia vastuita tai merkittäviä päätöksiä, jotka vaikuttavat osakkaiden maksuihin.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta sopimukset voivat olla olennaisia esimerkiksi silloin, kun ne liittyvät:

• isännöintiin
• kiinteistöhuoltoon
• siivoukseen
• vakuutuksiin
• lainoihin
• urakoihin
• korjauksiin
• energiaan tai lämmitykseen
• taloyhtiön käyttöpalveluihin
• pitkäaikaisiin ylläpitosopimuksiin

Kaikkia pieniä tai tavanomaisia sopimuksia ei tarvitse tarkastella samalla laajuudella. Olennaista on, liittyykö sopimus taloyhtiön talouden, päätöksenteon tai hallinnon kokonaisuuteen.

Sopimukset ja hallituksen päätöksenteko

Taloyhtiön hallitus tekee usein sopimuksiin liittyviä päätöksiä. Hallitus voi päättää esimerkiksi huoltosopimuksesta, vakuutuksesta, pienemmästä korjaustyöstä tai palveluntarjoajan vaihtamisesta. Joissain asioissa päätös voi kuulua yhtiökokoukselle, jos kyse on taloyhtiön kannalta suuresta tai poikkeuksellisesta asiasta.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, näkyykö sopimuksiin liittyvä päätöksenteko pöytäkirjoissa. Tarkastaja voi tarkastusaineiston perusteella katsoa, onko sopimuksen taustalla päätös, miten asia on dokumentoitu ja miten sopimuksesta aiheutuvat kulut näkyvät kirjanpidossa.

Hyvästä tarkastusaineistosta käy yleensä ilmi:

• mitä sopimusta asia koskee
• kuka sopimuksesta on päättänyt
• milloin päätös on tehty
• liittyykö sopimukseen tarjous tai kustannusarvio
• miten sopimuksen kulut näkyvät taloyhtiön kirjanpidossa
• onko asia kuulunut hallituksen vai yhtiökokouksen päätettäväksi
• onko sopimuksella vaikutusta vastikkeisiin tai talousarvioon

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Toistuvat sopimuskulut näkyvät kirjanpidossa

Moni taloyhtiön sopimus aiheuttaa toistuvia kuluja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi isännöinti, huolto, siivous, vakuutukset, pankkipalvelut, jätehuolto, lämmitys tai muut jatkuvat palvelut.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten nämä kulut näkyvät kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä. Tarkastuksen kannalta olennaista ei yleensä ole jokaisen pienen laskun yksityiskohtainen läpikäynti, vaan kokonaiskuva siitä, ovatko taloyhtiön sopimuksiin liittyvät kulut ymmärrettävästi esitettyjä ja päätöksentekoon liitettävissä.

Jos sopimuksen kustannukset ovat muuttuneet olennaisesti, hallituksen kannattaa varmistaa, että muutos on dokumentoitu. Esimerkiksi palveluntarjoajan vaihtaminen, hinnankorotus tai uusi sopimus voi olla asia, jonka tausta on hyvä löytyä pöytäkirjoista tai muusta aineistosta.

Urakat ja suuremmat hankinnat

Urakat ja suuremmat hankinnat ovat usein toiminnantarkastuksessa merkittäviä, koska ne voivat vaikuttaa taloyhtiön talouteen paljon. Kyse voi olla esimerkiksi vesikatosta, julkisivusta, putkista, pihan kunnostuksesta, lämmitysjärjestelmästä tai muusta taloyhtiön kannalta olennaisesta työstä.

Tarkastusaineistossa olisi hyvä näkyä esimerkiksi:

• miten urakka on valmisteltu
• onko tarjouksia pyydetty
• kuka on päättänyt urakasta
• tarvitaanko yhtiökokouksen päätös
• mihin sopimukseen tai tilaukseen työ perustuu
• miten kustannukset näkyvät kirjanpidossa
• miten urakka on rahoitettu
• onko lainasta tai ylimääräisestä vastikkeesta päätetty

Toiminnantarkastaja ei toimi urakan valvojana eikä arvioi teknisesti, onko työ tehty oikein. Tarkastuksen näkökulma on hallinnossa, päätöksenteossa, taloudessa ja dokumentoinnissa.

Sopimukset ja talousarvio

Taloyhtiön sopimukset vaikuttavat usein talousarvioon. Jos palvelusopimusten hinnat nousevat, uusi sopimus tehdään tai merkittävä urakka alkaa, sillä voi olla vaikutusta vastikkeisiin ja yhtiön maksuvalmiuteen.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, näkyvätkö sopimuksiin liittyvät kulut talousarviossa ja tilinpäätöksessä ymmärrettävästi. Jos yhtiökokous on päättänyt vastikkeista, talousarviosta tai rahoituksesta, päätösten pitäisi näkyä pöytäkirjoissa.

Hallituksen kannattaa varmistaa, että talousarvio, vastikepäätökset ja sopimuksiin liittyvät kulut muodostavat ymmärrettävän kokonaisuuden. Tämä auttaa sekä toiminnantarkastajaa että osakkaita hahmottamaan, mihin yhtiön varoja käytetään.

Sopimusten säilyttäminen ja löydettävyys

Sopimukset eivät auta tarkastuksessa, jos niitä ei löydy. Taloyhtiön kannattaa säilyttää olennaiset sopimukset niin, että hallitus, isännöitsijä ja tarvittaessa toiminnantarkastaja voivat löytää ne.

Hyvä käytäntö voi olla, että sopimukset on koottu esimerkiksi:

• isännöintisopimuksiin
• huoltosopimuksiin
• vakuutuksiin
• lainasopimuksiin
• urakka-asiakirjoihin
• energiasopimuksiin
• muihin jatkuviin palvelusopimuksiin

Sähköinen arkisto voi helpottaa kokonaisuuden hallintaa, mutta tärkeintä on, että sopimukset ovat saatavilla. Jos hallitus vaihtuu, sopimusten selkeä säilytys auttaa myös uutta hallitusta hahmottamaan taloyhtiön tilanteen.

Sopimukset hallituksen vaihtuessa

Hallituksen vaihtuessa sopimusten merkitys korostuu. Uuden hallituksen pitää tietää, mihin taloyhtiö on sitoutunut, milloin sopimukset päättyvät, mitä ne maksavat ja kuka sopimuksia käytännössä seuraa.

Toiminnantarkastuksessa sopimukset voivat auttaa hahmottamaan, miten aiempi hallitus on hoitanut taloyhtiön asioita ja miten päätökset näkyvät taloudessa. Jos sopimuksia ei löydy tai niiden taustalla olevat päätökset puuttuvat pöytäkirjoista, uusi hallitus voi joutua selvittämään asioita jälkikäteen.

Hallituksen vaihdosta käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus hallituksen vaihtuessa.

Toiminnantarkastaja ei kilpailuta sopimuksia

Toiminnantarkastus ei tarkoita, että toiminnantarkastaja kilpailuttaisi taloyhtiön sopimuksia tai arvioisi markkinahintoja. Sopimusten kilpailuttaminen, neuvottelu ja hyväksyminen kuuluvat hallituksen tai yhtiökokouksen päätöksentekoon.

Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, miten sopimuksiin liittyvä päätöksenteko on dokumentoitu. Jos hallitus on vaihtanut palveluntarjoajaa tai tehnyt taloyhtiön kannalta merkittävän sopimuksen, tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi, miten asia on käsitelty.

Toiminnantarkastajan roolia rajataan tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Mitä sopimuksia toiminnantarkastaja yleensä tarvitsee?

Kaikkia taloyhtiön sopimuksia ei välttämättä tarvitse toimittaa toiminnantarkastajalle, jos niillä ei ole merkitystä tarkastettavan tilikauden kannalta. Olennaiset sopimukset kannattaa kuitenkin liittää tarkastusaineistoon.

Tarkastuksessa voidaan tarvita esimerkiksi:

• isännöintisopimus
• kiinteistöhuollon sopimus
• vakuutuskirjat tai vakuutussopimukset
• lainasopimukset
• urakkasopimukset
• suurempien hankintojen sopimukset
• energiasopimukset, jos niillä on olennainen vaikutus kuluihin
• palvelusopimukset, joista aiheutuu merkittäviä tai toistuvia kuluja

Tarkka tarve riippuu taloyhtiön koosta, tilikauden tapahtumista ja siitä, millaisia päätöksiä yhtiössä on tehty. Tarkastusaineiston kokonaisuutta käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Sopimus ei yksin riitä, päätös pitää dokumentoida

Sopimus kertoo, mihin taloyhtiö on sitoutunut. Toiminnantarkastuksen näkökulmasta olennaista on usein myös se, miten sopimukseen päädyttiin ja kuka siitä päätti.

Jos taloyhtiöllä on sopimus, mutta päätöstä ei löydy hallituksen tai yhtiökokouksen pöytäkirjasta, asian tausta voi jäädä epäselväksi. Tämä ei automaattisesti tarkoita, että sopimus olisi virheellinen, mutta se voi vaikeuttaa hallinnon ja päätöksenteon arviointia.

Siksi sopimuksiin liittyvät päätökset kannattaa kirjata pöytäkirjoihin. Erityisesti suurempien sopimusten, urakoiden ja pitkäaikaisten sitoumusten kohdalla dokumentointi on tärkeää.

Sopimukset ja osakkaiden tiedonsaanti

Osakkaat eivät välttämättä näe kaikkia taloyhtiön sopimuksia, mutta sopimuksista aiheutuvat kulut näkyvät usein talousarviossa, vastikkeissa ja tilinpäätöksessä. Siksi sopimuksiin liittyvä päätöksenteko vaikuttaa myös osakkaiden tiedonsaantiin.

Toiminnantarkastus voi antaa osakkaille ulkopuolisen näkökulman siihen, miten sopimukset ja niihin liittyvät päätökset näkyvät taloyhtiön asiakirjoissa. Jos sopimuksista aiheutuu merkittäviä kuluja, niiden taustan pitäisi olla ymmärrettävissä taloyhtiön hallinnon asiakirjoista.

Selkeä dokumentointi auttaa välttämään tilanteita, joissa osakkaat näkevät vain kulun tilinpäätöksessä mutta eivät ymmärrä, mihin päätökseen tai sopimukseen se liittyy. Tyypillisiä havaintoja dokumentoinnista käsitellään artikkelissa Yleisimmät havainnot toiminnantarkastuksessa taloyhtiöissä.

Yhteenveto

Taloyhtiön sopimukset voivat olla tärkeä osa toiminnantarkastuksen tarkastusaineistoa. Sopimukset kertovat, mihin yhtiö on sitoutunut, millaisia kuluja niistä aiheutuu ja miten päätökset näkyvät taloudenhoidossa.

Toiminnantarkastaja ei neuvottele, kilpailuta tai hyväksy sopimuksia taloyhtiön puolesta. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyvätkö olennaiset sopimukset, niihin liittyvät päätökset ja sopimuksista aiheutuvat kulut asiakirjoissa selkeästi.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä sopimuksia tai muuta aineistoa toiminnantarkastukseen tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä sopimuksista ja toiminnantarkastuksesta

Pitääkö kaikki taloyhtiön sopimukset toimittaa toiminnantarkastajalle?

Ei välttämättä kaikkia. Olennaiset sopimukset kannattaa toimittaa, jos ne liittyvät tilikauden taloudenhoitoon, merkittäviin kuluihin, urakoihin, lainoihin tai hallituksen päätöksentekoon.

Arvioiko toiminnantarkastaja, onko sopimus hyvä?

Toiminnantarkastaja ei yleensä arvioi sopimuksen kaupallista paremmuutta tai kilpailuta sopimuksia. Tarkastuksessa voidaan arvioida, miten sopimus näkyy taloudenhoidossa ja päätöksenteon dokumentoinnissa.

Tarvitaanko sopimuksesta hallituksen päätös?

Monet sopimukset kuuluvat hallituksen päätöksentekoon, mutta suuremmat tai poikkeukselliset asiat voivat edellyttää yhtiökokouksen päätöstä. Asia riippuu sopimuksen luonteesta, yhtiön tilanteesta ja päätöksen vaikutuksista.

Mitä jos sopimusta ei löydy?

Jos olennainen sopimus puuttuu tarkastusaineistosta, toiminnantarkastaja voi pyytää lisäselvityksiä. Hallituksen kannattaa selvittää, missä sopimus on ja miten siihen liittyvä päätös on dokumentoitu.

Voiko toiminnantarkastaja kilpailuttaa sopimukset?

Ei varsinaisessa toiminnantarkastuksessa. Sopimusten kilpailuttaminen ja neuvottelu ovat erillisiä tehtäviä, eivät toiminnantarkastajan tarkastusroolia.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous