Toiminnantarkastus pienessä taloyhtiössä

Pienessä taloyhtiössä hallitus ja osakkaat ovat usein lähellä yhtiön arkea. Päätöksiä tehdään käytännönläheisesti, kulut tunnetaan melko hyvin ja moni asia hoidetaan pienellä porukalla. Tämä ei kuitenkaan poista tarvetta selkeälle taloudenhoidolle, päätöksenteolle ja dokumentoinnille.

Toiminnantarkastus voi olla pienelle taloyhtiölle käytännöllinen tapa saada ulkopuolinen näkökulma yhtiön taloudenhoitoon ja hallintoon. Tarkastuksessa arvioidaan tarkastusaineiston perusteella esimerkiksi tilinpäätöstä, kirjanpidon raportteja, pöytäkirjoja, vastikkeita ja päätöksenteon dokumentointia.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi pieni taloyhtiö tarvitsee toiminnantarkastusta?

Pienessä taloyhtiössä päätöksenteko voi olla epämuodollisempaa kuin suuressa yhtiössä. Osakkaat voivat tuntea toisensa, hallituksen jäsenet voivat hoitaa asioita itse ja päätöksistä keskustellaan helposti myös kokousten ulkopuolella.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta olennaista on kuitenkin se, mitä asiakirjoista käy ilmi. Tarkastaja ei arvioi muistikuvia, vaan tarkastusaineistoa. Siksi myös pienessä taloyhtiössä on tärkeää, että päätökset, maksut ja tilinpäätös muodostavat ymmärrettävän kokonaisuuden.

Toiminnantarkastus voi auttaa arvioimaan esimerkiksi:

• miten taloudenhoito on dokumentoitu
• onko tilinpäätös ja kirjanpidon aineisto ymmärrettävää
• näkyvätkö päätökset pöytäkirjoissa
• onko vastikkeista ja talousarviosta päätetty
• miten hallituksen päätökset liittyvät maksuihin ja kirjanpitoon
• onko yhtiökokouksen päätökset dokumentoitu selkeästi

Pienessä taloyhtiössä toiminnantarkastus ei välttämättä ole laaja prosessi, mutta se voi tuoda tärkeän ulkopuolisen näkökulman.

Milloin toiminnantarkastus voi riittää pienessä taloyhtiössä?

Monessa pienessä taloyhtiössä toiminnantarkastus voi riittää silloin, kun tilintarkastajaa ei edellytetä lain, yhtiöjärjestyksen tai osakkaiden vaatimuksen perusteella. Lopullinen arvio riippuu aina taloyhtiön omasta tilanteesta ja yhtiöjärjestyksestä.

Usein toiminnantarkastus voi olla mahdollinen tarkastusmuoto, jos:

• taloyhtiössä on alle 30 osakashallinnassa olevaa huoneistoa
• yhtiöjärjestys ei edellytä tilintarkastajan valintaa
• osakkaat eivät vaadi tilintarkastajan valintaa lain mukaisesti
• yhtiön talous ja hallinto ovat melko selkeitä
• tarkastusaineisto on saatavilla
• yhtiössä halutaan ulkopuolinen arvio ilman tilintarkastuksen laajempaa prosessia

Toiminnantarkastuksen riittävyyttä käsitellään tarkemmin sivulla Milloin toiminnantarkastus riittää?.

Milloin pieni taloyhtiö voi tarvita tilintarkastajan?

Pieni taloyhtiö ei automaattisesti tarvitse tilintarkastajaa pelkän kokonsa vuoksi, mutta joissain tilanteissa tilintarkastaja voi silti olla tarpeen. Tämä voi johtua esimerkiksi yhtiöjärjestyksestä, osakkaiden vaatimuksesta tai yhtiön omasta tilanteesta.

Tilintarkastaja voi olla tarpeen esimerkiksi, jos:

• yhtiöjärjestys edellyttää tilintarkastajan valintaa
• osakkaat vaativat tilintarkastajaa lain mukaisesti
• yhtiön talous on poikkeuksellisen laaja tai monimutkainen
• yhtiössä on merkittäviä hankkeita, lainoja tai riitaisuuksia
• tarkastusmuodosta on epäselvyyttä

Jos taloyhtiö pohtii, tarvitaanko tilintarkastaja vai riittääkö toiminnantarkastaja, tarkastusmuotojen eroja käsitellään sivulla Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja?.

Mitä pienessä taloyhtiössä tarkastetaan?

Pienen taloyhtiön toiminnantarkastus perustuu yhtiön omaan tarkastusaineistoon. Tarkastuksessa voidaan käydä läpi esimerkiksi taloudenhoitoa, hallituksen päätöksentekoa ja yhtiökokouksen päätöksiä.

Tarkastusaineistoon kuuluu yleensä esimerkiksi:

• tilinpäätös
• tuloslaskelma ja tase
• pääkirja ja päiväkirja
• tiliotteet
• tositteet tarvittavilta osin
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• talousarvio
• vastikelaskelmat
• lainoihin, korjauksiin ja sopimuksiin liittyvät asiakirjat
• yhtiöjärjestys

Pienessä taloyhtiössä aineisto voi olla määrältään vähäisempi kuin suuressa yhtiössä. Tärkeintä on, että siitä muodostuu selkeä kuva yhtiön taloudenhoidosta ja päätöksenteosta.

Pöytäkirjojen merkitys pienessä taloyhtiössä

Pienessä taloyhtiössä moni asia voidaan käytännössä sopia nopeasti, mutta toiminnantarkastuksen kannalta päätösten pitäisi näkyä asiakirjoissa. Pöytäkirjat kertovat, mitä hallitus tai yhtiökokous on päättänyt.

Pöytäkirjoista voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko tilinpäätös käsitelty
• onko vastuuvapaudesta päätetty
• kuka on valittu hallitukseen
• kuka on valittu toiminnantarkastajaksi
• mitä vastikkeista on päätetty
• onko korjauksista tai hankinnoista päätetty
• miten talousarvio on käsitelty
• onko merkittävät asiat kirjattu ymmärrettävästi

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Vastikkeet, maksut ja talousarvio

Pienen taloyhtiön taloudenhoidossa vastikkeet, maksut ja talousarvio ovat usein keskeisiä. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vastikkeista on päätetty ja miten ne näkyvät taloyhtiön kirjanpidossa.

Tarkastuksessa voidaan kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen:

• mitä yhtiökokous on päättänyt vastikkeista
• onko vastikkeiden kertymä seurattavissa
• onko osakkailla maksamattomia vastikkeita
• miten talousarvio vertautuu toteutuneisiin kuluihin
• onko ylimääräisistä vastikkeista päätetty
• miten korjaus- tai rahoitusvastikkeet näkyvät aineistossa

Toiminnantarkastaja ei hoida vastikevalvontaa eikä tee talousarviota hallituksen puolesta. Hän arvioi tarkastusaineiston perusteella, miltä vastikerahoitus ja maksuliikenne näyttävät.

Korjaukset ja hankinnat pienessä taloyhtiössä

Pienessä taloyhtiössä yksittäinen korjaus tai hankinta voi olla yhtiön kokoon nähden merkittävä. Siksi päätösten ja kustannusten dokumentointi on tärkeää.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko korjauksesta päätetty hallituksessa tai yhtiökokouksessa
• löytyykö päätöksen taustalta tarjous, kustannusarvio tai sopimus
• miten lasku näkyy kirjanpidossa
• onko korjauksen rahoituksesta päätetty
• liittyykö asiaan laina, ylimääräinen vastike tai muu rahoitusjärjestely
• onko osakkaille tiedotettu päätöksistä yhtiökokouksen tai pöytäkirjojen kautta

Kaikkia pieniä korjauksia ei tarvitse käsitellä raskaasti. Mitä suurempi asia on taloyhtiön talouden tai osakkaiden kannalta, sitä tärkeämpää on, että päätös ja sen tausta ovat ymmärrettävästi dokumentoituja.

Toiminnantarkastus ei korvaa hallituksen vastuuta

Pienessä taloyhtiössä hallitus voi hoitaa paljon asioita itse. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että toiminnantarkastaja ottaisi hallituksen vastuuta itselleen.

Hallitus vastaa yhtiön asioiden hoitamisesta, päätöksenteosta ja siitä, että tarkastusaineisto on saatavilla. Toiminnantarkastaja arvioi aineistoa jälkikäteen.

Toiminnantarkastaja ei esimerkiksi:

• tee hallituksen päätöksiä
• laadi kirjanpitoa
• korjaa tilinpäätöstä hallituksen puolesta
• järjestä yhtiökokousta
• vastaa osakastiedotuksesta
• päätä vastuuvapaudesta
• ratkaise taloyhtiön sisäisiä riitoja

Toiminnantarkastajan roolia rajataan tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Miksi ulkopuolinen näkökulma voi olla hyödyllinen?

Pienessä taloyhtiössä hallitus ja osakkaat voivat olla samoja henkilöitä tai hyvin läheisessä yhteydessä toisiinsa. Tämä voi tehdä asioiden hoitamisesta joustavaa, mutta samalla ulkopuolinen näkökulma voi olla hyödyllinen.

Toiminnantarkastus voi auttaa osakkaita ja hallitusta hahmottamaan, miltä yhtiön taloudenhoito ja hallinto näyttävät asiakirjojen perusteella. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun hallitus vaihtuu, yhtiössä on tehty korjauksia tai osakkaat haluavat selkeämmän kuvan yhtiön taloudesta.

Ulkopuolinen toiminnantarkastaja ei tee päätöksiä hallituksen puolesta, mutta voi tarkastusaineiston perusteella arvioida, onko kokonaisuus dokumentoitu ymmärrettävästi.

Aineiston selkeys voi vaikuttaa hintaan

Pienen taloyhtiön toiminnantarkastuksen hinta riippuu yleensä yhtiön koosta, tarkastusaineiston määrästä ja siitä, kuinka selkeästi aineisto on saatavilla. Jos aineisto on sähköisessä muodossa ja yhtiön toiminta on suoraviivaista, tarkastus voidaan usein toteuttaa rajatumpana työnä.

Jos aineisto on hajallaan, pöytäkirjoja puuttuu tai kirjanpidossa on paljon selvittelyä, työn laajuus voi kasvaa. Siksi tarkastusaineisto kannattaa koota mahdollisimman selkeästi ennen tarkastuksen aloittamista.

Hinnan muodostumista kuvataan sivulla Toiminnantarkastuksen hinta.

Miten pieni taloyhtiö voi valmistautua toiminnantarkastukseen?

Pienen taloyhtiön kannattaa valmistautua toiminnantarkastukseen kokoamalla keskeiset asiakirjat yhteen. Aineiston ei tarvitse olla monimutkainen, mutta sen pitää antaa riittävä kuva yhtiön taloudenhoidosta ja päätöksenteosta.

Hyvä lähtökohta on koota:

• tilinpäätös
• kirjanpidon raportit
• tiliotteet
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• talousarvio
• vastikelaskelmat
• olennaiset sopimukset
• laina- ja korjausasiakirjat
• yhtiöjärjestys

Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?. Jos pieni taloyhtiö hoitaa paljon hallintoa itse, hyödyllinen lisänäkökulma löytyy myös artikkelista Toiminnantarkastus itseisännöidyssä taloyhtiössä.

Yhteenveto

Pienessä taloyhtiössä toiminnantarkastus voi olla käytännöllinen tapa saada ulkopuolinen näkökulma taloudenhoitoon, päätöksentekoon ja dokumentointiin. Tarkastus voi riittää silloin, kun tilintarkastajaa ei edellytetä lain, yhtiöjärjestyksen tai osakkaiden vaatimuksen perusteella.

Toiminnantarkastuksen hyöty riippuu paljon siitä, miten selkeästi taloyhtiön asiakirjat on koottu. Tilinpäätös, kirjanpidon raportit, pöytäkirjat, vastikkeet ja muut olennaiset asiakirjat muodostavat tarkastusaineiston, jonka perusteella kokonaisuutta arvioidaan.

Jos pieni taloyhtiönne tarvitsee toiminnantarkastajan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä pienen taloyhtiön toiminnantarkastuksesta

Tarvitseeko pieni taloyhtiö toiminnantarkastajan?

Monessa pienessä taloyhtiössä toiminnantarkastaja valitaan, jos tilintarkastajaa ei edellytetä. Asia kannattaa tarkistaa yhtiöjärjestyksestä ja taloyhtiön omasta tilanteesta.

Milloin pieni taloyhtiö tarvitsee tilintarkastajan?

Tilintarkastaja voi olla tarpeen esimerkiksi, jos yhtiöjärjestys edellyttää sitä, osakkaat vaativat tilintarkastajan valintaa lain mukaisesti tai yhtiön talous on poikkeuksellisen laaja.

Mitä aineistoa pieni taloyhtiö tarvitsee toiminnantarkastukseen?

Yleensä tarvitaan ainakin tilinpäätös, kirjanpidon raportit, tiliotteet, hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat, talousarvio, vastikelaskelmat ja yhtiöjärjestys.

Onko toiminnantarkastus halvempi kuin tilintarkastus?

Monessa pienessä taloyhtiössä toiminnantarkastus on kevyempi tarkastusmuoto kuin tilintarkastus. Hinta riippuu kuitenkin tarkastusaineiston määrästä ja yhtiön tilanteesta.

Voiko hallituksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Hallituksen jäsen ei yleensä voi toimia riippumattomana toiminnantarkastajana, koska hallitus vastaa yhtiön päätöksenteosta ja hallinnosta. Riippumattomuus pitää arvioida tapauskohtaisesti.

Tarvitseeko pieni taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous