Mitä toiminnantarkastuskertomuksesta kannattaa katsoa?

Toiminnantarkastuskertomus on taloyhtiön yhtiökokouksen kannalta tärkeä asiakirja. Se liittyy yleensä tilinpäätöksen, hallinnon ja vastuuvapauden käsittelyyn. Kertomus antaa osakkaille ulkopuolisen näkökulman siihen, miltä taloyhtiön taloudenhoito, päätöksenteko ja dokumentointi näyttävät tarkastusaineiston perusteella.

Kertomusta ei kannata lukea irrallisena asiakirjana. Se on osa laajempaa kokonaisuutta, johon kuuluvat tilinpäätös, hallituksen pöytäkirjat, yhtiökokouksen pöytäkirjat, talousarvio, vastikepäätökset ja muu tarkastusaineisto.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Mikä toiminnantarkastuskertomus on?

Toiminnantarkastuskertomus on toiminnantarkastajan antama kertomus tarkastuksen perusteella. Siinä toiminnantarkastaja esittää tarkastuksen kannalta olennaisen näkökulman taloyhtiön taloudenhoitoon ja hallintoon.

Kertomus perustuu siihen aineistoon, joka toiminnantarkastajalle on toimitettu. Toiminnantarkastaja ei johda taloyhtiötä, tee päätöksiä hallituksen puolesta tai laadi kirjanpitoa uudelleen. Hän arvioi jälkikäteen, millainen kokonaiskuva tarkastusaineistosta muodostuu.

Toiminnantarkastuskertomus voi olla lyhytkin, jos taloyhtiön toiminta ja tarkastusaineisto ovat selkeitä. Lyhyys ei kuitenkaan tarkoita, että kertomuksella ei olisi merkitystä. Se liittyy yleensä siihen, miten osakkaat arvioivat tilinpäätöstä ja hallinnon käsittelyä yhtiökokouksessa. Toiminnantarkastuskertomusta käsitellään laajemmin artikkelissa Toiminnantarkastuskertomus taloyhtiössä ja esimerkkirakennetta artikkelissa Toiminnantarkastuskertomus malli taloyhtiölle.

Mitä kertomuksesta kannattaa tarkistaa ensimmäisenä?

Ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa, mitä tilikautta kertomus koskee ja mihin taloyhtiöön se liittyy. Tämä kuulostaa itsestään selvältä, mutta käytännössä yhtiökokousaineistossa voi olla useita asiakirjoja, ja päivämäärät kannattaa varmistaa.

Kertomuksesta kannattaa katsoa ainakin:

• mitä taloyhtiötä kertomus koskee
• mitä tilikautta tarkastus koskee
• kuka toiminnantarkastuskertomuksen on antanut
• milloin kertomus on päivätty
• viitataanko kertomuksessa tilinpäätökseen
• onko kertomuksessa huomioita tai huomautuksia
• liittyykö kertomus yhtiökokouksen käsiteltäviin asioihin

Jos jokin perustieto on epäselvä, hallituksen kannattaa selvittää asia ennen yhtiökokousta tai viimeistään kokouksessa.

Kertomus pitää lukea yhdessä tilinpäätöksen kanssa

Toiminnantarkastuskertomus liittyy tavallisesti tilinpäätökseen. Kertomus ei korvaa tilinpäätöksen lukemista, eikä tilinpäätös yksin kerro kaikkea hallinnon dokumentoinnista. Asiakirjat täydentävät toisiaan.

Tilinpäätöksestä nähdään taloyhtiön tulot, menot, varat, velat ja tilikauden tulos. Toiminnantarkastuskertomus antaa näkökulman siihen, miten taloudenhoitoa ja hallintoa on tarkastettu aineiston perusteella.

Osakkaan tai hallituksen jäsenen kannattaa lukea kertomuksen rinnalla ainakin:

• tuloslaskelma
• tase
• tase-erittelyt, jos ne ovat käytettävissä
• toimintakertomus tai hallituksen selvitys, jos sellainen laaditaan
• talousarvio
• vastikelaskelmat
• yhtiökokouksen päätökset
• hallituksen pöytäkirjat olennaisilta osin

Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Onko kertomuksessa huomioita?

Yksi tärkeimmistä asioista on tarkistaa, sisältääkö toiminnantarkastuskertomus huomioita tai huomautuksia. Huomio ei automaattisesti tarkoita vakavaa virhettä, mutta se kertoo, että toiminnantarkastaja on nostanut esiin asian, joka on tarkastuksen kannalta merkityksellinen.

Huomio voi liittyä esimerkiksi:

• puuttuvaan tarkastusaineistoon
• epäselvään pöytäkirjaan
• kirjanpidon ja tiliotteiden yhteyteen
• vastikepäätöksiin
• lainoihin tai rahoitusvastikkeisiin
• korjaushankkeisiin
• hallituksen päätöksentekoon
• yhtiöjärjestyksen huomioimiseen
• tilinpäätöksen käsittelyyn

Jos kertomuksessa on huomioita, hallituksen kannattaa ymmärtää, mitä ne koskevat ja miten asiaa on käsitelty. Toiminnantarkastajan havaintoja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastuksen havainnot taloyhtiössä ja käytännön jatkotoimia artikkelissa Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?.

Mitä kertomuksessa ei yleensä kerrota?

Toiminnantarkastuskertomus ei yleensä ole yksityiskohtainen raportti kaikista tarkastetuista asiakirjoista. Se ei välttämättä listaa jokaista laskua, tiliotetta, pöytäkirjaa tai tarkastuksen aikana esitettyä kysymystä.

Kertomus ei yleensä kerro:

• kaikkia tarkastuksen aikana käytyjä keskusteluja
• jokaista tarkastettua tositetta
• teknistä arviota korjaushankkeista
• vakuutusturvan kattavuutta
• sopimusten kaupallista paremmuutta
• oikeudellista ratkaisua riitatilanteisiin
• hallituksen tehtävälistaa tulevalle kaudelle

Tämä on normaalia. Toiminnantarkastuskertomuksen tarkoitus ei ole olla täydellinen selostus taloyhtiön kaikesta toiminnasta, vaan kertomus tarkastuksen kannalta olennaisista asioista.

Toiminnantarkastaja ei päätä vastuuvapaudesta

Toiminnantarkastuskertomus liittyy usein vastuuvapauden käsittelyyn, mutta toiminnantarkastaja ei päätä vastuuvapauden myöntämisestä. Päätöksen tekee yhtiökokous.

Kertomus voi auttaa osakkaita arvioimaan, miltä taloudenhoito ja hallinto näyttävät tarkastusaineiston perusteella. Osakkaat tekevät kuitenkin päätöksen yhtiökokouksessa käytettävissä olevan aineiston perusteella.

Roolijako on hyvä pitää selkeänä:

• hallitus vastaa yhtiön asioiden hoitamisesta ja aineiston valmistelusta
• toiminnantarkastaja antaa kertomuksen tarkastusaineiston perusteella
• yhtiökokous käsittelee tilinpäätöksen ja vastuuvapauden
• osakkaat tekevät päätöksen kokouksessa

Toiminnantarkastajan vastuuta käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastajan vastuu taloyhtiössä.

Miten hallituksen kannattaa suhtautua kertomukseen?

Hallituksen kannattaa lukea toiminnantarkastuskertomus ennen yhtiökokousta huolellisesti. Jos kertomuksessa on huomioita, hallituksen kannattaa varautua siihen, että osakkaat voivat kysyä niistä kokouksessa.

Hallituksen kannattaa tarkistaa esimerkiksi:

• mitä kertomuksessa todetaan
• liittyykö kertomukseen lisäkysymyksiä
• onko kaikki yhtiökokoukselle tarvittava aineisto valmiina
• pitääkö jokin huomio käsitellä hallituksen pöytäkirjassa
• onko osakkaille esitettävä lisäselvityksiä
• vaikuttaako jokin huomio vastuuvapauden tai tilinpäätöksen käsittelyyn

Jos kertomuksessa ei ole huomioita, hallituksen ei silti kannata pitää sitä pelkkänä muodollisuutena. Kertomus on osa sitä aineistoa, jonka perusteella osakkaat käsittelevät tilinpäätöstä ja hallintoa.

Miten osakkaan kannattaa lukea kertomusta?

Osakkaan kannattaa lukea toiminnantarkastuskertomus yhdessä muun yhtiökokousaineiston kanssa. Kertomus voi antaa ulkopuolisen näkökulman, mutta se ei korvaa osakkaan omaa perehtymistä käsiteltäviin asioihin.

Osakkaan kannattaa kiinnittää huomiota esimerkiksi:

• onko kertomuksessa huomioita
• koskevatko huomiot taloudenhoitoa, hallintoa vai dokumentointia
• miten kertomus liittyy tilinpäätökseen
• onko yhtiökokouksen päätöksille riittävä aineisto
• onko vastikkeista, lainoista tai korjaushankkeista selkeä tieto
• tarvitseeko jostain asiasta kysyä yhtiökokouksessa

Osakkaiden tiedonsaantia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja osakkaiden tiedonsaanti.

Jos kertomus on lyhyt, onko se ongelma?

Lyhyt toiminnantarkastuskertomus ei automaattisesti ole ongelma. Pienessä taloyhtiössä tarkastusaineisto voi olla rajallinen ja toiminta melko selkeää. Tällöin kertomus voi olla tiivis.

Olennaista on, että kertomus perustuu tehtyyn tarkastukseen ja että tarkastusaineisto on ollut riittävä kokonaisuuden arviointiin. Jos taloyhtiöllä on laaja talous, merkittäviä hankkeita, lainoja tai paljon epäselvää aineistoa, kertomuksen taustalla oleva työ voi olla laajempi.

Jos kertomus on hyvin niukka ja osakkailla on kysymyksiä, asioita voi kysyä yhtiökokouksessa. Hallituksen kannattaa varautua selittämään, mitä aineistoa tarkastuksessa on ollut käytettävissä.

Jos kertomuksessa on huomautus, mitä seuraavaksi?

Jos toiminnantarkastuskertomuksessa on huomautus tai olennainen huomio, hallituksen kannattaa käsitellä asia rauhallisesti. Ensimmäinen askel on ymmärtää, mitä huomautus koskee ja mihin aineistoon se perustuu.

Hallituksen kannattaa arvioida:

• koskeeko huomautus puuttuvaa aineistoa
• liittyykö se päätöksentekoon
• liittyykö se kirjanpitoon tai tilinpäätökseen
• onko asia jo selvitetty tarkastuksen aikana
• pitääkö asia käsitellä hallituksessa
• pitääkö asiasta antaa lisäselvitys yhtiökokoukselle
• vaikuttaako asia tulevan kauden toimintatapoihin

Kaikki huomiot eivät vaadi suuria toimenpiteitä, mutta olennaiset asiat kannattaa dokumentoida. Näin myöhemmin voidaan osoittaa, miten hallitus on suhtautunut havaintoon.

Kertomus ei korvaa hyvää tarkastusaineistoa

Toiminnantarkastuskertomus on lopputulos, mutta sen taustalla on tarkastusaineisto. Jos aineisto on selkeästi koottu, kertomuksen merkitys on helpompi ymmärtää. Jos aineisto on puutteellinen, myös kertomuksen lukeminen voi herättää kysymyksiä.

Hyvään tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• tilinpäätös
• pääkirja ja päiväkirja
• tiliotteet
• tositteet tarvittavilta osin
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• talousarvio
• vastikelaskelmat
• laina-asiakirjat
• sopimukset
• korjaushankkeiden asiakirjat
• yhtiöjärjestys

Toiminnantarkastuskertomuksen lukeminen on helpompaa, kun taustalla oleva aineisto on järjestetty ymmärrettävästi.

Milloin kertomusta kannattaa käsitellä hallituksessa?

Hallituksen kannattaa käsitellä toiminnantarkastuskertomus viimeistään ennen yhtiökokousta, jotta kokoukseen voidaan valmistautua. Jos kertomuksessa on huomioita, hallituksen kannattaa arvioida, miten niihin vastataan ja tarvitaanko lisäaineistoa.

Hallituksen käsittely voi olla tarpeen erityisesti, jos kertomuksessa viitataan:

• puutteelliseen aineistoon
• epäselviin pöytäkirjoihin
• vastikepäätöksiin
• lainoihin tai rahoitusvastikkeisiin
• korjaushankkeisiin
• tilinpäätöksen käsittelyyn
• hallituksen päätöksentekoon

Käsittely kannattaa dokumentoida hallituksen pöytäkirjaan, jos asia on olennainen. Tämä auttaa myöhemmin osoittamaan, että hallitus on arvioinut kertomuksessa esiin nousseet asiat.

Kertomus ja seuraavan tilikauden kehittäminen

Toiminnantarkastuskertomus voi auttaa taloyhtiötä myös seuraavaa tilikautta varten. Jos kertomuksessa on huomioita esimerkiksi pöytäkirjoista, tarkastusaineiston selkeydestä tai päätöksenteon dokumentoinnista, hallitus voi hyödyntää niitä jatkossa.

Käytännön parannuksia voivat olla esimerkiksi:

• pöytäkirjoihin kirjataan päätökset täsmällisemmin
• tarkastusaineisto kootaan ajoissa
• sopimukset ja urakka-asiakirjat arkistoidaan paremmin
• vastikepäätökset kirjataan selkeämmin
• talousarvion ja toteuman seuranta dokumentoidaan
• hallituksen vaihtuessa keskeneräiset asiat listataan

Näin toiminnantarkastus ei jää vain menneen tilikauden tarkastukseksi, vaan voi auttaa taloyhtiötä selkeyttämään hallintoa myös jatkossa.

Yhteenveto

Toiminnantarkastuskertomuksesta kannattaa katsoa ainakin, mitä tilikautta kertomus koskee, kuka sen on antanut, mihin aineistoon se liittyy ja sisältääkö se huomioita tai huomautuksia. Kertomus kannattaa lukea yhdessä tilinpäätöksen, pöytäkirjojen ja muun yhtiökokousaineiston kanssa.

Toiminnantarkastuskertomus ei päätä vastuuvapaudesta eikä korvaa hallituksen vastuuta. Se antaa osakkaille ulkopuolisen näkökulman taloyhtiön taloudenhoitoon, hallintoon ja dokumentointiin tarkastusaineiston perusteella.

Jos taloyhtiönne tarvitsee toiminnantarkastuskertomuksen yhtiökokousta varten, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä toiminnantarkastuskertomuksen lukemisesta

Mitä toiminnantarkastuskertomuksesta kannattaa katsoa ensin?

Ensimmäiseksi kannattaa tarkistaa, mitä taloyhtiötä ja tilikautta kertomus koskee, kuka kertomuksen on antanut ja onko siinä huomioita tai huomautuksia.

Pitääkö kertomus lukea yhdessä tilinpäätöksen kanssa?

Kyllä. Toiminnantarkastuskertomus liittyy yleensä tilinpäätöksen ja hallinnon käsittelyyn. Sitä kannattaa lukea yhdessä tilinpäätöksen, pöytäkirjojen ja muun kokousaineiston kanssa.

Tarkoittaako huomautus aina vakavaa virhettä?

Ei välttämättä. Huomautus tai huomio voi liittyä esimerkiksi puuttuvaan aineistoon, epäselvään dokumentointiin tai asiaan, joka vaatii hallitukselta lisäselvitystä.

Päättääkö toiminnantarkastaja vastuuvapaudesta?

Ei. Vastuuvapaudesta päättää yhtiökokous. Toiminnantarkastuskertomus on yksi päätöksenteon tausta-aineistoista.

Voiko lyhyt toiminnantarkastuskertomus olla riittävä?

Kyllä, jos taloyhtiön toiminta on selkeää ja tarkastusaineisto on rajallinen. Olennaista on, että kertomus perustuu tehtyyn tarkastukseen ja käytettävissä olleeseen aineistoon.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous