Toiminnantarkastus ja taloyhtiön korjaushankkeet

Taloyhtiön korjaushankkeet voivat olla toiminnantarkastuksessa olennaisia, koska ne vaikuttavat usein yhtiön talouteen, päätöksentekoon ja osakkaiden maksuvelvollisuuteen. Kyse voi olla pienemmästä kunnossapitotyöstä tai laajemmasta hankkeesta, joka liittyy lainaan, ylimääräiseen vastikkeeseen tai yhtiökokouksen päätökseen.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole valvoa rakennustyön teknistä toteutusta eikä arvioida, onko urakka tehty rakennusteknisesti oikein. Toiminnantarkastuksessa korjaushanketta tarkastellaan taloudenhoidon, päätöksenteon ja dokumentoinnin näkökulmasta.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi korjaushankkeet näkyvät toiminnantarkastuksessa?

Korjaushankkeet voivat olla taloyhtiön tilikauden merkittävimpiä tapahtumia. Ne voivat vaikuttaa vastikkeisiin, lainoihin, talousarvioon, maksuvalmiuteen ja yhtiökokouksen päätöksiin. Siksi toiminnantarkastuksessa voi olla tarpeen arvioida, miten hanke näkyy tarkastusaineistossa.

Tarkastuksessa voidaan kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen:

• onko hankkeesta tehty päätös hallituksessa tai yhtiökokouksessa
• miten päätös on dokumentoitu pöytäkirjaan
• onko tarjouksia, sopimuksia tai tilauksia saatavilla
• miten kustannukset näkyvät kirjanpidossa
• miten hanke on rahoitettu
• onko lainasta tai ylimääräisestä vastikkeesta päätetty
• vastaavatko maksut ja päätökset toisiaan
• onko osakkaille esitetty päätöksenteon kannalta olennainen tieto

Toiminnantarkastus ei tee hankkeesta teknistä kuntotarkastusta. Tarkastuksen näkökulma on siinä, näkyykö hanke taloyhtiön hallinnon ja talouden asiakirjoissa ymmärrettävästi.

Hallituksen ja yhtiökokouksen päätökset

Korjaushankkeessa ensimmäinen kysymys on usein se, kuka asiasta on päättänyt. Pienemmät kunnossapitotyöt voivat kuulua hallituksen päätettäviksi, mutta suuremmat tai osakkaiden maksuvelvollisuuteen olennaisesti vaikuttavat hankkeet voivat edellyttää yhtiökokouksen päätöstä.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida tarkastusaineiston perusteella, miten päätöksenteko on dokumentoitu. Pöytäkirjoista pitäisi käydä ilmi, mitä on päätetty, milloin päätös on tehty ja mihin päätös perustui.

Päätöksenteon arvioinnissa olennaisia asiakirjoja voivat olla esimerkiksi:

• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• hankesuunnitelmat tai selvitykset
• tarjoukset
• urakkasopimukset
• rahoituspäätökset
• vastikepäätökset
• talousarvio tai kustannusarvio

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Tarjoukset ja urakkasopimukset

Jos taloyhtiö on kilpailuttanut korjaushanketta tai pyytänyt tarjouksia, tarjouksiin liittyvä aineisto voi olla toiminnantarkastuksessa hyödyllistä. Tarkoitus ei ole arvioida, oliko valittu urakoitsija teknisesti sopivin, vaan ymmärtää, miten taloyhtiö on päätynyt päätökseen ja miten päätös liittyy kustannuksiin.

Tarkastusaineistossa voi olla esimerkiksi:

• tarjouspyynnöt
• saadut tarjoukset
• hallituksen tai yhtiökokouksen päätös tarjouksen hyväksymisestä
• urakkasopimus
• tilausvahvistus
• lisä- ja muutostöihin liittyvät asiakirjat
• maksuerätaulukko
• loppuselvitys, jos sellainen on laadittu

Jos hankkeesta aiheutuu merkittäviä kustannuksia, päätöksen ja sopimuksen välinen yhteys on hyvä dokumentoida. Tämä auttaa myöhemmin sekä hallitusta, osakkaita että toiminnantarkastajaa ymmärtämään hankkeen kulkua.

Taloyhtiön sopimuksia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön sopimukset.

Kustannukset ja kirjanpito

Korjaushankkeen kustannukset näkyvät taloyhtiön kirjanpidossa. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten kustannukset on esitetty ja liittyvätkö ne tarkastusaineistossa näkyviin päätöksiin.

Tarkastuksessa voi nousta esiin esimerkiksi kysymyksiä siitä:

• miten laskut on kirjattu
• mihin tilikauteen kustannukset kohdistuvat
• liittyvätkö maksut päätettyyn hankkeeseen
• onko kustannukset esitetty tilinpäätöksessä ymmärrettävästi
• onko hankkeeseen liittyviä ennakkomaksuja, siirtovelkoja tai jaksotuksia
• onko rahoitusvastikkeita tai lainaosuuksia käsitelty selkeästi
• onko hankkeen rahoituspäätös dokumentoitu

Toiminnantarkastaja ei tee kirjanpitoa uudelleen, mutta voi tarkastusaineiston perusteella arvioida, muodostuuko kustannuksista ja päätöksistä johdonmukainen kokonaiskuva.

Rahoitus, laina ja vastikkeet

Korjaushanke rahoitetaan usein vastikkeilla, yhtiölainalla tai näiden yhdistelmällä. Jos hankkeeseen liittyy laina tai ylimääräinen vastike, päätöksenteon dokumentointi korostuu.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko lainan nostosta päätetty asianmukaisesti
• onko rahoitusvastikkeista tai ylimääräisistä vastikkeista päätetty
• näkyykö laina kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä
• miten lainanhoitokulut on käsitelty
• onko osakkaille annettu mahdollisuus maksaa lainaosuus pois, jos tällainen järjestely on käytössä
• miten vastikkeiden kertymä näkyy aineistossa
• vastaako kirjanpito yhtiökokouksen päätöksiä

Rahoituksen dokumentointi on tärkeää, koska se vaikuttaa suoraan osakkaiden maksuihin. Jos päätökset ja maksut eivät yhdisty selkeästi, asia voi aiheuttaa epäselvyyttä myöhemmin.

Lisä- ja muutostyöt

Korjaushankkeissa tulee joskus lisä- ja muutostöitä. Ne voivat kasvattaa kustannuksia ja vaikuttaa siihen, mitä taloyhtiö on alun perin päättänyt. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, näkyvätkö lisä- ja muutostyöt tarkastusaineistossa.

Tarkastuksen kannalta voi olla olennaista, onko lisätyöt:

• käsitelty hallituksessa tai yhtiökokouksessa, jos asia on ollut olennainen
• hyväksytty sopimuksen tai urakan ehtojen mukaisesti
• dokumentoitu laskuilla tai tilauksilla
• kirjattu kirjanpitoon ymmärrettävästi
• rahoitettu päätösten mukaisesti

Kaikki pienet muutokset eivät vaadi raskasta dokumentointia. Mitä suurempi vaikutus lisätyöllä on kustannuksiin tai osakkaiden maksuihin, sitä tärkeämpää on, että päätös ja tausta näkyvät aineistossa.

Hallituksen vastuu korjaushankkeessa

Taloyhtiön hallitus vastaa siitä, että yhtiön asioita hoidetaan huolellisesti ja päätökset dokumentoidaan. Korjaushankkeessa tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tarjousten käsittelyä, sopimusten seurantaa, kustannusten arviointia ja yhtiökokouksen päätösten valmistelua.

Toiminnantarkastus ei siirrä tätä vastuuta tarkastajalle. Toiminnantarkastaja arvioi jälkikäteen, miltä hallituksen toiminta ja taloudenhoito näyttävät tarkastusaineiston perusteella.

Hallituksen kannattaa korjaushankkeen aikana varmistaa, että:

• päätökset kirjataan pöytäkirjoihin
• tarjoukset ja sopimukset säilytetään
• kustannusten muutokset dokumentoidaan
• rahoituksesta päätetään selkeästi
• osakkaille annettu tieto on jälkikäteen todennettavissa
• hankkeeseen liittyvät laskut ja maksut ovat seurattavissa

Toiminnantarkastajan roolia ja rajoja käsitellään artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Toiminnantarkastaja ei ole tekninen valvoja

Korjaushankkeissa on tärkeää erottaa hallinnollinen ja taloudellinen tarkastelu teknisestä valvonnasta. Toiminnantarkastaja ei arvioi, onko työ rakennusteknisesti oikein tehty, onko urakoitsijan työn laatu riittävä tai vastaako lopputulos teknisiä määräyksiä.

Näihin asioihin tarvitaan tarvittaessa teknistä asiantuntijaa, valvojaa, suunnittelijaa tai muuta rakennusalan ammattilaista.

Toiminnantarkastuksen näkökulma on eri. Se liittyy esimerkiksi siihen, miten hankkeesta on päätetty, miten kustannukset näkyvät kirjanpidossa ja miten asiakirjat on koottu tarkastusaineistoon.

Osakkaiden tiedonsaanti

Korjaushankkeet kiinnostavat osakkaita, koska ne voivat vaikuttaa asumiseen, kustannuksiin ja yhtiön tulevaan talouteen. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida tarkastusaineiston perusteella, miten päätöksenteko ja taloudenhoito näkyvät asiakirjoissa.

Osakkaiden tiedonsaannin kannalta olennaista on usein, että:

• yhtiökokouksen päätökset ovat selkeitä
• kustannusarviot ja rahoituspäätökset on dokumentoitu
• vastikepäätökset on kirjattu
• hankkeen vaikutus talouteen näkyy tilinpäätöksessä
• hallituksen päätökset ja jatkotoimet ovat pöytäkirjoissa
• keskeiset sopimukset ja tarjoukset ovat tarvittaessa jäljitettävissä

Selkeä dokumentointi ei poista kaikkia kysymyksiä, mutta se auttaa osakkaita ymmärtämään, miten hankkeeseen liittyvät päätökset on tehty.

Mitä aineistoa korjaushankkeesta kannattaa toimittaa?

Jos korjaushanke on ollut tilikauden aikana olennainen, toiminnantarkastajalle kannattaa toimittaa hankkeeseen liittyvä keskeinen aineisto.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• tarjoukset
• tarjousvertailut, jos sellaisia on laadittu
• urakkasopimus tai tilausvahvistus
• lisä- ja muutostöitä koskevat asiakirjat
• laskut ja maksuerät
• laina-asiakirjat
• rahoitus- ja vastikepäätökset
• talousarvio tai hankkeen kustannusarvio
• osakkaille toimitettu päätöksentekoaineisto

Tarkastusaineiston yleistä merkitystä käsitellään artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Mitä jos dokumentointi on puutteellista?

Jos korjaushankkeen dokumentointi on puutteellista, toiminnantarkastaja voi pyytää lisäaineistoa tai nostaa asian esiin tarkastuksessa. Puutteellinen dokumentointi ei automaattisesti tarkoita, että hanke olisi hoidettu väärin, mutta se voi vaikeuttaa päätöksenteon ja taloudenhoidon arviointia.

Esimerkiksi laskut voivat näkyä kirjanpidossa, mutta jos päätöstä hankkeesta ei löydy pöytäkirjoista, kokonaisuus jää epäselvemmäksi. Tai yhtiökokous on voinut päättää hankkeen rahoituksesta, mutta vastikepäätös on kirjattu niin yleisesti, että sen käytännön sisältöä pitää selvittää erikseen.

Toiminnantarkastajan huomiot kannattaa käsitellä rauhallisesti. Aihetta käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?. Tyypillisiä tarkastushavaintoja käsitellään artikkelissa Yleisimmät havainnot toiminnantarkastuksessa taloyhtiöissä.

Korjaushanke voi vaikuttaa tarkastuksen laajuuteen

Korjaushanke voi lisätä toiminnantarkastuksen työn määrää, jos hankkeeseen liittyy paljon aineistoa, rahoitusjärjestelyjä, lisätöitä tai epäselvää dokumentointia. Pienessä taloyhtiössä yksikin korjaushanke voi olla taloudellisesti merkittävä.

Tarkastuksen laajuuteen voi vaikuttaa esimerkiksi:

• hankkeen kustannus
• päätösten määrä
• rahoitusjärjestelyt
• urakkasopimukset
• lisä- ja muutostyöt
• lainat ja vastikkeet
• aineiston selkeys
• osakkaiden esittämät kysymykset

Siksi tarjouspyynnössä kannattaa kertoa, jos tarkastettavalla tilikaudella on ollut merkittäviä korjaushankkeita. Tämä auttaa arvioimaan tarkastuksen laajuutta.

Yhteenveto

Taloyhtiön korjaushankkeet voivat olla toiminnantarkastuksessa olennaisia, koska ne liittyvät usein päätöksentekoon, rahoitukseen, sopimuksiin ja osakkaiden maksuihin. Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole arvioida työn teknistä laatua, vaan tarkastella hankkeen taloudellista ja hallinnollista dokumentointia tarkastusaineiston perusteella.

Hallituksen kannattaa varmistaa, että korjaushankkeeseen liittyvät päätökset, tarjoukset, sopimukset, laskut, rahoituspäätökset ja vastikepäätökset ovat selkeästi saatavilla. Mitä paremmin aineisto on koottu, sitä helpompi kokonaisuutta on arvioida.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä aineistoa korjaushankkeen toiminnantarkastukseen tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä korjaushankkeista ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja korjaustyön laadun?

Ei. Toiminnantarkastaja ei ole tekninen valvoja. Tarkastuksessa arvioidaan korjaushankkeen taloudellista ja hallinnollista dokumentointia tarkastusaineiston perusteella.

Pitääkö kaikki urakkasopimukset toimittaa toiminnantarkastajalle?

Olennaiset urakkasopimukset kannattaa toimittaa, jos ne liittyvät tilikauden merkittäviin kuluihin, rahoitukseen tai päätöksentekoon. Pienten ja tavanomaisten asioiden tarve arvioidaan tilanteen mukaan.

Mitä jos korjaushankkeesta ei ole pöytäkirjapäätöstä?

Päätöksen puuttuminen voi vaikeuttaa hankkeen arviointia. Hallituksen kannattaa selvittää, miten hanke on päätetty ja mitä aineistoa asiasta on saatavilla.

Voiko korjaushanke vaikuttaa toiminnantarkastuksen hintaan?

Kyllä, jos hankkeeseen liittyy paljon aineistoa, rahoitusta, lisätöitä tai epäselvää dokumentointia. Tarkastuksen laajuus riippuu taloyhtiön tilanteesta ja tarkastusaineistosta.

Arvioiko toiminnantarkastaja, oliko urakoitsija sopivin valinta?

Ei varsinaisesti. Toiminnantarkastaja ei tee urakoitsijavertailua taloyhtiön puolesta. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyykö päätöksenteko, tarjoukset ja sopimus tarkastusaineistossa ymmärrettävästi.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous