Toiminnantarkastus ja taloyhtiön pankkitilit

Taloyhtiön pankkitilit ja tiliotteet ovat keskeinen osa toiminnantarkastuksen tarkastusaineistoa. Tiliotteista nähdään, miten taloyhtiön tulot ja menot ovat liikkuneet tilikauden aikana. Ne auttavat yhdistämään kirjanpidon, vastikkeet, laskut, lainanhoidon ja muut maksut samaan kokonaisuuteen.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole hoitaa taloyhtiön maksuliikennettä tai käyttää pankkitiliä. Tarkastuksessa arvioidaan jälkikäteen, miten pankkitilit, tiliotteet ja kirjanpito näyttäytyvät tarkastusaineiston perusteella.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi pankkitilit ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?

Taloyhtiön pankkitileillä näkyvät käytännössä yhtiön rahaliikenteen tapahtumat. Vastikkeet tulevat tilille, ostolaskut maksetaan tililtä, lainanhoitokulut veloitetaan tililtä ja mahdolliset vakuutuskorvaukset tai muut tulot kirjautuvat tilille.

Toiminnantarkastuksessa pankkitilit auttavat arvioimaan esimerkiksi:

• vastaavatko kirjanpidon tapahtumat tiliotteita
• näkyvätkö vastikkeet ja muut maksut ymmärrettävästi
• onko taloyhtiöllä useita pankkitilejä
• miten ostolaskut ja kulut on maksettu
• miten lainanhoito näkyy maksuliikenteessä
• onko tilikauden lopun pankkisaldo huomioitu tilinpäätöksessä
• onko poikkeuksellisille tapahtumille saatavilla selitys

Pankkitili ei yksin kerro kaikkea taloyhtiön taloudenhoidosta, mutta se on usein tärkeä vertailukohta kirjanpidolle ja tilinpäätökselle.

Tiliotteet osana tarkastusaineistoa

Tiliotteet kannattaa toimittaa toiminnantarkastajalle koko tarkastettavalta tilikaudelta. Jos taloyhtiöllä on useita pankkitilejä, jokaisen tilin tiliotteet kannattaa toimittaa erikseen ja nimetä selkeästi.

Tiliotteista voidaan arvioida, miten maksuliikenne vastaa kirjanpidon raportteja. Tarkastuksessa voidaan katsoa esimerkiksi, näkyvätkö tilikauden tapahtumat kirjanpidossa ja onko pankkitilin saldo esitetty tilinpäätöksessä ymmärrettävästi.

Tiliotteiden selkeys auttaa erityisesti silloin, kun taloyhtiöllä on:

• useita vastikelajeja
• lainoja
• rahoitusvastikkeita
• korjaushankkeita
• vakuutuskorvauksia
• ylimääräisiä vastikkeita
• maksamattomia vastikkeita
• poikkeuksellisia kuluja tai hyvityksiä

Jos tiliotteet puuttuvat tai niitä on vain osalta tilikautta, maksuliikenteen ja kirjanpidon kokonaisuutta voi olla vaikeampi arvioida.

Pankkitilin saldo ja tilinpäätös

Tilinpäätöksessä pankkitilin saldo näkyy yleensä taseessa. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, vastaako tilinpäätöksen saldo pankin tiliotetta tai muuta pankin antamaa tietoa tilikauden päättyessä.

Tämä on käytännössä tärkeä perusasia. Jos pankkitilin saldo ei täsmää kirjanpidon tai tilinpäätöksen kanssa, asia vaatii selvittämistä. Ero voi johtua esimerkiksi ajoituksesta, kirjausvirheestä, puuttuvasta tapahtumasta tai siitä, että kaikkia pankkitilejä ei ole huomioitu.

Toiminnantarkastaja ei tee kirjanpitoa uudelleen, mutta voi pyytää lisäselvitystä, jos pankkitilien ja kirjanpidon yhteys jää epäselväksi.

Vastikkeet pankkitilillä

Taloyhtiön vastikkeet näkyvät usein pankkitilin toistuvina suorituksina. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vastikkeet ovat kertyneet ja miten ne näkyvät kirjanpidossa.

Tarkastuksessa voidaan kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen:

• näkyvätkö osakkaiden vastikesuoritukset pankkitilillä
• onko vastikkeiden kertymää seurattu
• onko vastikesaatavia tilinpäätöksessä
• miten maksamattomat vastikkeet on käsitelty
• onko ylimääräisiä vastikkeita peritty
• näkyvätkö rahoitusvastikkeet erillisinä tai ymmärrettävästi
• vastaavatko perityt vastikkeet yhtiökokouksen päätöksiä

Vastikkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja vastikkeet taloyhtiössä.

Ostolaskut ja maksut

Taloyhtiön pankkitililtä maksetaan yleensä esimerkiksi huolto, sähkö, vesi, vakuutukset, kirjanpito, isännöinti, korjaukset ja muut yhtiön kulut. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten nämä maksut näkyvät kirjanpidossa ja liittyvätkö ne tarkastusaineistossa näkyviin päätöksiin tai sopimuksiin.

Kaikkia pieniä maksuja ei yleensä tarkastella samalla tarkkuudella. Olennaista on, muodostuuko maksuliikenteestä ja kirjanpidosta johdonmukainen kokonaiskuva.

Jos tilikaudella on ollut merkittävä maksu, toiminnantarkastaja voi katsoa, löytyykö siihen liittyvä tosite, sopimus, pöytäkirjapäätös tai muu selitys. Tämä voi koskea esimerkiksi suurempia korjauksia, urakoita, lainanhoitoa tai poikkeuksellisia maksuja.

Käyttöoikeudet ja hallituksen vastuu

Taloyhtiön hallitus vastaa siitä, että pankkitilien käyttö ja maksuliikenne on järjestetty asianmukaisesti. Toiminnantarkastaja ei käytä taloyhtiön pankkitiliä, mutta tarkastuksessa voi nousta esiin kysymyksiä siitä, miten maksujen hyväksyminen ja tilinkäyttö on dokumentoitu.

Pienessä tai itseisännöidyssä taloyhtiössä pankkitilin käyttöoikeudet voivat olla hallituksen jäsenillä. Tällöin selkeä dokumentointi korostuu. Hallituksen kannattaa varmistaa, että maksut perustuvat yhtiön toimintaan, laskut ovat saatavilla ja olennaiset päätökset näkyvät pöytäkirjoissa.

Tarkastusaineistossa voi olla hyödyllistä näkyä esimerkiksi:

• kenellä on tilinkäyttöoikeudet
• miten laskujen hyväksyminen on järjestetty
• miten merkittävistä maksuista on päätetty
• miten hallitus seuraa pankkitilin tapahtumia
• miten maksuliikenne liittyy kirjanpitoon ja tiliotteisiin

Toiminnantarkastus ei korvaa hallituksen omaa valvontaa, mutta voi tuoda ulkopuolisen näkökulman siihen, miltä maksuliikenne näyttää aineiston perusteella.

Useat pankkitilit

Joissain taloyhtiöissä voi olla useampi pankkitili. Yhdellä tilillä voidaan hoitaa tavallista maksuliikennettä ja toisella esimerkiksi lainaan, korjaukseen, rahastointiin tai muuhun erityiseen tarkoitukseen liittyviä varoja.

Toiminnantarkastuksessa useat pankkitilit voivat lisätä tarkastusaineiston laajuutta. Tällöin on tärkeää, että kaikki tilit näkyvät kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä.

Jos taloyhtiöllä on useita pankkitilejä, tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi:

• mitä tilejä taloyhtiöllä on
• mihin tarkoitukseen tilejä käytetään
• miten tilien saldot näkyvät tilinpäätöksessä
• miten tilien väliset siirrot on kirjattu
• liittyykö jokin tili tiettyyn lainaan, hankkeeseen tai rahastoon
• onko kaikista tileistä toimitettu tiliotteet

Epäselvät tilisiirrot tai puuttuvat tiliotteet voivat vaikeuttaa taloudenhoidon arviointia.

Lainat ja lainanhoitomaksut

Taloyhtiön lainanhoito näkyy usein pankkitilillä toistuvina korko- ja lyhennysmaksuina. Jos yhtiöllä on lainoja, tiliotteet auttavat yhdistämään kirjanpidon lainanhoitokulut pankin veloituksiin.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• näkyvätkö lainan korot ja lyhennykset pankkitilillä
• vastaavatko maksut kirjanpidon raportteja
• miten rahoitusvastikkeet liittyvät lainanhoitoon
• näkyykö lainan saldo tilinpäätöksessä
• onko laina-asiakirjat saatavilla
• miten lainaosuussuoritukset on käsitelty

Taloyhtiön lainoja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön lainat.

Poikkeukselliset tapahtumat pankkitilillä

Pankkitilillä voi näkyä tapahtumia, jotka vaativat tarkempaa selvitystä. Tällaisia voivat olla esimerkiksi suuret yksittäiset maksut, palautukset, hyvitykset, vakuutuskorvaukset, käteismaksut, tilisiirrot tai maksut, joiden selite ei kerro riittävästi tapahtuman taustaa.

Poikkeuksellinen tapahtuma ei automaattisesti tarkoita virhettä. Se voi olla täysin perusteltu, mutta toiminnantarkastuksen kannalta olennaista on, löytyykö tapahtumalle selitys tarkastusaineistosta.

Hallituksen kannattaa varmistaa, että merkittävistä tai poikkeuksellisista tapahtumista on saatavilla esimerkiksi:

• lasku tai tosite
• pöytäkirjapäätös
• sopimus
• vakuutusyhtiön päätös
• pankin erittely
• muu selvitys tapahtuman taustasta

Jos selitys puuttuu, toiminnantarkastaja voi pyytää lisäaineistoa.

Käteinen ja epäselvät maksut

Taloyhtiöiden maksuliikenteen kannattaa olla mahdollisimman hyvin jäljitettävissä. Käteisen käyttö voi tehdä tarkastuksesta hankalampaa, jos tapahtumista ei ole selkeitä tositteita tai päätöksiä.

Pienissä taloyhtiöissä voi joskus tulla vastaan pieniä käteismaksuja tai hallituksen jäsenen maksamia kuluja. Tällöin dokumentointi on tärkeää. Tapahtumasta pitäisi olla tosite ja selitys siitä, mihin kulu liittyy ja miten se on käsitelty kirjanpidossa.

Toiminnantarkastaja ei lähtökohtaisesti arvaa maksujen tarkoitusta. Jos tapahtuma ei käy ilmi tiliotteelta, tositteesta tai muusta aineistosta, se voi jäädä lisäselvityksen varaan.

Pankkitilit hallituksen vaihtuessa

Kun taloyhtiön hallitus vaihtuu, pankkitilien käyttöoikeudet ja maksuliikenteen käytännöt kannattaa tarkistaa. Uuden hallituksen pitää tietää, missä pankissa yhtiön tilit ovat, kenellä on käyttöoikeudet ja miten laskut maksetaan.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta hallituksen vaihdos voi korostaa tiliotteiden ja maksuliikenteen dokumentointia. Jos aiempi hallitus on hoitanut maksuliikennettä itse, uuden hallituksen on tärkeää saada selkeä kokonaiskuva pankkitilien tapahtumista.

Hallituksen vaihdosta käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus hallituksen vaihtuessa.

Mitä pankkiaineistoa toiminnantarkastaja tarvitsee?

Tarvittava aineisto riippuu taloyhtiön tilanteesta. Usein toiminnantarkastuksessa tarvitaan ainakin tiliotteet koko tilikaudelta kaikilta taloyhtiön pankkitileiltä.

Lisäksi voidaan tarvita esimerkiksi:

• tilinpäätös
• pääkirja ja päiväkirja
• tase-erittelyt
• vastikereskontra tai muu vastikeseuranta
• lainatiedot
• tositteet olennaisista tapahtumista
• pöytäkirjat merkittävistä maksuihin liittyvistä päätöksistä
• sopimukset tai laskut suuremmista menoista
• selvitykset poikkeuksellisista tapahtumista

Tarkastusaineiston yleistä merkitystä käsitellään artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Toiminnantarkastaja ei hoida pankkiasioita

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole maksaa laskuja, hyväksyä maksuja, hallinnoida pankkitilejä tai muuttaa taloyhtiön käyttöoikeuksia. Nämä tehtävät kuuluvat hallitukselle, isännöitsijälle tai muulle taloyhtiön valtuuttamalle taholle.

Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, miltä pankkitilien ja maksuliikenteen kokonaisuus näyttää tarkastusaineiston perusteella.

Toiminnantarkastajan roolia rajataan tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Yhteenveto

Taloyhtiön pankkitilit ja tiliotteet ovat tärkeä osa toiminnantarkastuksen tarkastusaineistoa. Niiden avulla voidaan arvioida, miten vastikkeet, ostolaskut, lainanhoito, vakuutuskorvaukset, tilisiirrot ja muut maksut näkyvät taloyhtiön taloudenhoidossa.

Toiminnantarkastaja ei hoida pankkiasioita taloyhtiön puolesta, mutta voi tarkastusaineiston perusteella arvioida, muodostuuko pankkitileistä, kirjanpidosta ja päätöksenteosta ymmärrettävä kokonaiskuva.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä pankkiaineistoa toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä pankkitileistä ja toiminnantarkastuksesta

Tarvitseeko toiminnantarkastaja kaikki tiliotteet?

Yleensä kyllä. Tiliotteet kannattaa toimittaa koko tarkastettavalta tilikaudelta kaikilta taloyhtiön pankkitileiltä, jotta maksuliikenteen kokonaisuutta voidaan arvioida.

Tarkastaako toiminnantarkastaja jokaisen tilitapahtuman?

Ei välttämättä yksityiskohtaisesti. Tarkastuksen laajuus riippuu taloyhtiön tilanteesta ja aineistosta. Olennaista on, muodostuuko taloudenhoidosta ja maksuliikenteestä ymmärrettävä kokonaiskuva.

Voiko toiminnantarkastaja hoitaa taloyhtiön pankkiasioita?

Ei varsinaisessa toiminnantarkastuksessa. Pankkiasioiden hoitaminen, maksujen hyväksyminen ja käyttöoikeuksien hallinta kuuluvat hallitukselle, isännöitsijälle tai muulle valtuutetulle taholle.

Mitä jos tiliotteita puuttuu?

Puuttuvat tiliotteet voivat vaikeuttaa maksuliikenteen ja kirjanpidon arviointia. Asia kannattaa selvittää ennen tarkastusta ja toimittaa puuttuvat tiliotteet mahdollisuuksien mukaan.

Vaikuttavatko useat pankkitilit tarkastuksen laajuuteen?

Ne voivat vaikuttaa, jos tilejä on useita ja niillä on paljon tapahtumia tai tilien käyttötarkoitukset eivät ole selkeitä. Kaikki taloyhtiön pankkitilit kannattaa ilmoittaa tarkastusaineistossa.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous