Toiminnantarkastus ja vastikkeet taloyhtiössä

Taloyhtiön vastikkeet ovat keskeinen osa yhtiön taloudenhoitoa. Vastikkeilla katetaan tavallisesti taloyhtiön juoksevia kuluja, lainanhoitoa, korjauksia ja muita yhtiön menoja. Siksi vastikkeet näkyvät usein myös toiminnantarkastuksen tarkastusaineistossa.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole päättää vastikkeiden määrästä tai laatia taloyhtiön talousarviota hallituksen puolesta. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, miten vastikepäätökset, vastikkeiden kertymä ja maksuliikenne näkyvät kirjanpidossa, pöytäkirjoissa ja muussa tarkastusaineistossa.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi vastikkeet ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?

Vastikkeet ovat monessa taloyhtiössä tärkein tulonlähde. Niiden avulla maksetaan esimerkiksi kiinteistön ylläpitoa, huoltoa, vakuutuksia, lämmitystä, korjauksia ja lainanhoitokuluja. Jos vastikkeiden päätöksenteko tai kertymä on epäselvää, taloyhtiön talouden kokonaiskuva voi jäädä vaikeasti hahmotettavaksi.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• mitä vastikkeista on päätetty yhtiökokouksessa
• vastaavatko perityt vastikkeet tehtyjä päätöksiä
• näkyvätkö vastikkeet kirjanpidossa ymmärrettävästi
• onko vastikkeiden kertymää seurattu
• onko maksamattomia vastikkeita
• miten hoito- ja rahoitusvastikkeet on käsitelty
• onko ylimääräisistä vastikkeista päätetty
• liittyvätkö vastikkeet talousarvioon ja tilinpäätökseen johdonmukaisesti

Tarkastus perustuu tarkastusaineistoon. Siksi vastikkeita koskevat päätökset, laskelmat ja kirjanpidon raportit kannattaa koota selkeäksi kokonaisuudeksi.

Vastikepäätökset näkyvät yhtiökokouksen pöytäkirjassa

Vastikkeista päätetään yleensä yhtiökokouksessa. Yhtiökokouksen pöytäkirjasta pitäisi käydä ilmi, mitä vastikkeista on päätetty ja mille ajalle päätös koskee.

Toiminnantarkastuksessa yhtiökokouksen pöytäkirja auttaa arvioimaan, miten osakkailta perittävät maksut perustuvat tehtyihin päätöksiin. Jos pöytäkirjasta ei käy selvästi ilmi vastikkeen määrä, peruste tai voimassaoloaika, asia voi vaatia lisäselvitystä.

Pöytäkirjasta olisi hyvä käydä ilmi esimerkiksi:

• mitä vastikelajeja peritään
• mikä on hoitovastikkeen määrä
• mikä on mahdollisen rahoitusvastikkeen määrä
• peritäänkö ylimääräistä vastiketta
• mille ajalle päätös koskee
• onko hallitukselle annettu valtuuksia periä lisävastikkeita
• miten talousarvio liittyy vastikepäätökseen

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Hoitovastike ja taloyhtiön juoksevat kulut

Hoitovastikkeella katetaan tavallisesti taloyhtiön tavanomaisia hoitokuluja. Näitä voivat olla esimerkiksi huolto, lämmitys, sähkö, vakuutukset, jätehuolto, hallinto, kirjanpito ja muut kiinteistön ylläpidon kulut.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten hoitovastikkeet näkyvät kirjanpidossa ja vastaavatko ne talousarvioon sekä yhtiökokouksen päätöksiin. Tarkastuksessa ei päätetä, onko vastike euromääräisesti sopiva, mutta voidaan tarkastella, muodostuuko vastikkeistä ja kuluista ymmärrettävä kokonaiskuva.

Jos hoitovastikkeet eivät ole kattaneet yhtiön kuluja, asia voi näkyä tilinpäätöksessä esimerkiksi alijäämänä, kassatilanteen heikentymisenä tai tarpeena periä lisävastiketta. Tällöin toiminnantarkastuksessa voidaan tarkastella, miten asia on dokumentoitu ja käsitelty hallituksessa tai yhtiökokouksessa.

Rahoitusvastike ja lainanhoito

Rahoitusvastikkeet liittyvät tavallisesti taloyhtiön lainoihin. Niillä voidaan kattaa esimerkiksi lainan korkoja ja lyhennyksiä. Jos taloyhtiöllä on yhtiölainoja, rahoitusvastikkeiden käsittely on usein olennainen osa tarkastusaineistoa.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• mitä yhtiökokous on päättänyt rahoitusvastikkeista
• miten lainanhoitokulut näkyvät kirjanpidossa
• miten rahoitusvastikkeet on kohdistettu
• ovatko laina-asiakirjat saatavilla
• onko osakkailla lainaosuuksia
• onko lainaosuussuorituksia käsitelty ymmärrettävästi
• vastaavatko rahoitusvastikkeet lainanhoidon tarpeita

Rahoitusvastikkeiden käsittely voi olla pienelle taloyhtiöllekin merkittävä asia, jos yhtiöllä on korjauslainaa tai muuta pitkäaikaista rahoitusta. Tällöin päätösten, maksujen ja kirjanpidon yhteys kannattaa dokumentoida selkeästi.

Ylimääräiset vastikkeet ja valtuudet

Taloyhtiössä voidaan joskus periä ylimääräinen vastike esimerkiksi yllättävän kulun, korjauksen tai kassatilanteen vuoksi. Ylimääräisten vastikkeiden kohdalla päätöksenteon dokumentointi on erityisen tärkeää.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, onko ylimääräisestä vastikkeesta päätetty asianmukaisesti ja näkyykö päätös pöytäkirjassa. Jos hallitukselle on annettu valtuus periä lisävastike, valtuuden sisältö ja käyttö pitäisi olla mahdollista todeta aineistosta.

Tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi:

• kuka päätti ylimääräisestä vastikkeesta
• mihin tarkoitukseen vastike perittiin
• minkä suuruinen vastike oli
• milloin vastike perittiin
• oliko hallituksella yhtiökokouksen antama valtuus
• miten vastike näkyy kirjanpidossa
• mihin varat käytettiin

Epäselvät ylimääräiset vastikkeet voivat aiheuttaa osakkaissa kysymyksiä, joten niiden dokumentointi kannattaa hoitaa erityisen selkeästi.

Vastikkeiden kertymä ja maksamattomat vastikkeet

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida myös sitä, miten vastikkeiden kertymää on seurattu. Jos osakkailla on maksamattomia vastikkeita, niiden pitäisi näkyä kirjanpidossa ja taloyhtiön aineistossa ymmärrettävästi.

Tarkastuksessa voidaan kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen:

• onko vastikesaatavia kirjattu
• miten maksamattomia vastikkeita on seurattu
• onko hallitus käsitellyt olennaisia maksuviiveitä
• onko perintätoimia tai maksusuunnitelmia dokumentoitu
• miten vastikesaatavat näkyvät tilinpäätöksessä

Toiminnantarkastaja ei hoida vastikevalvontaa eikä peri saatavia taloyhtiön puolesta. Hän voi kuitenkin tarkastusaineiston perusteella arvioida, näkyykö vastikkeiden kertymä ja mahdolliset saatavat taloudenhoidossa.

Vastikkeet ja talousarvio

Talousarvio ja vastikepäätökset liittyvät toisiinsa. Talousarviossa arvioidaan taloyhtiön tulevia tuloja ja menoja, ja vastikkeet mitoitetaan usein sen perusteella.

Toiminnantarkastuksessa voidaan tarkastella, miten talousarvio, vastikepäätökset ja toteutuneet kulut näkyvät aineistossa. Jos talousarvio ja toteuma poikkeavat olennaisesti toisistaan, hallituksen kannattaa pystyä selittämään, mistä ero johtuu.

Esimerkiksi lämmityskulujen nousu, korjauskustannukset, vakuutusmaksut tai lainanhoitokulut voivat vaikuttaa siihen, miten hyvin vastikkeet ovat kattaneet taloyhtiön menot. Toiminnantarkastuksessa olennaista on, onko asia dokumentoitu ja käsitelty yhtiön päätöksenteossa.

Vastikkeet ja korjaushankkeet

Korjaushankkeet voivat vaikuttaa vastikkeisiin monella tavalla. Taloyhtiö voi periä ylimääräistä vastiketta, nostaa lainaa tai kerätä rahoitusvastiketta hankkeen kustannuksiin. Toiminnantarkastuksessa tällaiset päätökset voivat olla olennaisia.

Tarkastusaineistossa olisi hyvä näkyä esimerkiksi:

• mikä korjaushanke on kyseessä
• mitä hankkeesta on päätetty
• miten hanke rahoitetaan
• onko lainasta päätetty
• onko ylimääräisestä vastikkeesta päätetty
• miten kustannukset näkyvät kirjanpidossa
• vastaavatko maksut ja päätökset toisiaan

Korjaushankkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön korjaushankkeet.

Vastikkeet ja osakkaiden yhdenvertainen kohtelu

Vastikkeet liittyvät myös osakkaiden yhdenvertaiseen kohteluun. Toiminnantarkastus ei ole oikeudellinen lausunto osakkaiden oikeuksista, mutta tarkastuksessa voidaan arvioida, näkyykö vastikkeiden perintä ja päätöksenteko aineistossa johdonmukaisesti.

Jos osakkailta peritään erilaisia maksuja, maksujen perusteiden pitäisi käydä ilmi yhtiöjärjestyksestä, yhtiökokouksen päätöksistä tai muusta tarkastusaineistosta. Jos peruste ei näy asiakirjoista, asia voi vaatia lisäselvitystä.

Tämä voi koskea esimerkiksi:

• hoitovastikkeen perusteita
• rahoitusvastikkeita
• lainaosuuksia
• autopaikkamaksuja
• käyttökorvauksia
• osakaskohtaisia korjaus- tai kunnossapitokuluja
• ylimääräisiä vastikkeita

Epävarmassa tilanteessa taloyhtiön kannattaa tarkistaa yhtiöjärjestys ja päätöksenteon tausta ennen kuin maksujen oikeellisuudesta tehdään pitkälle meneviä johtopäätöksiä.

Mitä aineistoa vastikkeista kannattaa toimittaa?

Jos taloyhtiön toiminnantarkastuksessa arvioidaan vastikkeita, tarkastajalle kannattaa toimittaa vastikkeisiin liittyvä olennainen aineisto.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• yhtiökokouksen pöytäkirja
• talousarvio
• vastikelaskelmat
• vastikereskontra tai muu kertymäraportti
• kirjanpidon raportit
• tiliotteet
• laina-asiakirjat
• rahoitusvastikelaskelmat
• ylimääräisiä vastikkeita koskevat päätökset
• osakkaille lähetetyt maksuohjeet tai vastikelaskut tarvittaessa

Tarkka aineisto riippuu taloyhtiön koosta, vastikelajeista ja siitä, mitä tilikauden aikana on tapahtunut. Tarkastusaineistoa käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Toiminnantarkastaja ei päätä vastikkeiden määrästä

Toiminnantarkastaja ei päätä vastikkeiden määrästä eikä laadi taloyhtiön talousarviota hallituksen puolesta. Vastikkeista päättää yhtiökokous, ja hallitus valmistelee asiaa yhtiön tilanteen perusteella.

Toiminnantarkastaja voi kuitenkin tarkastusaineiston perusteella arvioida, näkyvätkö vastikepäätökset, maksut ja kirjanpito ymmärrettävällä tavalla. Jos aineistosta ei käy ilmi, mihin vastike perustuu, tarkastaja voi pyytää lisäselvityksiä.

Toiminnantarkastajan roolia ja rajoja käsitellään artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?. Pienen taloyhtiön näkökulmaa käsitellään artikkelissa Toiminnantarkastus pienessä taloyhtiössä.

Hinta ja työn laajuus

Vastikkeisiin liittyvä aineisto voi vaikuttaa tarkastuksen laajuuteen, jos taloyhtiöllä on useita vastikelajeja, rahoitusvastikkeita, lainaosuuksia tai epäselvää maksuliikennettä. Hinnan muodostumista kuvataan yleisesti sivulla Toiminnantarkastuksen hinta.

Yhteenveto

Vastikkeet ovat keskeinen osa taloyhtiön taloudenhoitoa, ja siksi ne näkyvät usein myös toiminnantarkastuksessa. Tarkastuksessa voidaan arvioida, miten vastikkeista on päätetty, miten ne on kirjattu, miten vastikkeiden kertymää on seurattu ja miten maksut liittyvät taloyhtiön kuluihin, lainoihin ja korjaushankkeisiin.

Selkeä dokumentointi auttaa sekä hallitusta, osakkaita että toiminnantarkastajaa. Vastikepäätökset, talousarvio, kirjanpidon raportit, tiliotteet ja mahdolliset vastikelaskelmat muodostavat aineiston, jonka perusteella kokonaisuutta voidaan arvioida.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä aineistoa vastikkeisiin ja taloudenhoitoon liittyen toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä vastikkeista ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja vastikkeet?

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vastikkeista on päätetty ja miten vastikkeet näkyvät kirjanpidossa sekä tarkastusaineistossa. Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan päätä vastikkeiden määrästä.

Pitääkö vastikepäätös näkyä yhtiökokouksen pöytäkirjassa?

Kyllä, vastikkeita koskevat päätökset pitäisi kirjata yhtiökokouksen pöytäkirjaan selkeästi. Pöytäkirjasta tulisi käydä ilmi, mitä vastikkeista on päätetty ja mille ajalle päätös koskee.

Mitä jos osakkaalla on maksamattomia vastikkeita?

Maksamattomien vastikkeiden pitäisi näkyä taloyhtiön kirjanpidossa ja vastikeseurannassa. Hallituksen kannattaa varmistaa, että olennaiset saatavat ja niiden käsittely on dokumentoitu.

Voiko toiminnantarkastaja hoitaa vastikevalvontaa?

Ei varsinaisessa toiminnantarkastuksessa. Vastikevalvonta on erillinen hallinnollinen tehtävä. Toiminnantarkastaja voi arvioida tarkastusaineiston perusteella, miten vastikkeiden kertymä näkyy taloudenhoidossa.

Vaikuttavatko rahoitusvastikkeet tarkastuksen laajuuteen?

Ne voivat vaikuttaa, jos taloyhtiöllä on lainoja, lainaosuuksia tai rahoitusvastikkeisiin liittyviä laskelmia. Tällöin tarkastusaineisto voi olla laajempi kuin taloyhtiössä, jossa on vain hoitovastike.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous