Toiminnantarkastus ja taloyhtiön urakkalaskut

Taloyhtiön urakkalaskut voivat olla toiminnantarkastuksessa olennaisia, jos yhtiössä on ollut korjaushanke, suurempi kunnossapitotyö tai muu tilikauden talouteen vaikuttava urakka. Urakkalaskut eivät ole vain yksittäisiä ostolaskuja, vaan ne voivat liittyä päätöksentekoon, sopimuksiin, rahoitukseen ja osakkaiden maksuihin.

Toiminnantarkastaja ei valvo urakan teknistä toteutusta eikä arvioi, onko urakoitsijan työ tehty rakennusteknisesti oikein. Tarkastuksessa urakkalaskuja voidaan arvioida taloudenhoidon, päätöksenteon ja dokumentoinnin näkökulmasta tarkastusaineiston perusteella.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi urakkalaskut voivat olla tärkeitä toiminnantarkastuksessa?

Urakkalaskut voivat olla taloyhtiön tilikauden suurimpia kuluja. Ne voivat liittyä esimerkiksi vesikattoon, julkisivuun, putkistoon, pihan kunnostukseen, lämmitysjärjestelmään, sähköihin tai muuhun merkittävään kunnossapitotyöhön.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• mihin urakkaan lasku liittyy
• miten urakasta on päätetty
• onko urakkasopimus tai tilausvahvistus saatavilla
• miten lasku näkyy kirjanpidossa
• mihin tilikauteen kustannus kuuluu
• miten urakka on rahoitettu
• liittyykö laskuun laina, vastike tai ylimääräinen maksu
• vastaavatko lasku, sopimus ja päätökset toisiaan

Olennaista ei ole tarkastaa jokaista laskuriviä teknisenä urakkavalvontana, vaan arvioida, muodostuuko urakasta ja sen kustannuksista ymmärrettävä kokonaiskuva.

Päätös urakasta pitää näkyä aineistossa

Taloyhtiössä merkittävä urakka perustuu yleensä hallituksen tai yhtiökokouksen päätökseen. Pienempi kunnossapitotyö voi kuulua hallituksen päätettäväksi, mutta laajempi tai osakkaiden maksuvelvollisuuteen olennaisesti vaikuttava urakka voi edellyttää yhtiökokouksen päätöstä.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, näkyykö päätöksenteko tarkastusaineistossa. Pöytäkirjoista olisi hyvä käydä ilmi:

• mitä urakkaa asia koskee
• mitä päätettiin
• milloin päätös tehtiin
• kuka sai valtuudet tilata työn tai allekirjoittaa sopimuksen
• mihin tarjoukseen tai kustannusarvioon päätös perustui
• miten hanke rahoitetaan
• tarvitaanko yhtiökokouksen päätös
• onko osakkaille annettu päätöksenteon kannalta olennaista tietoa

Jos urakkalasku näkyy kirjanpidossa, mutta päätöksen tausta puuttuu pöytäkirjoista, toiminnantarkastuksessa voi tulla lisäkysymyksiä.

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Urakkasopimus ja lasku kuuluvat samaan kokonaisuuteen

Urakkalaskua kannattaa tarkastella yhdessä urakkasopimuksen, tilausvahvistuksen tai muun sopimusaineiston kanssa. Laskusta nähdään, mitä on veloitettu. Sopimuksesta tai tilauksesta nähdään, mihin veloitus perustuu.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• löytyykö laskulle sopimus tai tilaus
• vastaako lasku sopimuksen mukaista kokonaisuutta
• liittyykö lasku maksuerätaulukkoon
• onko lisä- tai muutostöistä erillisiä päätöksiä
• onko lasku kirjattu ymmärrettävästi kirjanpitoon
• onko maksut näkyvissä tiliotteilla
• onko urakkaan liittyvät asiakirjat koottu selkeästi

Toiminnantarkastaja ei neuvottele urakkasopimusta taloyhtiön puolesta eikä arvioi sopimuksen kaupallista paremmuutta. Tarkastuksen näkökulma on siinä, miten sopimus, lasku, päätös ja kirjanpito liittyvät toisiinsa.

Taloyhtiön sopimuksia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön sopimukset.

Maksuerät ja urakan eteneminen

Urakoissa laskutus voi perustua maksuerätaulukkoon. Taloyhtiö voi maksaa urakoitsijalle eri vaiheissa sen mukaan, miten työ etenee. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, näkyvätkö maksuerät kirjanpidossa ja tiliotteilla ymmärrettävästi.

Tarkastuksessa voi olla merkitystä esimerkiksi sillä:

• onko maksuerätaulukko saatavilla
• miten maksuerät liittyvät urakkasopimukseen
• onko laskut maksettu sopimuksen mukaisessa järjestyksessä
• onko maksut kirjattu oikealle tilikaudelle
• onko tilikauden lopussa keskeneräisiä eriä
• liittyykö laskuihin siirtovelkoja tai jaksotuksia
• onko urakan eteneminen dokumentoitu hallituksen aineistossa

Tarkastuksen tarkoitus ei ole arvioida, oliko maksuerä teknisesti oikea urakan työvaiheeseen nähden. Se voi kuitenkin arvioida, onko laskutus ja kirjanpidon käsittely seurattavissa asiakirjoista.

Lisä- ja muutostyölaskut

Urakoihin liittyy usein lisä- ja muutostöitä. Ne voivat kasvattaa hankkeen kustannuksia ja aiheuttaa kysymyksiä siitä, kuka on hyväksynyt lisätyöt ja miten ne rahoitetaan.

Toiminnantarkastuksessa lisä- ja muutostyölaskut voivat olla olennaisia erityisesti silloin, jos ne ovat merkittäviä taloyhtiön kokoon tai alkuperäiseen urakkaan nähden.

Tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi:

• mitä lisä- tai muutostyö koski
• kuka työn hyväksyi
• perustuiko se sopimukseen tai erilliseen tarjoukseen
• miten kustannus näkyy kirjanpidossa
• onko asia käsitelty hallituksessa
• vaikuttaako lisätyö vastikkeisiin tai lainaan
• onko osakkaille annettu asiasta tietoa, jos asia on olennainen

Kaikki pienet lisätyöt eivät vaadi raskasta dokumentointia. Mitä suurempi taloudellinen vaikutus lisätyöllä on, sitä tärkeämpää päätösten ja laskujen yhteys on.

Urakkalaskut kirjanpidossa

Urakkalaskut näkyvät taloyhtiön kirjanpidossa kuluna, aktivointina, keskeneräisenä hankkeena tai muuna kirjanpidollisena käsittelynä tilanteesta riippuen. Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole laatia kirjanpitoa, mutta hän voi arvioida, miten urakkalaskut näkyvät tarkastusaineistossa.

Tarkastuksessa voidaan tarkastella esimerkiksi:

• mihin kirjanpidon tilille urakkalaskut on kirjattu
• liittyvätkö laskut tiettyyn hankkeeseen
• miten kustannukset näkyvät tilinpäätöksessä
• onko tilikauden lopussa maksamattomia laskuja
• onko laskuja jaksotettu
• onko hanketta käsitelty taseessa tai tuloslaskelmassa ymmärrettävästi
• näkyykö urakan rahoitus kirjanpidossa

Jos kirjanpidon käsittely jää epäselväksi, toiminnantarkastaja voi pyytää lisäselvitystä hallitukselta, isännöitsijältä tai kirjanpidosta vastaavalta taholta.

Urakkalaskut ja rahoitus

Suuremmat urakat rahoitetaan usein yhtiölainalla, rahoitusvastikkeella, ylimääräisellä vastikkeella tai aiemmin kerätyillä varoilla. Toiminnantarkastuksessa urakkalaskujen ja rahoituksen yhteys voi olla tärkeä.

Tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi esimerkiksi:

• miten urakka rahoitetaan
• onko lainasta päätetty
• onko ylimääräisestä vastikkeesta päätetty
• liittyykö urakka rahoitusvastikkeeseen
• onko osakkailla lainaosuuksia
• miten maksut ja lainanhoito näkyvät kirjanpidossa
• onko rahoituspäätös dokumentoitu pöytäkirjaan

Taloyhtiön lainoja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön lainat.

Urakkalaskut ja talousarvio

Urakkalaskut voivat poiketa talousarviosta. Tämä ei automaattisesti tarkoita virhettä, koska korjaushankkeet voivat muuttua työn aikana. Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, miten poikkeamat on dokumentoitu ja käsitelty.

Jos urakan kustannukset ovat suuremmat kuin arvioitiin, hallituksen kannattaa pystyä osoittamaan, miten muutos on käsitelty. Onko kyse lisätyöstä? Onko kustannus hyväksytty? Vaikuttaako se vastikkeisiin tai lainaan? Onko asia viety yhtiökokoukseen, jos päätös kuuluu sinne?

Tarkastusaineiston selkeys auttaa ymmärtämään, miksi kustannukset ovat muuttuneet ja miten päätökset on tehty.

Urakkalaskut ja osakkaiden tiedonsaanti

Urakkalaskut kiinnostavat osakkaita erityisesti silloin, kun urakka vaikuttaa vastikkeisiin, lainoihin tai asumiseen. Osakkaat eivät välttämättä tarvitse kaikkia laskurivejä nähtäväkseen, mutta heidän pitää yhtiökokouksessa saada riittävä kuva siitä, mistä päätetään ja miten kustannukset vaikuttavat taloyhtiöön.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida tarkastusaineiston perusteella, näkyykö urakan taloudellinen kokonaisuus asiakirjoissa ymmärrettävästi.

Osakkaiden tiedonsaannin kannalta hyödyllistä on, että aineistosta käy ilmi:

• mitä urakka koski
• miten urakka päätettiin
• mitä kustannuksia syntyi
• miten kustannukset rahoitettiin
• miten hanke näkyy tilinpäätöksessä
• liittyykö urakkaan vastikkeita tai lainoja

Osakkaiden tiedonsaantia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja osakkaiden tiedonsaanti.

Toiminnantarkastaja ei ole urakan valvoja

Toiminnantarkastaja ei ole tekninen valvoja. Hän ei käy työmaalla arvioimassa työn laatua, mittaa urakan suoritusta tai ratkaise, onko urakoitsija tehnyt työn rakennusteknisesti oikein.

Jos taloyhtiö tarvitsee teknistä arviointia, valvontaa tai riidanratkaisua urakoitsijan kanssa, siihen tarvitaan erillistä asiantuntemusta.

Toiminnantarkastuksen näkökulma on hallinnollinen ja taloudellinen. Tarkastuksessa voidaan arvioida, miten urakkaan liittyvät päätökset, sopimukset, laskut ja rahoitus näkyvät tarkastusaineistossa.

Mitä aineistoa urakkalaskuista kannattaa toimittaa?

Jos taloyhtiöllä on ollut tilikauden aikana merkittävä urakka, toiminnantarkastajalle kannattaa toimittaa urakkaan liittyvä keskeinen aineisto.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat
• tarjoukset
• tarjousvertailut, jos sellaisia on laadittu
• urakkasopimus
• tilausvahvistus
• maksuerätaulukko
• urakkalaskut
• lisä- ja muutostyölaskut
• tiliotteet
• kirjanpidon raportit
• laina-asiakirjat
• rahoitus- ja vastikepäätökset
• urakan loppuselvitys, jos sellainen on laadittu

Tarkka aineisto riippuu urakan laajuudesta ja merkityksestä taloyhtiön talouden kannalta. Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Mitä jos urakkalasku on epäselvä?

Jos urakkalasku on epäselvä, toiminnantarkastaja voi pyytää lisäaineistoa tai nostaa asian esiin tarkastuksessa. Epäselvyys voi liittyä esimerkiksi siihen, mihin urakkaan lasku kuuluu, onko kyse lisätyöstä, miten lasku on hyväksytty tai miten se on kirjattu.

Hallituksen kannattaa selvittää:

• mihin sopimukseen tai tilaukseen lasku perustuu
• kuka laskun on hyväksynyt
• liittyykö lasku alkuperäiseen urakkaan vai lisätyöhön
• miten kustannus näkyy kirjanpidossa
• onko asiasta päätös pöytäkirjassa
• liittyykö lasku lainaan, vastikkeeseen tai korjaushankkeen rahoitukseen

Toiminnantarkastajan huomioita käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?.

Urakkalaskut osana korjaushanketta

Urakkalaskut liittyvät usein laajempaan korjaushankkeen kokonaisuuteen. Päätökset, tarjoukset, sopimukset, laskut, rahoitus ja pöytäkirjat kannattaa koota niin, että hankkeen kulku on jälkikäteen ymmärrettävissä.

Korjaushankkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön korjaushankkeet.

Yhteenveto

Taloyhtiön urakkalaskut voivat olla toiminnantarkastuksessa olennaisia silloin, kun ne liittyvät korjaushankkeisiin, sopimuksiin, rahoitukseen, vastikkeisiin tai hallituksen ja yhtiökokouksen päätöksentekoon. Toiminnantarkastaja ei arvioi urakan teknistä laatua, vaan sitä, miten urakka näkyy taloyhtiön taloudenhoidossa ja dokumentoinnissa.

Hallituksen kannattaa varmistaa, että urakkalaskut, sopimukset, päätökset, rahoitusasiakirjat ja kirjanpidon käsittely muodostavat ymmärrettävän kokonaisuuden. Mitä selkeämmin aineisto on koottu, sitä helpompi urakan taloudellista ja hallinnollista käsittelyä on arvioida.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä urakkalaskuihin liittyvää aineistoa toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä urakkalaskuista ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja urakkalaskut?

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten urakkalaskut näkyvät kirjanpidossa, päätöksenteossa ja muussa tarkastusaineistossa. Tarkastus ei ole teknistä urakkavalvontaa.

Pitääkö urakkasopimus toimittaa toiminnantarkastajalle?

Jos urakka on olennainen taloyhtiön talouden tai päätöksenteon kannalta, urakkasopimus tai tilausvahvistus kannattaa toimittaa osana tarkastusaineistoa.

Mitä jos urakkalasku liittyy lisätyöhön?

Lisätyön tausta kannattaa dokumentoida. Aineistosta olisi hyvä käydä ilmi, kuka lisätyön hyväksyi, mihin se perustui ja miten kustannus näkyy kirjanpidossa.

Arvioiko toiminnantarkastaja, onko urakkahinta kohtuullinen?

Ei yleensä. Toiminnantarkastaja ei tee markkinahinta-arviota tai urakoitsijavertailua. Tarkastuksen näkökulma on päätöksenteossa, taloudenhoidossa ja dokumentoinnissa.

Voiko urakkalasku vaikuttaa tarkastuksen laajuuteen?

Kyllä. Merkittävä urakka voi lisätä tarkastusaineiston määrää, jos siihen liittyy sopimuksia, maksueriä, lisätöitä, lainoja, vastikkeita tai paljon päätöksentekoa.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous