Toiminnantarkastus ja taloyhtiön vahingot

Taloyhtiössä voi tilikauden aikana tapahtua vahinkoja, jotka vaikuttavat yhtiön talouteen, korjauksiin, vakuutuksiin ja hallituksen päätöksentekoon. Kyse voi olla esimerkiksi vesivahingosta, myrskyvahingosta, palovahingosta, ilkivallasta tai muusta kiinteistöön liittyvästä tapahtumasta.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole arvioida vahingon teknistä syytä, ratkaista vakuutusyhtiön korvauspäätöstä tai päättää, kuka vahingosta vastaa. Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida tarkastusaineiston perusteella, miten vahinko, siihen liittyvät päätökset, kulut, vakuutuskorvaukset ja omavastuut näkyvät taloyhtiön taloudenhoidossa ja dokumentoinnissa.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi vahingot voivat liittyä toiminnantarkastukseen?

Vahingot voivat vaikuttaa taloyhtiön tilikauteen monella tavalla. Vahinko voi aiheuttaa korjauskuluja, omavastuun, vakuutuskorvauksen, lisäselvityksiä, hallituksen päätöksiä tai osakkaiden kysymyksiä.

Toiminnantarkastuksessa vahinko voi olla olennainen esimerkiksi silloin, kun:

• vahingosta on aiheutunut merkittäviä kuluja
• vakuutusyhtiö on maksanut korvauksen
• taloyhtiö on maksanut omavastuun
• vahinko on johtanut korjaustöihin
• hallitus on tehnyt vahinkoon liittyviä päätöksiä
• vahingosta on syntynyt erimielisyyksiä
• vahinko vaikuttaa tilinpäätökseen tai vastikkeisiin
• vahingosta on ollut tarpeen tiedottaa osakkaille

Kaikkia pieniä vahinkoja ei tarvitse tarkastella samalla laajuudella. Olennaista on, vaikuttaako vahinko taloyhtiön talouteen, hallintoon tai päätöksenteon dokumentointiin.

Vahingon dokumentointi on tärkeää

Taloyhtiön hallituksen kannattaa huolehtia siitä, että vahinkoon liittyvät keskeiset asiakirjat ovat tallessa. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida vain sitä aineistoa, joka on käytettävissä.

Vahinkoon liittyvää tarkastusaineistoa voivat olla esimerkiksi:

• hallituksen pöytäkirjat
• vahinkoilmoitus
• vakuutusyhtiön korvauspäätös
• korjauslaskut
• omavastuuta koskevat tiedot
• urakka- tai korjaussopimukset
• tarjoukset ja tilaukset
• tiliotteet
• kirjanpidon raportit
• osakkaille annetut tiedotteet, jos niillä on merkitystä päätöksenteon kannalta
• asiantuntijalausunnot, jos niitä on käytetty päätöksenteossa

Dokumentoinnin tarkoitus ei ole tehdä vahingosta raskaampaa prosessia kuin se on. Tarkoitus on varmistaa, että vahingon taloudellinen ja hallinnollinen käsittely voidaan myöhemmin ymmärtää asiakirjojen perusteella.

Hallituksen päätöksenteko vahinkotilanteessa

Vahinkotilanteessa hallitus voi joutua tekemään päätöksiä nopeasti. Esimerkiksi vesivahingossa pitää usein estää lisävahingot, tilata korjaus tai olla yhteydessä vakuutusyhtiöön.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta olennaista on, että merkittävät päätökset dokumentoidaan jälkikäteen riittävän selvästi. Kaikkea ei aina ehditä käsitellä etukäteen tavallisessa kokousrytmissä, mutta päätösten tausta ja jatkotoimet on hyvä kirjata pöytäkirjaan.

Hallituksen pöytäkirjasta voi olla hyödyllistä käydä ilmi esimerkiksi:

• mitä vahinkoa asia koskee
• milloin vahinko havaittiin
• mitä kiireellisiä toimia tehtiin
• kuka hoiti yhteydenpidon vakuutusyhtiöön tai urakoitsijaan
• mitä korjauksia tilattiin
• mitä kustannuksia arvioitiin
• miten omavastuu tai muu kustannus käsiteltiin
• pitääkö asia tuoda yhtiökokouksen käsiteltäväksi

Pöytäkirjojen merkitystä toiminnantarkastuksessa käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Vakuutuskorvaukset ja omavastuut

Monessa vahinkotilanteessa taloyhtiö tekee vahinkoilmoituksen vakuutusyhtiölle. Vakuutusyhtiö voi maksaa korvauksen kokonaan tai osittain, tai se voi hylätä korvauksen. Taloyhtiölle voi jäädä maksettavaksi omavastuu tai osa korjauskuluista.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vakuutuskorvaus ja omavastuu näkyvät tarkastusaineistossa. Olennaista on, että kirjanpidosta ja asiakirjoista voidaan hahmottaa, mitä taloyhtiö on maksanut ja mitä vakuutusyhtiö on korvannut.

Tarkastuksessa voidaan katsoa esimerkiksi:

• onko vakuutuskorvaus kirjattu
• miten omavastuu näkyy kirjanpidossa
• miten korjauskulut on käsitelty
• vastaavatko vakuutusyhtiön päätös ja kirjanpidon tapahtumat toisiaan
• onko mahdolliset hyvitykset tai palautukset kirjattu
• näkyykö vahinkoon liittyvä kokonaisuus tilinpäätöksessä ymmärrettävästi

Vakuutuksia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön vakuutukset.

Korjauskulut ja urakat

Vahinko voi johtaa korjaustöihin. Korjaustyöt voivat olla pieniä ja suoraviivaisia tai laajempia kokonaisuuksia, joihin liittyy tarjouksia, sopimuksia, lisätöitä ja useita laskuja.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vahinkoon liittyvät korjauskulut näkyvät kirjanpidossa ja miten korjauksista on päätetty. Tarkastuksen näkökulma ei ole tekninen työnlaadun arviointi, vaan taloudenhoito ja dokumentointi.

Tarkastusaineistossa voi olla hyödyllistä näkyä esimerkiksi:

• korjauspäätös
• tarjous tai tilausvahvistus
• urakkasopimus, jos sellainen on tehty
• korjauslaskut
• vakuutusyhtiön päätös
• tiliotteet
• hallituksen pöytäkirjat
• mahdolliset osakkaille annetut tiedot

Korjaushankkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön korjaushankkeet. Sopimusten dokumentointia käsitellään artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön sopimukset.

Kuka vastaa vahingosta?

Vahinkotilanteissa voi nousta esiin kysymys siitä, kuuluuko kustannus taloyhtiölle, osakkaalle, urakoitsijalle, vakuutusyhtiölle tai jollekin muulle taholle. Toiminnantarkastus ei ole oikeudellinen ratkaisu vastuunjaosta.

Toiminnantarkastaja voi arvioida, mitä tarkastusaineistosta käy ilmi. Hän voi nähdä esimerkiksi, miten vahinko on käsitelty hallituksessa, mitä vakuutusyhtiö on päättänyt, miten kulut on kirjattu ja mitä päätöksiä asiasta on tehty.

Jos vahingon vastuunjako on riitainen tai epäselvä, taloyhtiön kannattaa tarvittaessa hakea erillistä asiantuntija-apua. Toiminnantarkastus ei korvaa oikeudellista neuvontaa tai teknistä vahinkotutkimusta.

Osakkaalle aiheutuneet vahingot

Jos vahinko liittyy osakkaan huoneistoon, toiminnantarkastuksen näkökulma pysyy edelleen taloyhtiön taloudessa, hallinnossa ja dokumentoinnissa. Tarkastuksessa ei ratkaista yksittäistä korvausriitaa osakkaan ja taloyhtiön välillä.

Tarkastuksessa voidaan kuitenkin tarkastusaineiston perusteella arvioida, miten asia on käsitelty taloyhtiön hallinnossa. Esimerkiksi:

• onko asia käsitelty hallituksessa
• onko vahinkoilmoitus tehty
• onko vakuutusyhtiön päätös saatavilla
• miten taloyhtiölle kuuluvat kulut on kirjattu
• onko osakkaalle aiheutuvista vaikutuksista dokumentointia
• onko päätökset kirjattu pöytäkirjoihin

Jos asia on riitainen, toiminnantarkastaja ei päätä, mikä osapuoli on oikeassa. Roolin rajaus on tärkeää, jotta tarkastus ei sekoitu riidanratkaisuun.

Vahinko ja yhtiökokous

Kaikkia vahinkoja ei tarvitse käsitellä yhtiökokouksessa. Jos vahinko kuitenkin vaikuttaa olennaisesti taloyhtiön talouteen, vastikkeisiin, lainaan tai suurempaan korjauspäätökseen, yhtiökokouksen rooli voi tulla esiin.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, onko vahinkoon liittyvä päätöksenteko dokumentoitu. Jos yhtiökokous on päättänyt esimerkiksi ylimääräisestä vastikkeesta, lainasta tai suuremmasta korjauksesta, päätöksen pitäisi näkyä pöytäkirjassa.

Yhtiökokouksen kannalta olennaista voi olla, että osakkailla on riittävä tieto:

• vahingon vaikutuksesta taloyhtiön talouteen
• korjausten kustannuksista
• vakuutuskorvauksista
• omavastuusta
• rahoitustarpeesta
• päätettävistä toimenpiteistä

Osakkaiden tiedonsaantia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja osakkaiden tiedonsaanti.

Vahingot tilinpäätöksessä

Vahinko voi näkyä tilinpäätöksessä monella tavalla. Se voi näkyä korjauskuluna, vakuutuskorvauksena, omavastuuna, siirtosaamisena, siirtovelkana tai muuna tilinpäätöseränä tilanteesta riippuen.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, muodostuuko tilinpäätöksestä ja muusta aineistosta ymmärrettävä kuva vahingon taloudellisesta käsittelystä. Jos vahinkoon liittyvät kulut tai korvaukset ovat merkittäviä, niiden dokumentointi korostuu.

Tarkastuksessa voidaan kiinnittää huomiota esimerkiksi siihen:

• mihin tilikauteen vahinkoon liittyvät kulut kuuluvat
• onko vakuutuskorvaus saatu samalla tilikaudella
• onko korvaussaaminen tai velka kirjattu
• onko vahingosta aiheutunut kuluja, joita ei korvattu
• onko kirjanpito ja tiliotteet johdonmukaisia
• onko vahingon käsittely dokumentoitu hallituksen aineistossa

Toiminnantarkastaja ei tee tilinpäätöstä uudelleen, mutta voi arvioida aineiston perusteella, onko kokonaisuus seurattavissa.

Mitä jos vahinko on kesken tilinpäätöshetkellä?

Jos vahinko on kesken tilinpäätöshetkellä, dokumentointi on erityisen tärkeää. Vakuutusyhtiön päätös voi olla saamatta, korjauskulut voivat olla osittain avoinna tai vastuunjako voi olla epäselvä.

Tällöin hallituksen kannattaa varmistaa, että aineistosta käy ilmi:

• mitä on tapahtunut
• mitä kuluja on jo syntynyt
• mitä korvauksia odotetaan
• onko vakuutusyhtiön käsittely kesken
• onko korjaukset kesken
• mitä hallitus on päättänyt
• miten asia on huomioitu tilinpäätöksessä

Toiminnantarkastuksessa keskeneräinen vahinko voidaan arvioida vain käytettävissä olevan aineiston perusteella. Jos asia on olennainen, se voi vaatia lisäselvityksiä.

Toiminnantarkastaja ei ole vahinkotarkastaja

Toiminnantarkastaja ei ole vahinkotarkastaja, rakennusvalvoja tai vakuutusyhtiön asiantuntija. Hän ei arvioi teknisesti, mistä vahinko johtui tai miten korjaus pitäisi toteuttaa.

Tarvittaessa taloyhtiö voi käyttää erillisiä asiantuntijoita, kuten:

• vahinkotarkastajaa
• rakennusalan asiantuntijaa
• suunnittelijaa
• valvojaa
• vakuutusasiantuntijaa
• juristia

Toiminnantarkastuksen rooli on eri. Tarkastuksessa katsotaan, miten vahinko ja siihen liittyvä taloudellinen sekä hallinnollinen käsittely näkyvät taloyhtiön tarkastusaineistossa.

Mitä aineistoa vahingosta kannattaa toimittaa?

Jos vahinko on ollut tilikauden aikana taloudellisesti tai hallinnollisesti olennainen, toiminnantarkastajalle kannattaa toimittaa vahinkoon liittyvä keskeinen aineisto.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat, jos asiaa on käsitelty kokouksessa
• vahinkoilmoitus
• vakuutusyhtiön päätökset
• korjauslaskut
• omavastuuta koskevat tiedot
• tiliotteet
• kirjanpidon raportit
• tarjoukset ja sopimukset
• osakkaille annetut tiedotteet
• asiantuntijalausunnot, jos niitä on käytetty päätöksenteossa

Tarkka aineisto riippuu vahingon luonteesta ja siitä, miten se on vaikuttanut taloyhtiön talouteen. Tarkastusaineiston kokoamista käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Mitä jos dokumentointi on puutteellista?

Puutteellinen dokumentointi voi vaikeuttaa vahingon arviointia toiminnantarkastuksessa. Jos vahinkoon liittyvät päätökset, kulut tai korvaukset eivät näy asiakirjoista, toiminnantarkastaja voi pyytää lisäaineistoa.

Puutteellinen dokumentointi ei automaattisesti tarkoita, että vahinko olisi hoidettu väärin. Se voi kuitenkin aiheuttaa epäselvyyttä siitä, mitä on tapahtunut, kuka on tehnyt päätökset ja miten kustannukset on käsitelty.

Toiminnantarkastajan huomioita käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?.

Yhteenveto

Taloyhtiön vahingot voivat näkyä toiminnantarkastuksessa silloin, kun ne vaikuttavat talouteen, vakuutuksiin, korjauksiin, omavastuisiin tai hallituksen päätöksentekoon. Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole ratkaista vahingon teknistä syytä tai oikeudellista vastuunjakoa, vaan arvioida tarkastusaineiston perusteella, miten vahinko on dokumentoitu.

Hallituksen kannattaa huolehtia siitä, että vahinkoon liittyvät päätökset, vakuutusyhtiön asiakirjat, korjauslaskut, omavastuut ja kirjanpidon käsittely ovat saatavilla. Selkeä dokumentointi auttaa sekä hallitusta, osakkaita että toiminnantarkastajaa.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä vahinkoihin liittyvää aineistoa toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä vahingoista ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja vahingon syyn?

Ei. Toiminnantarkastaja ei ole tekninen vahinkotarkastaja. Tarkastuksessa voidaan arvioida, miten vahinko, kulut, vakuutuskorvaukset ja päätökset näkyvät taloyhtiön tarkastusaineistossa.

Pitääkö vakuutusyhtiön päätös toimittaa toiminnantarkastajalle?

Jos vahinko on ollut olennainen tilikauden talouden tai hallinnon kannalta, vakuutusyhtiön päätös kannattaa toimittaa osana tarkastusaineistoa.

Voiko toiminnantarkastaja ratkaista osakkaan ja taloyhtiön vahinkoriidan?

Ei varsinaisessa toiminnantarkastuksessa. Toiminnantarkastaja ei ratkaise vahingon oikeudellista vastuunjakoa. Riitaisessa tilanteessa taloyhtiö voi tarvita erillistä asiantuntija-apua.

Miten vahinko näkyy tilinpäätöksessä?

Vahinko voi näkyä esimerkiksi korjauskuluna, vakuutuskorvauksena, omavastuuna, siirtosaamisena tai siirtovelkana. Käsittely riippuu tilanteesta ja kirjanpidon aineistosta.

Mitä jos vahinko on kesken tilinpäätöshetkellä?

Keskeneräinen vahinko kannattaa dokumentoida selkeästi. Aineistosta olisi hyvä käydä ilmi, mitä on tapahtunut, mitä kuluja on syntynyt, mitä korvauksia odotetaan ja miten asia on huomioitu tilinpäätöksessä.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous