Toiminnantarkastus ja taloyhtiön vakuutukset

Taloyhtiön vakuutukset voivat näkyä toiminnantarkastuksessa osana taloudenhoitoa, sopimuksia ja hallituksen päätöksentekoa. Vakuutusmaksut ovat taloyhtiölle tavallisia kuluja, mutta vakuutuksiin voi liittyä myös vahinkotapahtumia, omavastuita, korvauksia ja päätöksiä, jotka vaikuttavat tilikauden talouteen.

Toiminnantarkastaja ei kilpailuta vakuutuksia, arvioi vakuutusturvan riittävyyttä teknisenä asiantuntijana eikä päätä taloyhtiön vakuutusratkaisuista. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, miten vakuutukset, vakuutusmaksut, vahinkokorvaukset ja niihin liittyvät päätökset näkyvät tarkastusaineistossa.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi vakuutukset voivat liittyä toiminnantarkastukseen?

Taloyhtiön vakuutukset liittyvät usein suoraan yhtiön taloudenhoitoon. Vakuutusmaksut näkyvät kirjanpidossa, vakuutuskirjat voivat olla osa sopimusaineistoa ja vahinkotapahtumat voivat vaikuttaa tilikauden kuluihin tai tuloihin.

Toiminnantarkastuksessa vakuutukset voivat tulla esiin esimerkiksi silloin, kun:

• vakuutusmaksut ovat merkittävä osa taloyhtiön kuluja
• vakuutusyhtiö on maksanut korvauksen
• taloyhtiö on maksanut omavastuun
• vahinko on aiheuttanut korjauskuluja
• vakuutusyhtiön päätös liittyy tilikauden tapahtumiin
• hallitus on päättänyt vakuutuksen muuttamisesta
• vakuutusturvaa koskeva asia on käsitelty hallituksessa tai yhtiökokouksessa

Kaikkia vakuutusasioita ei tarvitse tarkastella laajasti. Olennaista on, liittyykö vakuutusasia taloyhtiön talouteen, päätöksentekoon tai hallinnon dokumentointiin tarkastettavalla tilikaudella.

Vakuutuskirjat ja vakuutussopimukset

Vakuutuskirjat ja vakuutussopimukset voivat olla osa tarkastusaineistoa, jos vakuutusasioilla on ollut merkitystä tilikauden talouden tai päätöksenteon kannalta. Pienessä taloyhtiössä vakuutusaineisto voi olla hyvin yksinkertainen, mutta senkin pitäisi olla tarvittaessa saatavilla.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko taloyhtiöllä vakuutuksia koskeva aineisto saatavilla
• miten vakuutusmaksut näkyvät kirjanpidossa
• onko vakuutuksiin liittyviä päätöksiä käsitelty hallituksessa
• liittyykö vakuutukseen vahinkotapahtumia tai korvauksia
• näkyvätkö vakuutuksista aiheutuvat kulut tilinpäätöksessä ymmärrettävästi

Toiminnantarkastaja ei arvioi vakuutusehtojen kattavuutta samalla tavalla kuin vakuutusasiantuntija. Tarkastuksen näkökulma on siinä, näkyykö olennainen vakuutusaineisto taloyhtiön asiakirjoissa ja taloudessa.

Taloyhtiön sopimuksia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön sopimukset.

Vakuutusmaksut kirjanpidossa

Vakuutusmaksut ovat tavallisia taloyhtiön kuluja. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vakuutusmaksut on kirjattu ja miten ne näkyvät tilinpäätöksessä.

Tarkastuksessa voi olla merkitystä esimerkiksi sillä:

• näkyvätkö vakuutusmaksut oikealla tilikaudella
• onko vakuutusmaksujen jaksotus käsitelty ymmärrettävästi
• vastaavatko kirjanpidon maksut tiliotteita
• ovatko mahdolliset palautukset tai hyvitykset kirjattu
• onko vakuutusmaksujen muutos huomioitu talousarviossa

Pienissä taloyhtiöissä vakuutusmaksut ovat usein suoraviivaisia kuluja. Jos tilikaudella on kuitenkin ollut vahinko, vakuutuskorvaus tai poikkeuksellinen muutos vakuutuksissa, aineisto voi vaatia tarkempaa tarkastelua.

Vahinkotapahtumat ja vakuutuskorvaukset

Vahinkotapahtumat voivat olla toiminnantarkastuksessa olennaisia, jos niihin liittyy merkittäviä kuluja, vakuutuskorvauksia, omavastuita tai hallituksen päätöksiä. Tyypillisiä vahinkoihin liittyviä asioita voivat olla esimerkiksi vesivahingot, palovahingot, myrskyvahingot tai muut kiinteistöön kohdistuvat vahingot.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida tarkastusaineiston perusteella esimerkiksi:

• onko vahinko käsitelty hallituksessa
• onko vakuutusyhtiön päätös saatavilla
• miten omavastuu on kirjattu
• miten vakuutuskorvaus näkyy kirjanpidossa
• miten korjauskulut näkyvät aineistossa
• onko vahinkoon liittyvät laskut ja tositteet saatavilla
• onko osakkaille aiheutuvia vaikutuksia käsitelty päätöksenteossa

Toiminnantarkastaja ei ratkaise vahingon korvattavuutta eikä tulkitse vakuutusehtoja vakuutusyhtiön puolesta. Hän voi kuitenkin tarkastusaineiston perusteella arvioida, näkyykö vahinko ja sen taloudellinen käsittely ymmärrettävästi.

Omavastuut ja korjauskulut

Vahingon yhteydessä taloyhtiölle voi jäädä omavastuu tai muita korjauskuluja. Ne voivat näkyä kirjanpidossa tavallisina kuluina, korjauskuluina tai vahinkoon liittyvinä erinä.

Toiminnantarkastuksessa voidaan tarkastella esimerkiksi:

• miten omavastuu on kirjattu
• liittyykö kulu vakuutusyhtiön päätökseen
• onko korjauslaskut saatavilla
• näkyykö vakuutuskorvaus kirjanpidossa
• onko vahingosta tehty hallituksen päätöksiä
• onko kulujen ja korvausten yhteys ymmärrettävä

Jos vahinko on merkittävä, hallituksen kannattaa varmistaa, että asiasta jää riittävä dokumentointi. Tämä auttaa sekä toiminnantarkastuksessa että myöhemmässä hallinnon seurannassa.

Hallituksen päätöksenteko vakuutusasioissa

Vakuutusasioissa hallitus voi tehdä päätöksiä esimerkiksi vakuutusyhtiön vaihtamisesta, vahingon käsittelystä, korjausten tilaamisesta tai korvauspäätöksen jatkoselvittelystä. Osa asioista voi olla tavanomaista hallintoa, mutta merkittävämmät kysymykset kannattaa dokumentoida selkeästi.

Hallituksen pöytäkirjoista olisi hyvä käydä ilmi esimerkiksi:

• mitä vakuutusasiaa käsiteltiin
• liittyikö asia vahinkoon, sopimukseen vai vakuutusmaksuun
• mitä päätettiin
• kuka hoitaa jatkotoimet
• liittyykö asiaan kustannuksia tai korvauksia
• tarvitaanko lisäselvityksiä
• vaikuttaako asia osakkaisiin tai yhtiön talouteen

Pöytäkirjat auttavat yhdistämään vakuutusasian taloudenhoitoon ja päätöksentekoon. Niiden merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Vakuutukset ja talousarvio

Vakuutusmaksut voivat vaikuttaa taloyhtiön talousarvioon. Jos vakuutusmaksut nousevat olennaisesti, vakuutusyhtiö vaihtuu tai taloyhtiöllä on ollut vahinkoja, hallituksen kannattaa pystyä selittämään, miten asia näkyy talousarviossa ja tilinpäätöksessä.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, muodostavatko talousarvio, vakuutusmaksut, kirjanpito ja mahdolliset vakuutuskorvaukset ymmärrettävän kokonaisuuden.

Jos vakuutuksiin liittyvät kulut poikkeavat olennaisesti aiemmasta, päätöksenteon ja kirjanpidon dokumentointi voi auttaa osakkaita ymmärtämään muutosta.

Vakuutukset hallituksen vaihtuessa

Hallituksen vaihtuessa vakuutuksiin liittyvä aineisto kannattaa pitää helposti löydettävänä. Uuden hallituksen pitää tietää, missä taloyhtiön vakuutuskirjat ovat, mihin vakuutusyhtiöön yhteyttä otetaan ja onko keskeneräisiä vahinkoasioita.

Tarkastusaineistossa vakuutukset voivat auttaa hahmottamaan esimerkiksi:

• mitä vakuutuksia taloyhtiöllä on
• millaisia vakuutusmaksuja tilikaudella on ollut
• onko vahinkoja käsitelty
• onko vakuutuskorvauksia saatu
• onko keskeneräisiä vahinko- tai korvausasioita
• onko hallitus tehnyt päätöksiä vakuutuksiin liittyen

Hallituksen vaihdosta käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus hallituksen vaihtuessa.

Mitä vakuutusaineistoa toiminnantarkastaja voi tarvita?

Kaikkia vakuutusasiakirjoja ei välttämättä tarvita jokaisessa toiminnantarkastuksessa. Jos vakuutuksiin liittyy kuitenkin olennaisia tapahtumia tai kuluja, aineisto kannattaa toimittaa.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• vakuutuskirjat
• vakuutusmaksulaskut
• vakuutusyhtiön päätökset
• vahinkoilmoitukset
• korvauspäätökset
• omavastuita koskevat tiedot
• korjauslaskut
• hallituksen pöytäkirjat
• yhtiökokouksen pöytäkirjat, jos asia on käsitelty yhtiökokouksessa
• sopimukset ja tarjoukset vahingon korjauksiin liittyen
• tiliotteet ja kirjanpidon raportit

Aineiston tarve riippuu siitä, onko tilikaudella ollut vakuutusasioita, jotka vaikuttavat taloyhtiön talouteen tai hallintoon. Tarkastusaineiston kokoamista käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Toiminnantarkastaja ei arvioi vakuutusturvan riittävyyttä

Toiminnantarkastajan tehtävä ei yleensä ole arvioida, onko taloyhtiön vakuutusturva sisällöltään tarkoituksenmukainen tai riittävä kaikkiin riskeihin. Se voi edellyttää vakuutusasiantuntijaa, isännöitsijää tai muuta erillistä asiantuntemusta.

Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin katsoa, onko vakuutuksiin liittyvä aineisto saatavilla ja miten vakuutusasiat näkyvät taloudenhoidossa ja päätöksenteossa.

Tämä rajaus on tärkeä, jotta toiminnantarkastus ei sekoitu vakuutusneuvontaan.

Mitä jos vakuutusasia on epäselvä?

Jos vakuutusasia on epäselvä, toiminnantarkastaja voi pyytää lisäaineistoa tai nostaa asian esiin tarkastuksessa. Epäselvyys voi liittyä esimerkiksi korvauspäätökseen, omavastuuseen, korjauskuluun tai siihen, miten asia on kirjattu.

Hallituksen kannattaa selvittää:

• mitä vahingosta tai vakuutusasiasta on päätetty
• mitä vakuutusyhtiö on korvannut
• mitä taloyhtiölle jäi maksettavaksi
• miten kulut ja korvaukset näkyvät kirjanpidossa
• onko asia dokumentoitu pöytäkirjoihin
• tarvitaanko lisäselvityksiä vakuutusyhtiöltä tai asiantuntijalta

Toiminnantarkastajan huomioita käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?.

Yhteenveto

Taloyhtiön vakuutukset voivat olla osa toiminnantarkastuksen tarkastusaineistoa silloin, kun ne liittyvät taloudenhoitoon, sopimuksiin, vahinkotapahtumiin tai hallituksen päätöksentekoon. Vakuutusmaksut, vakuutuskorvaukset, omavastuut ja vahinkoihin liittyvät kulut voivat vaikuttaa tilikauden kokonaiskuvaan.

Toiminnantarkastaja ei kilpailuta vakuutuksia tai arvioi vakuutusturvan riittävyyttä vakuutusasiantuntijan tavoin. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyvätkö vakuutuksiin liittyvät olennaiset asiat taloyhtiön asiakirjoissa ja kirjanpidossa ymmärrettävästi.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä vakuutusasioihin liittyvää aineistoa toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä vakuutuksista ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja taloyhtiön vakuutukset?

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten vakuutukset, vakuutusmaksut, vahingot ja korvaukset näkyvät tarkastusaineistossa. Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan yleensä arvioi vakuutusturvan riittävyyttä vakuutusasiantuntijana.

Pitääkö vakuutuskirja toimittaa toiminnantarkastajalle?

Jos vakuutuksilla tai vahinkotapahtumilla on merkitystä tarkastettavan tilikauden kannalta, vakuutuskirja ja muut olennaiset vakuutusasiakirjat kannattaa toimittaa tarkastusaineiston mukana.

Miten vakuutuskorvaus näkyy toiminnantarkastuksessa?

Vakuutuskorvaus voi näkyä kirjanpidossa tulona tai kulujen oikaisuna tilanteesta riippuen. Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, näkyykö korvaus, omavastuu ja siihen liittyvä vahinko aineistossa ymmärrettävästi.

Voiko toiminnantarkastaja ratkaista vakuutusyhtiön kanssa olevan erimielisyyden?

Ei varsinaisessa toiminnantarkastuksessa. Toiminnantarkastaja ei toimi vakuutusriidan ratkaisijana. Epäselvissä tilanteissa taloyhtiö voi tarvita erillistä asiantuntija-apua.

Mitä jos vahinkoasia on kesken tilinpäätöshetkellä?

Keskeneräinen vahinkoasia kannattaa dokumentoida selkeästi. Toiminnantarkastaja voi arvioida tarkastusaineiston perusteella, miten asia näkyy taloudenhoidossa ja tilinpäätöksen kokonaisuudessa.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous