Yhdistyksen hallituksen vastuu ja toiminnantarkastus

Yhdistyksen hallitus vastaa yhdistyksen toiminnan järjestämisestä, taloudenhoidosta ja päätöksenteosta. Toiminnantarkastus ei siirrä tätä vastuuta toiminnantarkastajalle, mutta se voi antaa jäsenille ja hallitukselle ulkopuolisen näkökulman siihen, miten taloudenhoito, hallinto ja dokumentointi näyttävät tarkastusaineiston perusteella.

Tämä roolijako on tärkeä. Hallitus tekee päätökset ja vastaa niiden valmistelusta sekä toteuttamisesta. Toiminnantarkastaja arvioi jälkikäteen, millainen kokonaiskuva yhdistyksen taloudesta, päätöksenteosta ja asiakirjoista muodostuu.

Jos yhdistys arvioi, sopiiko toiminnantarkastus sen tilanteeseen, yleiskuva löytyy palvelusivulta Toiminnantarkastus yhdistykselle.

Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta

Yhdistyksen hallitus vastaa käytännössä siitä, että yhdistyksen toiminta järjestetään sääntöjen, kokousten päätösten ja yhdistyksen tarkoituksen mukaisesti. Hallitus huolehtii yleensä myös siitä, että taloudenhoito, kirjanpito, maksuliikenne ja päätöksenteko ovat asianmukaisesti järjestettyjä.

Tämä ei tarkoita, että jokaisen hallituksen jäsenen pitäisi tehdä kaikkea itse. Yhdistyksessä voi olla rahastonhoitaja, kirjanpitäjä, toiminnanjohtaja tai muita vastuuhenkilöitä. Hallituksella on kuitenkin kokonaisvastuu siitä, että asiat on järjestetty ja että päätöksistä jää riittävä dokumentaatio.

Käytännössä hallituksen vastuuseen liittyvät esimerkiksi:

• yhdistyksen sääntöjen noudattaminen
• kokousten valmistelu
• tilinpäätöksen käsittely
• kirjanpidon ja maksuliikenteen järjestäminen
• avustusten ja hankkeiden seuranta
• hallituksen päätösten dokumentointi
• jäsenmaksujen ja muiden tulojen käsittely
• sopimusten ja sitoumusten seuraaminen
• vuosikokouksen tai muun sääntömääräisen kokouksen valmistelu

Toiminnantarkastuksessa näitä asioita ei hoideta hallituksen puolesta. Tarkastuksessa arvioidaan aineiston perusteella, miten kokonaisuus näyttäytyy ulkopuolisen tarkastuksen näkökulmasta.

Toiminnantarkastaja arvioi, ei johda yhdistystä

Toiminnantarkastajan tehtävä on arvioida yhdistyksen taloudenhoitoa, hallintoa ja dokumentointia tarkastusaineiston perusteella. Hän ei johda yhdistystä, tee hallituksen päätöksiä, korjaa kirjanpitoa hallituksen puolesta tai päätä siitä, miten yhdistyksen toiminta pitäisi järjestää.

Tarkastajan rooli on jälkikäteinen ja arvioiva. Tämä tarkoittaa, että toiminnantarkastaja tarkastelee esimerkiksi tilinpäätöstä, kirjanpidon raportteja, tiliotteita, pöytäkirjoja ja yhdistyksen sääntöjä. Näiden perusteella hän muodostaa kokonaiskuvan siitä, miltä yhdistyksen taloudenhoito ja hallinto näyttävät.

Roolijako voidaan tiivistää näin:

• hallitus vastaa yhdistyksen päätöksistä ja toiminnan järjestämisestä
• kirjanpitäjä tai rahastonhoitaja voi hoitaa kirjanpitoa ja aineiston kokoamista
• toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineistoa ulkopuolisesta näkökulmasta
• yhdistyksen kokous käsittelee tilinpäätöksen, tarkastuskertomuksen ja vastuuvapauden sääntöjen mukaisesti

Kun roolit ovat selkeät, toiminnantarkastukseen ei kohdistu vääriä odotuksia. Tarkastus voi tukea hallituksen ja jäsenten päätöksentekoa, mutta se ei korvaa yhdistyksen omaa hallintoa.

Dokumentointi on hallituksen kannalta keskeistä

Toiminnantarkastuksessa suuri osa arvioinnista perustuu siihen, mitä asiakirjoista käy ilmi. Jos päätöksiä ei ole dokumentoitu, niitä on vaikea arvioida jälkikäteen. Siksi pöytäkirjat, tilinpäätös, kirjanpidon raportit ja muut asiakirjat ovat hallituksen kannalta tärkeitä.

Hyvä dokumentointi ei tarkoita monimutkaista hallintoa. Pienessä yhdistyksessä lyhyet ja selkeät pöytäkirjat voivat riittää hyvin, jos niistä käy ilmi, mitä on päätetty, milloin päätös on tehty ja kuka päätöksen toteuttamisesta vastaa.

Hallituksen kannattaa kiinnittää huomiota ainakin siihen, että:

• kokouksista laaditaan pöytäkirjat
• taloudellisesti merkittävät päätökset kirjataan
• avustuksiin ja hankkeisiin liittyvät päätökset dokumentoidaan
• yhdistyksen kokousten päätökset ovat saatavilla
• tilinpäätös ja kirjanpidon raportit koskevat oikeaa tilikautta
• tiliotteet ja maksuliikenne ovat seurattavissa
• yhdistyksen säännöt ovat tarkastajan käytettävissä
• toiminnantarkastajan valinta on kirjattu pöytäkirjaan

Jos dokumentointi on puutteellista, toiminnantarkastaja voi joutua pyytämään lisäselvityksiä. Tämä ei automaattisesti tarkoita, että yhdistyksen toiminnassa olisi vakava ongelma, mutta se voi vaikeuttaa kokonaisuuden arviointia.

Päätökset pitää pystyä yhdistämään taloudenhoitoon

Yhdistyksen toiminnassa päätökset ja talous liittyvät usein toisiinsa. Hallitus voi päättää hankinnoista, tapahtumista, avustusten käytöstä, tilavuokrista, palkkioista tai muista menoista. Toiminnantarkastuksen näkökulmasta on hyödyllistä, jos päätösten ja maksujen yhteys näkyy tarkastusaineistosta.

Esimerkiksi suurempi hankinta on helpompi arvioida, jos pöytäkirjasta käy ilmi, että hallitus on käsitellyt asian ja päättänyt hankinnasta. Samoin avustuksen käyttö on helpompi hahmottaa, jos avustuspäätös, kuluerittelyt ja kirjanpidon merkinnät muodostavat johdonmukaisen kokonaisuuden.

Hallituksen kannattaa arvioida jo tilikauden aikana, löytyykö asiakirjoista vastaus ainakin näihin kysymyksiin:

• kuka päätti merkittävästä menosta?
• milloin päätös tehtiin?
• liittyykö meno yhdistyksen toimintaan?
• näkyykö maksu kirjanpidossa ja tiliotteella?
• onko tositteet saatavilla?
• onko avustuksen käytöstä erillisiä ehtoja?
• onko päätös dokumentoitu pöytäkirjaan?

Toiminnantarkastus ei tee päätöksistä oikeita tai vääriä hallituksen puolesta. Se voi kuitenkin tuoda esiin, jos päätösten, maksuliikenteen ja dokumentoinnin välinen yhteys jää epäselväksi.

Vastuuvapaus ja toiminnantarkastus

Monessa yhdistyksessä vuosikokouksessa käsitellään tilinpäätös ja vastuuvapaus. Toiminnantarkastuskertomus liittyy tähän kokonaisuuteen, koska se antaa jäsenille ulkopuolisen näkökulman taloudenhoitoon ja hallintoon.

Vastuuvapaus on yhdistyksen sisäinen päätös, joka perustuu kokouksen käytettävissä olevaan aineistoon. Toiminnantarkastaja ei päätä vastuuvapaudesta. Päätöksen tekee yhdistyksen kokous sääntöjen mukaisesti.

Toiminnantarkastuskertomus voi kuitenkin auttaa jäseniä arvioimaan, onko tilinpäätöksen ja hallinnon käsittelyyn liittyvä aineisto riittävän selkeää. Jos tarkastuksessa nousee esiin olennaisia epäselvyyksiä, ne voivat vaikuttaa siihen, miten jäsenistö haluaa käsitellä asiaa kokouksessa.

Tässäkin roolijako on tärkeä:

• hallitus vastaa toiminnasta ja tilinpäätöksen valmistelusta
• toiminnantarkastaja antaa tarkastuskertomuksen
• yhdistyksen kokous käsittelee tilinpäätöksen ja vastuuvapauden
• jäsenet tekevät päätökset kokouksessa käytettävissä olevan aineiston perusteella

Toiminnantarkastus tukee päätöksentekoa, mutta ei korvaa yhdistyksen kokouksen omaa harkintaa.

Toiminnantarkastaja ei korvaa kirjanpitäjää

Yhdistyksen kirjanpito pitää järjestää erikseen. Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole laatia kirjanpitoa, tehdä tilinpäätöstä tai korjata tositteita hallituksen puolesta. Jos kirjanpito on puutteellista tai tilinpäätös keskeneräinen, se pitää yleensä selvittää ennen kuin toiminnantarkastuskertomus voidaan antaa.

Tämä ero on käytännössä tärkeä. Kirjanpitäjä tai rahastonhoitaja kokoaa ja laatii aineistoa. Toiminnantarkastaja arvioi aineistoa jälkikäteen.

Jos yhdistyksessä sama henkilö sekä laatii kirjanpidon että toimisi toiminnantarkastajana, riippumattomuus voi vaarantua. Toiminnantarkastajan pitäisi pystyä arvioimaan taloudenhoitoa ulkopuolisesta näkökulmasta, ei tarkastaa omaa työtään.

Yhdistyksen kannattaa siis pitää roolit selkeinä:

• hallitus vastaa kokonaisuudesta
• rahastonhoitaja tai kirjanpitäjä hoitaa talouden käytännön valmistelua
• toiminnantarkastaja tarkastaa aineistoa riippumattomasti
• yhdistyksen kokous tekee sääntöjen mukaiset päätökset

Hallituksen kannattaa valmistella tarkastusaineisto ajoissa

Toiminnantarkastajan työ helpottuu, kun tarkastusaineisto on koottu selkeästi. Tämä on myös hallituksen etu. Hyvin järjestetty aineisto auttaa hallitusta hahmottamaan, onko tilikauden päätökset, menot, tulot ja asiakirjat dokumentoitu ymmärrettävästi.

Tarkastusaineistoon kuuluu yleensä esimerkiksi:

• tilinpäätös
• kirjanpidon raportit
• tiliotteet
• tositteet tarvittavilta osin
• hallituksen pöytäkirjat
• yhdistyksen kokousten pöytäkirjat
• yhdistyksen säännöt
• talousarvio, jos sellainen on laadittu
• avustuspäätökset ja avustusten käyttöön liittyvä aineisto
• sopimukset ja muut olennaiset asiakirjat

Tarkastusaineistoa käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä aineistoa yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee?.

Miten toiminnantarkastus voi tukea hallitusta?

Toiminnantarkastus voi tukea hallitusta erityisesti silloin, kun yhdistys haluaa varmistaa, että päätöksenteko ja taloudenhoito ovat riittävän selkeästi dokumentoituja. Tarkastus ei poista hallituksen vastuuta, mutta se voi antaa ulkopuolisen näkökulman siihen, miten aineisto näyttäytyy.

Käytännössä toiminnantarkastus voi auttaa hallitusta esimerkiksi:

• huomaamaan, jos pöytäkirjojen ja maksuliikenteen yhteys jää epäselväksi
• hahmottamaan, onko tilinpäätösaineisto riittävän selkeä
• varmistamaan, että tarkastajan valinta ja kokouspäätökset on dokumentoitu
• jäsentämään avustuksiin ja hankkeisiin liittyvää aineistoa
• valmistautumaan vuosikokoukseen tai muuhun sääntömääräiseen kokoukseen
• selkeyttämään jäsenille esitettävää kokonaisuutta

Toiminnantarkastajan havainnot eivät ole sama asia kuin hallituksen päätökset. Ne voivat kuitenkin antaa hallitukselle käytännön näkökulman siihen, missä dokumentointi tai aineiston kokoaminen kaipaa tarkennusta.

Milloin ulkopuolinen toiminnantarkastaja on hyödyllinen?

Ulkopuolinen toiminnantarkastaja voi olla hyödyllinen silloin, kun yhdistyksen sisäiset roolit ovat päällekkäisiä tai jäsenistö haluaa riippumattoman näkökulman talouteen ja hallintoon. Tämä voi korostua pienissä yhdistyksissä, joissa samat henkilöt toimivat hallituksessa, hoitavat käytännön toimintaa ja valmistelevat aineistoa.

Ulkopuolinen tarkastaja voi olla erityisen selkeä ratkaisu, jos:

• hallituksen jäsenet hoitavat paljon asioita itse
• rahastonhoitaja kuuluu hallitukseen
• yhdistyksessä on avustuksia tai hankkeita
• jäsenistö haluaa paremman kokonaiskuvan taloudenhoidosta
• pöytäkirjojen tai talouden dokumentointi on aiemmin ollut epäselvää
• toiminnantarkastajan riippumattomuus halutaan varmistaa

Toiminnantarkastajan riippumattomuutta käsitellään tarkemmin artikkelissa Kuka voi toimia yhdistyksen toiminnantarkastajana?.

Mitä toiminnantarkastus ei tee?

Toiminnantarkastukseen ei kannata liittää tehtäviä, jotka kuuluvat hallitukselle, kirjanpitäjälle tai yhdistyksen kokoukselle. Tämä auttaa pitämään vastuunjaon selkeänä.

Toiminnantarkastus ei yleensä tarkoita, että tarkastaja:

• laatii yhdistyksen kirjanpidon
• tekee tilinpäätöksen hallituksen puolesta
• päättää, miten yhdistyksen varoja käytetään
• hyväksyy hallituksen päätökset etukäteen
• toimii yhdistyksen juridisena neuvonantajana
• korvaa hallituksen valvontaa
• päättää vastuuvapauden myöntämisestä
• järjestää vuosikokouksen hallituksen puolesta

Tarkastuksen tehtävä on antaa ulkopuolinen arvio tarkastusaineiston perusteella. Jos yhdistys tarvitsee kirjanpidon korjaamista, sääntöjen tulkintaa tai hallinnon järjestämistä, kyse voi olla erillisestä tehtävästä eikä varsinaisesta toiminnantarkastuksesta.

Toiminnantarkastus ja tilintarkastus pitää erottaa toisistaan

Yhdistyksessä on tärkeää erottaa toiminnantarkastus ja tilintarkastus toisistaan. Tilintarkastuksen tekee hyväksytty tilintarkastaja, ja se on muodollisempi tarkastusmuoto. Toiminnantarkastus on kevyempi tarkastus, joka voi sopia yhdistykselle silloin, kun tilintarkastajaa ei edellytetä.

Jos yhdistyksen säännöt edellyttävät tilintarkastajaa, toiminnantarkastus ei välttämättä riitä. Siksi hallituksen kannattaa tarkistaa säännöt ennen tarkastajan valintaa.

Tarkastusmuotojen eroja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus vai tilintarkastus yhdistyksessä?. Palvelun yleinen sisältö löytyy sivulta Toiminnantarkastuspalvelu.

Yhteenveto

Yhdistyksen hallitus vastaa taloudenhoidosta, päätöksenteosta ja dokumentoinnista. Toiminnantarkastus ei siirrä tätä vastuuta tarkastajalle, mutta se voi antaa ulkopuolisen näkökulman siihen, miten hallituksen toiminta ja yhdistyksen taloudenhoito näyttävät tarkastusaineiston perusteella.

Hallituksen kannalta tärkeää on, että päätökset kirjataan, tilinpäätös ja kirjanpidon raportit ovat saatavilla, maksuliikenne voidaan yhdistää aineistoon ja yhdistyksen säännöt huomioidaan tarkastajan valinnassa.

Kun roolit ovat selkeät, toiminnantarkastus voi tukea hallitusta ja jäseniä ilman, että se sekoittuu hallituksen, kirjanpitäjän tai yhdistyksen kokouksen tehtäviin.

Jos yhdistyksenne tarvitsee ulkopuolisen toiminnantarkastajan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhdistyksen tilanteesta, säännöistä ja tarkastusaineiston laajuudesta.

Usein kysyttyä hallituksen vastuusta ja toiminnantarkastuksesta

Siirtääkö toiminnantarkastus hallituksen vastuun tarkastajalle?

Ei. Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta, päätöksenteosta ja taloudenhoidon järjestämisestä. Toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineistoa jälkikäteen, mutta ei ota hallituksen vastuuta itselleen.

Voiko toiminnantarkastaja korjata yhdistyksen kirjanpidon?

Varsinainen toiminnantarkastus ei tarkoita kirjanpidon korjaamista tai tilinpäätöksen laatimista. Jos kirjanpito on keskeneräinen tai puutteellinen, se pitää yleensä selvittää erikseen ennen tarkastuskertomusta.

Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?

Pöytäkirjoista nähdään, mitä hallitus tai yhdistyksen kokous on päättänyt. Ne auttavat yhdistämään päätöksenteon taloudenhoitoon, maksuihin, avustuksiin ja muihin tilikauden tapahtumiin.

Voiko hallituksen jäsen toimia toiminnantarkastajana?

Hallituksen jäsen ei yleensä voi toimia riippumattomana toiminnantarkastajana samassa yhdistyksessä, koska hän arvioisi silloin omaa toimintaansa. Tarkastajan riippumattomuus pitää arvioida tapauskohtaisesti.

Miten hallitus voi valmistautua toiminnantarkastukseen?

Hallitus voi valmistautua kokoamalla tilinpäätöksen, kirjanpidon raportit, tiliotteet, pöytäkirjat, yhdistyksen säännöt ja muut olennaiset asiakirjat selkeäksi tarkastusaineistoksi.

Tarvitseeko yhdistyksenne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan yhdistyksen tilanne, säännöt, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhdistyksenne tarpeeseen.

Pyydä tarjous