Toiminnantarkastus ennen yhdistyksen vuosikokousta

Yhdistyksen toiminnantarkastus kannattaa valmistella hyvissä ajoin ennen vuosikokousta. Vuosikokouksessa käsitellään usein tilinpäätös, toiminnantarkastuskertomus ja vastuuvapaus, joten tarkastuksen aikataulu vaikuttaa suoraan siihen, saadaanko kokousaineisto valmiiksi ajallaan.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole tehdä yhdistyksen kirjanpitoa uudelleen tai valmistella hallituksen päätöksiä. Tarkastuksessa arvioidaan tarkastusaineiston perusteella taloudenhoitoa, hallituksen päätöksentekoa ja dokumentointia. Siksi aineiston pitää olla riittävän valmis ennen kuin tarkastus voidaan tehdä.

Jos yhdistys arvioi, sopiiko toiminnantarkastus sen tilanteeseen, yleiskuva löytyy palvelusivulta Toiminnantarkastus yhdistykselle.

Miksi toiminnantarkastus liittyy vuosikokoukseen?

Monessa yhdistyksessä vuosikokous tai kevätkokous käsittelee tilinpäätöksen, hallituksen toiminnan ja vastuuvapauden. Toiminnantarkastuskertomus antaa jäsenille ulkopuolisen näkökulman siihen, miltä yhdistyksen taloudenhoito ja hallinto näyttävät tarkastusaineiston perusteella.

Käytännössä toiminnantarkastus on osa vuosikokouksen valmistelua. Ennen kuin jäsenet päättävät tilinpäätöksen vahvistamisesta tai vastuuvapaudesta, heidän on hyvä saada tarkastajan kertomus käyttöönsä kokousaineiston mukana.

Jos toiminnantarkastus jää viime hetkeen, vuosikokouksen valmistelu voi viivästyä. Tarkastajalle voi tulla lisäkysymyksiä, aineistosta voi puuttua asiakirjoja tai jokin tilikauden tapahtuma voi vaatia tarkempaa selvitystä. Siksi toiminnantarkastus kannattaa aikatauluttaa jo siinä vaiheessa, kun tilinpäätöstä valmistellaan.

Milloin toiminnantarkastus kannattaa aloittaa?

Toiminnantarkastus voidaan yleensä aloittaa, kun tilinpäätös ja keskeinen tarkastusaineisto ovat valmiina. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että yhdistyksen hallituksen kannattaa varata aikaa myös aineiston kokoamiseen ja mahdollisiin lisäkysymyksiin.

Hyvä käytännön aikataulu voi olla esimerkiksi seuraava:

• kirjanpito ja tilinpäätös valmistellaan
• hallitus käsittelee tilinpäätöksen
• tarkastusaineisto kootaan toiminnantarkastajalle
• toiminnantarkastaja käy aineiston läpi
• mahdolliset lisäkysymykset selvitetään
• toiminnantarkastuskertomus annetaan
• vuosikokousaineisto viimeistellään jäsenille

Aikataulu riippuu yhdistyksen koosta ja aineiston laajuudesta. Pienen yhdistyksen tarkastus voi olla melko suoraviivainen, jos aineisto on selkeästi koottu. Jos yhdistyksellä on avustuksia, hankkeita, useita pankkitilejä tai paljon pöytäkirjoja, tarkastukseen kannattaa varata enemmän aikaa.

Mitä pitää olla valmiina ennen tarkastusta?

Toiminnantarkastusta varten yhdistyksen pitää yleensä koota tarkastusaineisto. Aineiston ei tarvitse olla monimutkaisesti järjestetty, mutta sen pitää olla riittävän selkeä, jotta taloudenhoitoa ja päätöksentekoa voidaan arvioida.

Yleensä tarvitaan ainakin:

• tilinpäätös
• tuloslaskelma ja tase
• kirjanpidon raportit
• tiliotteet
• tarvittavat tositteet
• hallituksen pöytäkirjat
• yhdistyksen kokousten pöytäkirjat
• yhdistyksen säännöt
• talousarvio, jos sellainen on laadittu
• avustuspäätökset ja avustusten käyttöön liittyvä aineisto, jos niitä on
• sopimukset tai muut olennaiset asiakirjat, jos niillä on merkitystä tilikauden kannalta

Tarkastusaineistosta on erillinen artikkeli Mitä aineistoa yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee?.

Hallituksen rooli ennen toiminnantarkastusta

Yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että tilinpäätös ja muu aineisto valmistellaan kokousta varten. Toiminnantarkastaja arvioi aineistoa jälkikäteen, mutta hän ei korvaa hallituksen vastuuta.

Ennen toiminnantarkastusta hallituksen kannattaa varmistaa ainakin, että:

• tilinpäätös on valmis tai riittävän valmis tarkastusta varten
• pankkitilien tapahtumat ovat kirjanpidossa
• pöytäkirjat ovat saatavilla
• merkittävät päätökset on dokumentoitu
• yhdistyksen säännöt ovat tarkastajan käytettävissä
• avustuksiin tai hankkeisiin liittyvät asiakirjat on koottu
• aineistosta käy ilmi, mitä tilikautta tarkastus koskee

Jos aineisto on puutteellinen, tarkastaja voi joutua pyytämään lisäselvityksiä. Tämä ei ole poikkeuksellista, mutta se kannattaa huomioida aikataulussa.

Toiminnantarkastajan valinta kannattaa tarkistaa ajoissa

Ennen vuosikokousta kannattaa tarkistaa, kuka toimii yhdistyksen toiminnantarkastajana ja onko valinta tehty sääntöjen mukaisesti. Yhdistyksen säännöissä voi olla määräyksiä siitä, milloin tarkastaja valitaan, valitaanko varatoiminnantarkastaja ja mille tilikaudelle valinta koskee.

Jos tarkastajaa ei ole valittu ajoissa, tarkastus voi viivästyä. Sama koskee tilannetta, jossa säännöissä puhutaan tilintarkastajasta mutta hallitus olettaa toiminnantarkastajan riittävän. Epävarmassa tilanteessa yhdistyksen säännöt kannattaa tarkistaa ennen tarkastajan valintaa.

Toiminnantarkastajan valintaa käsitellään tarkemmin artikkelissa Kuka voi toimia yhdistyksen toiminnantarkastajana?.

Mitä toiminnantarkastaja arvioi ennen vuosikokousta?

Toiminnantarkastaja arvioi tarkastusaineiston perusteella, millainen kokonaiskuva yhdistyksen taloudenhoidosta, hallinnosta ja dokumentoinnista muodostuu. Tarkastus kohdistuu siihen aineistoon, joka on käytettävissä.

Tarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• vastaavatko kirjanpidon raportit ja tiliotteet toisiaan
• onko tilinpäätös ymmärrettävästi laadittu
• onko jäsenmaksut, avustukset ja muut tuotot käsitelty selkeästi
• onko kulut dokumentoitu tositteilla
• onko hallituksen päätöksiä kirjattu pöytäkirjoihin
• onko yhdistyksen kokousten päätökset dokumentoitu
• onko yhdistyksen säännöt huomioitu tarkastajan valinnassa ja kokousprosessissa
• muodostuuko taloudesta ja hallinnosta johdonmukainen kokonaiskuva

Toiminnantarkastus ei tarkoita sitä, että tarkastaja tekisi tilinpäätöksen uudelleen. Tarkoitus on arvioida, miltä aineisto näyttää riippumattoman tarkastuksen näkökulmasta.

Toiminnantarkastuskertomus vuosikokousta varten

Toiminnantarkastuksen lopputuloksena annetaan yleensä toiminnantarkastuskertomus. Se liitetään tavallisesti vuosikokouksen tai muun sääntömääräisen kokouksen aineistoon.

Toiminnantarkastuskertomus auttaa jäseniä arvioimaan, miten yhdistyksen taloutta ja hallintoa on hoidettu tarkastusaineiston perusteella. Kertomus voi olla lyhyt ja selkeä, mutta sen merkitys on käytännössä tärkeä, koska se liittyy tilinpäätöksen käsittelyyn ja vastuuvapauteen.

Yhdistyksen kannattaa varmistaa, että toiminnantarkastuskertomus on valmis ennen kuin kokousaineisto lähetetään jäsenille, jos säännöt tai yhdistyksen käytäntö sitä edellyttävät.

Mitä jos tarkastus viivästyy?

Jos toiminnantarkastus viivästyy, myös vuosikokouksen valmistelu voi viivästyä. Tämä voi olla ongelma erityisesti silloin, jos yhdistyksen säännöt määräävät, mihin mennessä vuosikokous pitää pitää tai milloin tilinpäätös pitää käsitellä.

Viivästymisen syitä voivat olla esimerkiksi:

• tilinpäätös ei ole valmis
• tiliotteita puuttuu
• pöytäkirjat ovat kesken
• tarkastajaa ei ole valittu
• yhdistyksen säännöt ovat epäselvät
• avustuksiin liittyvä aineisto on puutteellinen
• hallitukselta tarvitaan lisäselvityksiä

Jos tarkastus uhkaa viivästyä, yhdistyksen kannattaa selvittää tilanne mahdollisimman aikaisin. Usein suurin hyöty saadaan siitä, että puuttuvat asiakirjat tunnistetaan ajoissa eikä vasta juuri ennen kokousta.

Vuosikokouksen aineisto kannattaa koota selkeäksi kokonaisuudeksi

Vuosikokousta varten yhdistyksen hallituksen kannattaa koota aineisto niin, että jäsenet saavat riittävän kuvan käsiteltävistä asioista. Toiminnantarkastajan näkökulmasta sama selkeys auttaa myös tarkastuksessa.

Kokousaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• kokouskutsu
• esityslista
• tilinpäätös
• toimintakertomus tai toimintaa kuvaava selvitys, jos sellainen laaditaan
• toiminnantarkastuskertomus
• talousarvio
• hallituksen esitykset
• sääntömuutokset tai muut päätösehdotukset

Kaikki nämä eivät aina kuulu toiminnantarkastuksen tarkastusaineistoon samalla tavalla, mutta ne liittyvät usein vuosikokouksen kokonaisuuteen. Mitä selkeämmin aineisto on koottu, sitä helpompi myös jäsenten on käsitellä päätöksiä.

Yhdistyksen säännöt määrittävät paljon

Yhdistyksen omat säännöt vaikuttavat siihen, milloin vuosikokous pidetään, miten tilinpäätös käsitellään ja mitä tarkastajalta edellytetään. Säännöt kannattaa tarkistaa ennen vuosikokousta, eikä vasta siinä vaiheessa, kun kokousaineistoa viimeistellään.

Säännöistä kannattaa tarkistaa esimerkiksi:

• milloin vuosikokous tai kevätkokous pitää pitää
• mitä asioita kokouksessa käsitellään
• milloin tilinpäätös pitää valmistella
• miten tarkastaja valitaan
• puhutaanko säännöissä toiminnantarkastajasta vai tilintarkastajasta
• tarvitaanko varatoiminnantarkastaja tai varatilintarkastaja
• milloin kokouskutsu pitää lähettää
• mitä liitteitä jäsenille pitää toimittaa

Jos säännöissä puhutaan tilintarkastajasta, yhdistyksen kannattaa olla erityisen huolellinen ennen kuin valitaan toiminnantarkastaja. Tarkastusmuodon valintaa käsitellään artikkelissa Toiminnantarkastus vai tilintarkastus yhdistyksessä?.

Miten tarjouspyyntö kannattaa tehdä ennen vuosikokousta?

Jos yhdistys tarvitsee toiminnantarkastajan ennen vuosikokousta, tarjouspyyntö kannattaa tehdä hyvissä ajoin. Tarjouspyynnössä ei tarvitse olla kaikkia asiakirjoja valmiina, mutta perustiedot auttavat arvioimaan työn laajuutta.

Tarjouspyynnössä kannattaa kertoa ainakin:

• yhdistyksen nimi
• tilikausi, jota tarkastus koskee
• milloin vuosikokous on tarkoitus pitää
• onko tilinpäätös valmis
• onko tarkastusaineisto sähköisessä muodossa
• onko yhdistyksellä avustuksia, hankkeita tai useita pankkitilejä
• mitä yhdistyksen säännöissä sanotaan tarkastajasta
• tarvitaanko toiminnantarkastuskertomus tiettyyn päivään mennessä

Näiden tietojen perusteella voidaan arvioida, sopiiko toiminnantarkastus yhdistyksen tarpeeseen ja millä aikataululla tarkastus voidaan tehdä. Palvelun yleistä sisältöä kuvataan sivulla Toiminnantarkastuspalvelu, ja hinnan muodostumista sivulla Toiminnantarkastuksen hinta.

Yhteenveto

Yhdistyksen toiminnantarkastus kannattaa valmistella ajoissa ennen vuosikokousta. Tarkastus liittyy usein tilinpäätöksen, toiminnantarkastuskertomuksen ja vastuuvapauden käsittelyyn, joten viivästykset voivat vaikuttaa koko kokousaineiston valmisteluun.

Hallituksen kannattaa varmistaa hyvissä ajoin, että tilinpäätös, tiliotteet, pöytäkirjat, yhdistyksen säännöt ja muu olennainen tarkastusaineisto ovat saatavilla. Myös toiminnantarkastajan valinta ja säännöissä käytetty terminologia kannattaa tarkistaa ajoissa.

Jos yhdistyksenne tarvitsee toiminnantarkastajan ennen vuosikokousta, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhdistyksen tilanteesta, aikataulusta ja tarkastusaineiston laajuudesta.

Usein kysyttyä toiminnantarkastuksesta ennen vuosikokousta

Milloin toiminnantarkastus kannattaa tehdä ennen vuosikokousta?

Toiminnantarkastus kannattaa tehdä, kun tilinpäätös ja keskeinen tarkastusaineisto ovat valmiina. Aikataulu kannattaa suunnitella niin, että mahdollisille lisäkysymyksille jää aikaa ennen kokousaineiston lähettämistä.

Voiko toiminnantarkastuksen aloittaa, jos tilinpäätös ei ole täysin valmis?

Joissain tilanteissa alustavaa aineistoa voidaan käydä läpi ennen lopullista tilinpäätöstä, mutta toiminnantarkastuskertomus edellyttää käytännössä valmista tarkastusaineistoa. Tilanne kannattaa arvioida tapauskohtaisesti.

Mitä jos toiminnantarkastuskertomus ei ehdi vuosikokoukseen?

Jos toiminnantarkastuskertomus ei valmistu ajoissa, vuosikokouksen valmistelu voi viivästyä tai tilinpäätöksen käsittely voi vaatia uuden aikataulun. Yhdistyksen säännöt kannattaa tarkistaa tällaisessa tilanteessa.

Kuka kokoaa aineiston toiminnantarkastajalle?

Yleensä hallitus vastaa siitä, että tilinpäätös ja muu tarkastusaineisto kootaan toiminnantarkastajalle. Käytännössä aineistoa voi valmistella esimerkiksi rahastonhoitaja, kirjanpitäjä tai muu hallituksen nimeämä henkilö.

Tarvitaanko yhdistyksen säännöt mukaan tarkastukseen?

Kyllä, yhdistyksen säännöt kannattaa toimittaa toiminnantarkastajalle. Säännöistä voidaan tarkistaa esimerkiksi tarkastajan valintaan, kokouksiin ja tilinpäätöksen käsittelyyn liittyviä määräyksiä.

Tarvitseeko yhdistyksenne toiminnantarkastajan ennen vuosikokousta?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan yhdistyksen aikataulu, säännöt, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhdistyksenne tarpeeseen.

Pyydä tarjous