Toiminnantarkastus ja taloyhtiön osakasremontit

Osakasremontit voivat näkyä taloyhtiön toiminnantarkastuksessa hallinnon, dokumentoinnin ja kustannusten näkökulmasta. Kyse ei yleensä ole siitä, että toiminnantarkastaja arvioisi remontin teknistä laatua, vaan siitä, miten muutostyöilmoitukset, hallituksen käsittely, valvonta ja mahdolliset kustannukset näkyvät taloyhtiön asiakirjoissa.

Taloyhtiön hallituksen kannattaa huolehtia siitä, että osakasremontteihin liittyvät olennaiset päätökset ja asiakirjat ovat saatavilla. Tämä auttaa sekä hallitusta että toiminnantarkastajaa hahmottamaan, miten muutostöitä on käsitelty taloyhtiössä.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi osakasremontit voivat liittyä toiminnantarkastukseen?

Osakasremontti on lähtökohtaisesti osakkaan hanke, mutta sillä voi olla vaikutuksia myös taloyhtiön vastuulla oleviin rakenteisiin, järjestelmiin tai hallinnon dokumentointiin. Siksi osakasremontit voivat tulla esiin toiminnantarkastuksessa silloin, kun ne näkyvät taloyhtiön päätöksissä, kuluissa tai asiakirjoissa.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko muutostyöilmoituksia käsitelty hallituksessa tai isännöinnissä
• näkyykö käsittely pöytäkirjoissa tai muussa dokumentoinnissa
• onko taloyhtiö teettänyt valvontaa osakasremonttiin liittyen
• miten valvontakulut on käsitelty
• onko osakkaalle peritty kuluja
• liittyykö remonttiin vahinkoja, reklamaatioita tai lisäselvityksiä
• onko taloyhtiön vastuulla oleviin rakenteisiin liittyviä asioita dokumentoitu

Kaikki osakasremontit eivät ole toiminnantarkastuksen kannalta olennaisia. Pieni pintaremontti ei välttämättä näy tarkastusaineistossa lainkaan. Laajempi märkätilaremontti, rakenteisiin vaikuttava työ tai taloyhtiön valvontaa edellyttävä muutostyö voi sen sijaan olla tärkeä dokumentoida.

Muutostyöilmoitus ja hallituksen käsittely

Osakasremontteihin liittyy usein muutostyöilmoitus. Taloyhtiön hallituksen tai isännöinnin tehtävänä on käsitellä ilmoitusta sen mukaan, millainen muutostyö on kyseessä ja miten taloyhtiön käytännöt on järjestetty.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta tärkeää on, että olennaiset muutostyöt eivät jää pelkän suullisen tiedon varaan. Jos remontti vaikuttaa taloyhtiön rakenteisiin, järjestelmiin tai vastuisiin, sen käsittely kannattaa dokumentoida.

Tarkastusaineistosta voi olla hyödyllistä käydä ilmi esimerkiksi:

• kuka teki muutostyöilmoituksen
• mitä remonttia ilmoitus koski
• milloin ilmoitus käsiteltiin
• asetettiinko työlle ehtoja
• edellytettiinkö valvontaa
• kuka vastasi valvonnan tilaamisesta
• miten mahdolliset kustannukset käsiteltiin
• onko remontti valmistunut ja onko loppudokumentteja saatu

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Valvontakulut ja niiden käsittely

Osakasremontteihin voi liittyä valvontakuluja. Taloyhtiö voi esimerkiksi teettää valvontaa, jos remontti vaikuttaa taloyhtiön vastuulla oleviin rakenteisiin, putkistoihin, sähköihin, vedeneristyksiin tai muihin olennaisiin osiin.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten valvontakulut näkyvät tarkastusaineistossa. Olennaista voi olla esimerkiksi:

• kuka tilasi valvonnan
• mihin remonttiin valvonta liittyi
• miten valvonnasta päätettiin
• miten lasku kirjattiin
• onko kulu peritty osakkaalta
• miten osakkaalta peritty maksu näkyy kirjanpidossa
• onko valvonnan peruste dokumentoitu

Toiminnantarkastaja ei arvioi valvonnan teknistä sisältöä, mutta voi tarkastusaineiston perusteella katsoa, näkyykö kustannusten ja päätösten käsittely ymmärrettävästi.

Osakkaalta perittävät kulut

Osakasremonttiin liittyviä kuluja voidaan joissain tilanteissa periä osakkaalta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi taloyhtiölle aiheutuneet valvonta-, selvitys- tai käsittelykulut. Kustannusten periminen pitää kuitenkin perustua taloyhtiön käytäntöihin, päätöksiin ja tilanteeseen.

Toiminnantarkastus ei ole oikeudellinen lausunto siitä, onko jokin yksittäinen kulu voitu periä osakkaalta. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, miten peritty kulu näkyy tarkastusaineistossa.

Tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi esimerkiksi:

• mihin remonttiin kulu liittyi
• mihin päätökseen tai käytäntöön perintä perustui
• miten kulu on laskutettu osakkaalta
• miten maksu näkyy kirjanpidossa
• onko asia käsitelty hallituksessa
• onko osakkaalle annettu riittävä selvitys

Jos kulujen periminen on epäselvää tai riitaista, taloyhtiön kannattaa tarvittaessa pyytää erillistä asiantuntija-arviota. Toiminnantarkastaja ei ratkaise yksittäistä osakkaan ja taloyhtiön välistä riitaa.

Osakasremontit ja taloyhtiön vastuunjako

Osakasremonteissa voi nousta esiin kysymyksiä siitä, mikä kuuluu osakkaan vastuulle ja mikä taloyhtiön vastuulle. Tämä voi koskea esimerkiksi rakenteita, vedeneristyksiä, putkia, sähköjä, ilmanvaihtoa tai muita rakennuksen osia.

Toiminnantarkastuksen näkökulma on rajattu. Tarkastuksessa ei ratkaista teknistä tai oikeudellista vastuunjakoa, mutta voidaan arvioida, miten asia on dokumentoitu taloyhtiön hallinnossa.

Jos osakasremonttiin liittyy vastuunjakokysymys, tarkastusaineistossa voi olla hyödyllistä näkyä esimerkiksi:

• muutostyöilmoitus
• hallituksen käsittely
• mahdolliset ehdot tai ohjeet osakkaalle
• valvontaraportit tai katselmusmuistiot
• vahinko- tai reklamaatioasiakirjat
• osakkaan ja taloyhtiön välinen kirjeenvaihto, jos se on olennaista
• päätös siitä, miten asiaa on jatkettu

Jos asia on riitainen, toiminnantarkastaja ei ratkaise sitä. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin nähdä, onko hallitus käsitellyt asiaa ja miten käsittely on dokumentoitu.

Vahingot osakasremontin yhteydessä

Osakasremonttiin voi liittyä vahinko. Esimerkiksi vesieristyksen, putkien, ilmanvaihdon tai rakenteiden kanssa voi tulla esiin tilanne, joka aiheuttaa taloyhtiölle tai osakkaalle kustannuksia. Tällöin toiminnantarkastuksessa voi olla tarpeen arvioida, miten vahinko on dokumentoitu.

Tarkastusaineistossa voi olla merkitystä esimerkiksi:

• milloin vahinko havaittiin
• liittyikö vahinko osakasremonttiin
• onko asia käsitelty hallituksessa
• onko vakuutusyhtiö ollut mukana
• miten kulut ja korvaukset näkyvät kirjanpidossa
• onko osakkaalle tai urakoitsijalle esitetty vaatimuksia
• onko päätökset dokumentoitu

Taloyhtiön vahinkoja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön vahingot.

Hallituksen pöytäkirjat ja osakasremontit

Hallituksen pöytäkirjat ovat tärkeitä silloin, kun osakasremontti edellyttää hallituksen käsittelyä. Kaikkia yksittäisiä remontin vaiheita ei välttämättä tarvitse kirjata, mutta olennaiset päätökset ja linjaukset kannattaa dokumentoida.

Pöytäkirjoista voi olla hyödyllistä käydä ilmi:

• mitä osakasremonttia käsiteltiin
• milloin muutostyöilmoitus käsiteltiin
• asetettiinko ehtoja
• edellytettiinkö valvontaa
• miten valvonta järjestetään
• miten kustannukset käsitellään
• onko remonttiin liittynyt vahinko tai reklamaatio
• mitä jatkotoimia sovittiin

Selkeä pöytäkirja auttaa myöhemmin, jos remontista tulee kysymyksiä tai jos hallitus vaihtuu. Se auttaa myös toiminnantarkastajaa arvioimaan, miten asia on käsitelty hallinnossa.

Osakasremontit ja sopimukset

Osakasremonttiin voi liittyä sopimuksia esimerkiksi valvojan, suunnittelijan, urakoitsijan tai muun asiantuntijan kanssa. Taloyhtiön kannalta olennaista on, kuka sopimuksen on tehnyt ja kuka kustannuksista vastaa.

Jos taloyhtiö tilaa valvontaa tai muuta asiantuntijatyötä, tarkastusaineistossa voi olla hyödyllistä näkyä:

• sopimus tai tilausvahvistus
• päätös valvonnan tilaamisesta
• lasku
• tieto siitä, peritäänkö kulu osakkaalta
• kirjanpidon käsittely
• mahdollinen valvontaraportti

Taloyhtiön sopimuksia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön sopimukset.

Toiminnantarkastaja ei ole tekninen valvoja

Toiminnantarkastaja ei arvioi, onko osakasremontti teknisesti oikein tehty. Hän ei tarkasta vedeneristystä, sähköasennuksia, ilmanvaihtoa, rakenteita tai rakennusteknistä laatua. Näihin tarvitaan tarvittaessa tekninen valvoja, suunnittelija tai muu asiantuntija.

Toiminnantarkastuksen näkökulma on hallinnollinen ja taloudellinen. Tarkastuksessa voidaan arvioida, miten remontin käsittely, valvonta, kulut ja dokumentointi näkyvät taloyhtiön aineistossa.

Tämä rajaus on tärkeä, jotta toiminnantarkastukselta ei odoteta sellaista teknistä arviointia, joka ei kuulu sen tehtävään.

Osakasremontit ja hallituksen vaihdos

Jos hallitus vaihtuu, osakasremontteihin liittyvä dokumentointi voi olla erityisen tärkeää. Uuden hallituksen pitää pystyä näkemään, mitä remontteja on käsitelty, onko niihin asetettu ehtoja ja onko keskeneräisiä asioita.

Tarkastusaineistosta voi olla hyödyllistä käydä ilmi:

• keskeneräiset osakasremontit
• ehdollisesti hyväksytyt muutostyöt
• puuttuvat loppudokumentit
• valvontaraportit
• mahdolliset vahingot tai reklamaatiot
• osakkaalta perittävät kulut
• hallituksen jatkotoimet

Hallituksen vaihdosta käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus hallituksen vaihtuessa.

Miten osakasremontit kannattaa dokumentoida?

Taloyhtiön kannattaa dokumentoida osakasremontit niin, että olennaiset asiat ovat myöhemmin löydettävissä. Tämä ei tarkoita, että jokaisesta pienestä asiasta pitäisi tehdä raskas prosessi. Dokumentoinnin laajuus riippuu remontin vaikutuksesta taloyhtiön rakenteisiin, järjestelmiin ja talouteen.

Hyvä käytännön rakenne voi sisältää esimerkiksi:

• osakkaan muutostyöilmoituksen
• hallituksen käsittelyn
• mahdolliset ehdot ja ohjeet
• valvonnan tilauksen
• valvontaraportit
• taloyhtiölle aiheutuneet kulut
• osakkaalle laskutetut kulut
• loppudokumentit
• vahinko- tai reklamaatioasiakirjat, jos niitä on

Selkeä dokumentointi auttaa sekä osakasta, hallitusta että tulevia hallituksia. Se helpottaa myös toiminnantarkastusta, jos remontilla on vaikutusta tarkastettavan tilikauden talouteen tai hallintoon.

Mitä aineistoa osakasremonteista kannattaa toimittaa?

Kaikkia osakasremontteja koskevia papereita ei aina tarvitse toimittaa toiminnantarkastajalle. Olennaista on toimittaa aineisto, joka vaikuttaa taloyhtiön talouteen, hallintoon tai päätöksentekoon.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• hallituksen pöytäkirjat
• muutostyöilmoitukset olennaisista remonteista
• valvontasopimukset tai tilaukset
• valvontalaskut
• osakkaalle tehdyt laskutukset
• vahinko- tai reklamaatioasiakirjat
• valvontaraportit
• tekniset lausunnot, jos niitä on käytetty päätöksenteossa
• kirjanpidon raportit
• tiliotteet

Tarkka tarve riippuu remontin luonteesta ja siitä, miten asia näkyy taloyhtiön taloudessa. Tarkastusaineiston yleistä merkitystä käsitellään artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Mitä jos osakasremontin dokumentointi on puutteellista?

Puutteellinen dokumentointi voi vaikeuttaa osakasremontin arviointia toiminnantarkastuksessa. Jos esimerkiksi muutostyöilmoitus, hallituksen käsittely tai valvontakulujen peruste puuttuu, kokonaisuutta voi olla vaikea hahmottaa tarkastusaineiston perusteella.

Puutteellinen dokumentointi ei automaattisesti tarkoita, että remontti olisi hoidettu väärin. Se voi kuitenkin aiheuttaa lisäkysymyksiä hallitukselle, osakkaalle tai isännöitsijälle.

Toiminnantarkastajan huomioita käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?.

Yhteenveto

Osakasremontit voivat liittyä toiminnantarkastukseen silloin, kun ne näkyvät taloyhtiön hallinnon päätöksissä, valvontakuluissa, vahingoissa, laskutuksessa tai muussa tarkastusaineistossa. Toiminnantarkastaja ei arvioi remontin teknistä laatua eikä ratkaise osakkaan ja taloyhtiön välistä vastuunjakoa.

Hallituksen kannattaa huolehtia siitä, että olennaiset muutostyöilmoitukset, päätökset, valvontakulut ja mahdolliset vahinkoon liittyvät asiakirjat ovat dokumentoituja. Selkeä dokumentointi helpottaa sekä hallituksen työtä että toiminnantarkastusta.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä osakasremontteihin liittyvää aineistoa toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä osakasremonteista ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja osakasremontin laadun?

Ei. Toiminnantarkastaja ei ole tekninen valvoja. Tarkastuksessa voidaan arvioida, miten osakasremonttiin liittyvät päätökset, kulut ja dokumentointi näkyvät taloyhtiön tarkastusaineistossa.

Pitääkö kaikki osakasremontit toimittaa toiminnantarkastajalle?

Ei välttämättä. Olennaiset osakasremontit kannattaa huomioida, jos ne vaikuttavat taloyhtiön vastuisiin, kuluihin, valvontaan, päätöksentekoon tai dokumentointiin.

Voiko toiminnantarkastaja ratkaista osakkaan ja taloyhtiön remonttiriidan?

Ei varsinaisessa toiminnantarkastuksessa. Toiminnantarkastaja ei ratkaise oikeudellista tai teknistä vastuunjakoa osakkaan ja taloyhtiön välillä.

Mitä jos muutostyöilmoitus puuttuu?

Puuttuva muutostyöilmoitus voi vaikeuttaa asian arviointia. Hallituksen kannattaa selvittää, miten remontti on käsitelty ja mitä aineistoa asiasta on saatavilla.

Voiko valvontakulu näkyä toiminnantarkastuksessa?

Kyllä, jos valvontakululla on merkitystä taloyhtiön taloudenhoidon tai osakkaalta perittävien kulujen kannalta. Tällöin päätös, lasku ja mahdollinen osakkaan laskutus kannattaa dokumentoida.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous