Toiminnantarkastus ja taloyhtiön rahastointi

Taloyhtiön rahastointi voi tulla esiin toiminnantarkastuksessa silloin, kun yhtiössä on kerätty vastikkeita tai muita suorituksia esimerkiksi korjaushanketta, lainan lyhennystä tai tulevia menoja varten. Rahastointi liittyy usein yhtiökokouksen päätöksiin, kirjanpitoon ja tilinpäätökseen.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole päättää, kannattaako taloyhtiön rahastoida varoja tai miten kirjanpito pitäisi teknisesti laatia. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida tarkastusaineiston perusteella, näkyvätkö rahastointiin liittyvät päätökset, vastikkeet ja tilinpäätöskäsittely ymmärrettävästi.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Mitä rahastointi tarkoittaa taloyhtiössä?

Rahastoinnilla tarkoitetaan taloyhtiössä yleensä sitä, että osakkailta kerättyjä varoja käsitellään tilinpäätöksessä rahastoon siirrettävinä erinä. Käytännössä rahastointi voi liittyä esimerkiksi korjaushankkeisiin, lainaosuussuorituksiin tai rahoitusvastikkeisiin.

Taloyhtiössä rahastointi ei ole pelkkä kirjanpidon tekninen asia. Se liittyy usein siihen, mitä yhtiökokous on päättänyt ja miten osakkailta kerättyjä varoja käsitellään taloyhtiön tilinpäätöksessä.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta olennaista on, että rahastointiin liittyvä päätöksenteko, kirjanpito ja tilinpäätös muodostavat ymmärrettävän kokonaisuuden.

Miksi rahastointi voi näkyä toiminnantarkastuksessa?

Rahastointi voi vaikuttaa taloyhtiön tilinpäätöksen esittämiseen ja siihen, miten osakkailta kerätyt varat näkyvät taloyhtiön taloudessa. Siksi se voi olla toiminnantarkastuksessa olennainen asia, jos rahastoinnilla on ollut merkitystä tarkastettavan tilikauden aikana.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko rahastoinnista päätetty yhtiökokouksessa
• mitä varoja rahastointi koskee
• miten päätös on kirjattu pöytäkirjaan
• miten rahastointi näkyy tilinpäätöksessä
• liittyykö rahastointi korjaushankkeeseen, lainaan tai rahoitusvastikkeeseen
• miten vastikkeet ja maksut näkyvät kirjanpidossa
• muodostuuko rahastoinnista ymmärrettävä kokonaiskuva tarkastusaineiston perusteella

Tarkastuksen näkökulma ei ole verosuunnittelussa tai kirjanpidon teknisessä optimoinnissa, vaan siinä, onko asia käsitelty ja dokumentoitu selkeästi.

Yhtiökokouksen päätös on keskeinen

Rahastointiin liittyvä päätös tehdään yleensä yhtiökokouksessa. Toiminnantarkastuksen kannalta on tärkeää, että päätös näkyy pöytäkirjassa riittävän selvästi.

Pöytäkirjasta olisi hyvä käydä ilmi esimerkiksi:

• mitä varoja rahastoidaan
• mitä tilikautta päätös koskee
• mihin rahastointi liittyy
• koskeeko päätös hoitovastikkeita, rahoitusvastikkeita, lainaosuuksia tai muita suorituksia
• onko rahastointi sidottu tiettyyn hankkeeseen
• miten päätös liittyy tilinpäätöksen käsittelyyn
• onko hallitukselle annettu valtuuksia tarkempaan toteutukseen

Jos rahastointipäätös on kirjattu hyvin yleisesti tai sitä ei löydy pöytäkirjasta, toiminnantarkastuksessa voi tulla lisäkysymyksiä.

Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Rahastointi ja vastikkeet

Rahastointi liittyy usein vastikkeisiin. Taloyhtiössä voidaan kerätä esimerkiksi rahoitusvastikkeita tai muita suorituksia, jotka päätetään käsitellä rahastoitavina erinä. Tällöin vastikepäätökset, maksuliikenne, kirjanpito ja tilinpäätös liittyvät toisiinsa.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• mitä vastikkeista on päätetty
• mitä vastikkeita tai suorituksia rahastointi koskee
• vastaavatko perityt maksut yhtiökokouksen päätöksiä
• miten vastikkeet näkyvät kirjanpidossa
• miten rahastointi näkyy tilinpäätöksessä
• onko vastikelaskelmat tai muut erittelyt saatavilla
• miten rahastointi liittyy lainanhoitoon tai korjaushankkeeseen

Vastikkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja vastikkeet taloyhtiössä.

Rahastointi ja korjaushankkeet

Korjaushankkeissa rahastointi voi liittyä siihen, miten osakkailta kerättyjä varoja käsitellään tilinpäätöksessä. Jos taloyhtiö kerää varoja suurempaa korjausta varten tai rahoittaa hanketta vastikkeilla ja lainalla, rahastointipäätökset voivat olla osa kokonaisuutta.

Toiminnantarkastuksen näkökulmasta tärkeää on, että korjaushankkeeseen liittyvät päätökset, rahoitus, vastikkeet ja rahastointi ovat jälkikäteen seurattavissa.

Tarkastusaineistossa voi olla hyödyllistä näkyä esimerkiksi:

• korjaushankkeen päätökset
• kustannusarviot
• rahoituspäätökset
• vastikepäätökset
• rahastointipäätös
• kirjanpidon raportit
• tilinpäätös
• lainat ja lainaosuudet
• osakkaille annetut tiedot

Korjaushankkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön korjaushankkeet.

Rahastointi ja taloyhtiön lainat

Rahastointi voi liittyä myös taloyhtiön lainoihin ja lainaosuuksiin. Esimerkiksi osakkaiden lainaosuussuoritukset tai rahoitusvastikkeet voivat olla osa tilinpäätöksen rahastointikäsittelyä.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten lainoihin liittyvät päätökset ja maksut näkyvät tarkastusaineistossa. Olennaista on, että rahastointi ei jää irralliseksi kirjaukseksi, vaan sen yhteys lainaan, vastikkeisiin ja päätöksiin on ymmärrettävissä.

Tarkastuksessa voi olla merkitystä esimerkiksi sillä:

• miten lainasta on päätetty
• miten rahoitusvastikkeista on päätetty
• onko lainaosuuksien maksamisesta päätöksiä
• miten lainaosuussuoritukset näkyvät kirjanpidossa
• miten rahastointi liittyy lainanhoitoon
• onko osakkaiden maksujen käsittely dokumentoitu

Taloyhtiön lainoja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön lainat.

Tilinpäätöksen merkitys

Rahastointi näkyy usein tilinpäätöksessä. Toiminnantarkastuksessa tilinpäätöstä ei lueta irrallisena asiakirjana, vaan yhdessä yhtiökokouksen päätösten, kirjanpidon raporttien, vastikkeiden, lainojen ja muun tarkastusaineiston kanssa.

Tilinpäätöksen osalta voidaan arvioida esimerkiksi:

• näkyykö rahastointi tilinpäätöksessä ymmärrettävästi
• vastaako tilinpäätöskäsittely yhtiökokouksen päätöksiä
• onko rahastointiin liittyvät erittelyt saatavilla
• liittyykö rahastointi tiettyyn hankkeeseen tai lainaan
• miten rahastointi vaikuttaa tilikauden tuloksen esittämiseen
• onko kirjanpidon ja päätöksenteon yhteys seurattavissa

Toiminnantarkastaja ei laadi tilinpäätöstä, mutta voi tarkastusaineiston perusteella arvioida, onko kokonaisuus ymmärrettävä.

Mitä jos rahastointipäätös puuttuu?

Jos rahastointipäätös puuttuu tai se on epäselvä, toiminnantarkastuksessa voi tulla lisäkysymyksiä. Päätöksen puuttuminen voi vaikeuttaa sen arvioimista, miksi tietty erä on käsitelty tilinpäätöksessä tietyllä tavalla.

Puutteellinen dokumentointi ei automaattisesti tarkoita, että asia olisi hoidettu väärin, mutta hallituksen kannattaa selvittää:

• onko asiasta yhtiökokouksen päätös
• mitä pöytäkirjassa on kirjattu
• mitä varoja rahastointi koskee
• miten kirjanpitäjä on käsitellyt asian
• liittyykö asia vastikkeisiin, lainaan tai korjaushankkeeseen
• tarvitaanko lisäselvityksiä yhtiökokoukselle tai tarkastajalle

Toiminnantarkastajan huomioita käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä tehdä, jos toiminnantarkastuksessa tulee huomioita?.

Toiminnantarkastaja ei tee rahastointipäätöstä

Toiminnantarkastaja ei päätä, rahastoidaanko taloyhtiössä varoja. Hän ei myöskään toimi taloyhtiön verosuunnittelijana tai kirjanpidon laatijana. Rahastointiin liittyvät päätökset ja kirjanpidollinen käsittely kuuluvat taloyhtiön päätöksentekoon ja taloushallintoon.

Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyykö rahastointiin liittyvä päätös ja käsittely tarkastusaineistossa.

Tämä rajaus on tärkeä, jotta toiminnantarkastus ei sekoitu kirjanpidon tekemiseen, veroneuvontaan tai taloyhtiön päätöksentekoon.

Toiminnantarkastajan roolia käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Mitä aineistoa rahastoinnista kannattaa toimittaa?

Jos taloyhtiössä on tehty rahastointiin liittyviä päätöksiä, toiminnantarkastajalle kannattaa toimittaa niihin liittyvä keskeinen aineisto.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• yhtiökokouksen pöytäkirja
• hallituksen pöytäkirjat, jos asiaa on valmisteltu hallituksessa
• tilinpäätös
• kirjanpidon raportit
• vastikelaskelmat
• rahastointiin liittyvät erittelyt
• laina-asiakirjat
• rahoitusvastikkeita koskevat päätökset
• lainaosuussuorituksia koskevat tiedot
• korjaushankkeen päätökset ja rahoitusasiakirjat

Tarkka tarve riippuu siitä, mitä rahastointi koskee ja miten merkittävä asia on taloyhtiön tilinpäätöksen kannalta. Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?.

Rahastointi ja osakkaiden tiedonsaanti

Rahastointi voi vaikuttaa siihen, miten osakkaat ymmärtävät taloyhtiön tilinpäätöstä. Jos osakkailta on kerätty varoja tiettyyn tarkoitukseen ja ne on rahastoitu, päätöksen ja tilinpäätöksen välinen yhteys kannattaa esittää mahdollisimman selkeästi.

Osakkaiden näkökulmasta epäselvyyttä voi syntyä esimerkiksi, jos:

• rahastointipäätös ei näy pöytäkirjassa
• rahastoinnin kohde jää epäselväksi
• vastikkeiden ja rahastoinnin yhteys ei näy aineistosta
• tilinpäätöksen tulos vaikuttaa poikkeavalta ilman selitystä
• korjaushankkeen rahoitus ei ole selvästi dokumentoitu

Osakkaiden tiedonsaantia käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja osakkaiden tiedonsaanti.

Yhteenveto

Taloyhtiön rahastointi voi näkyä toiminnantarkastuksessa silloin, kun se liittyy vastikkeisiin, korjaushankkeisiin, lainoihin, lainaosuuksiin tai tilinpäätöksen käsittelyyn. Tarkastuksen kannalta olennaista on, että rahastointiin liittyvät päätökset, kirjanpito ja tilinpäätös muodostavat ymmärrettävän kokonaisuuden.

Toiminnantarkastaja ei päätä rahastoinnista eikä laadi kirjanpitoa taloyhtiön puolesta. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyykö rahastointi tarkastusaineistossa ja onko päätöksenteon sekä tilinpäätöksen yhteys dokumentoitu selkeästi.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä rahastointiin tai tilinpäätösaineistoon liittyviä asiakirjoja toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä rahastoinnista ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja rahastoinnin?

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten rahastointi näkyy yhtiökokouksen päätöksissä, kirjanpidossa, tilinpäätöksessä ja muussa tarkastusaineistossa. Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan päätä rahastoinnista.

Pitääkö rahastoinnista olla yhtiökokouksen päätös?

Rahastointi liittyy yleensä yhtiökokouksen päätöksentekoon. Taloyhtiön kannattaa varmistaa, että päätös ja sen sisältö näkyvät pöytäkirjassa riittävän selkeästi.

Voiko toiminnantarkastaja neuvoa, kannattaako rahastoida?

Varsinainen toiminnantarkastus ei ole verosuunnittelua tai kirjanpidon laatimista. Rahastoinnin tarkoituksenmukaisuus ja tekninen käsittely kannattaa arvioida erillään tarkastusroolista.

Mitä aineistoa rahastoinnista tarvitaan?

Yleensä tarvitaan ainakin yhtiökokouksen päätös, tilinpäätös, kirjanpidon raportit, vastikelaskelmat ja tarvittaessa laina- tai korjaushankkeeseen liittyvät asiakirjat.

Mitä jos rahastointipäätös puuttuu?

Puuttuva tai epäselvä päätös voi vaikeuttaa rahastoinnin arviointia toiminnantarkastuksessa. Hallituksen kannattaa selvittää, mitä asiasta on päätetty ja miten käsittely näkyy tilinpäätöksessä.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous