Toiminnantarkastus ja taloyhtiön talousarvio

Taloyhtiön talousarvio on tärkeä osa yhtiön talouden suunnittelua ja päätöksentekoa. Sen avulla arvioidaan, millaisia kuluja taloyhtiöllä on tulossa ja millaisia vastikkeita osakkailta tarvitaan kulujen kattamiseen.

Toiminnantarkastuksessa talousarvio ei ole vain tulevan vuoden suunnitelma, vaan osa laajempaa tarkastusaineistoa. Sen avulla voidaan hahmottaa, miten yhtiökokouksen päätökset, vastikkeet, toteutuneet kulut ja tilinpäätös liittyvät toisiinsa.

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole laatia talousarviota hallituksen puolesta tai päättää vastikkeiden määrästä. Tarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyykö talousarvio ja siihen liittyvä päätöksenteko tarkastusaineistossa ymmärrettävästi.

Toiminnantarkastuksen käytännön sisältöä kuvataan tarkemmin sivulla Mitä toiminnantarkastus sisältää?.

Miksi talousarvio liittyy toiminnantarkastukseen?

Talousarvio kertoo, miten taloyhtiössä on suunniteltu tulevan tilikauden tulot ja menot. Se liittyy usein suoraan vastikkeisiin, yhtiökokouksen päätöksiin ja hallituksen talouden seurantaan.

Toiminnantarkastuksessa talousarvio voi auttaa arvioimaan esimerkiksi:

• miten vastikkeiden määrä on perusteltu
• mitä kuluja taloyhtiössä on ennakoitu
• miten talousarvio on käsitelty yhtiökokouksessa
• miten toteutuneet kulut suhteutuvat arvioon
• onko suurista poikkeamista jäänyt dokumentointia
• miten hallitus on seurannut talouden toteumaa
• liittyykö talousarvioon korjauksia, lainoja tai ylimääräisiä vastikkeita

Tarkastuksessa ei yleensä arvioida talousarviota sillä tavalla, olisiko jokin yksittäinen arvio pitänyt laatia toisin. Olennaista on, muodostuuko talousarviosta, päätöksistä ja toteutuneista tapahtumista ymmärrettävä kokonaiskuva.

Talousarvio ja yhtiökokouksen päätökset

Taloyhtiön talousarvio käsitellään tavallisesti yhtiökokouksessa. Samassa yhteydessä päätetään usein myös vastikkeista. Siksi yhtiökokouksen pöytäkirja on tärkeä osa tarkastusaineistoa.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, näkyykö pöytäkirjasta esimerkiksi:

• onko talousarvio käsitelty
• onko talousarvio vahvistettu
• mitä vastikkeista on päätetty
• mille ajalle vastikepäätökset koskevat
• onko hallitukselle annettu valtuuksia periä lisävastiketta
• liittyykö talousarvioon erityisiä huomioita, kuten korjaushankkeita tai lainanhoitoa

Jos talousarvion käsittelyä tai vastikepäätöstä ei ole kirjattu selvästi, toiminnantarkastuksessa voi tulla lisäkysymyksiä. Pöytäkirjojen merkitystä käsitellään tarkemmin artikkelissa Miksi pöytäkirjat ovat tärkeitä toiminnantarkastuksessa?.

Talousarvio ja vastikkeet

Talousarvio liittyy käytännössä suoraan vastikkeisiin. Taloyhtiön kulut pitää kattaa jollain tavalla, ja vastikkeet ovat monessa taloyhtiössä keskeinen tulonlähde.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten talousarvio, vastikepäätökset ja kirjanpito liittyvät toisiinsa. Jos yhtiökokous on vahvistanut talousarvion ja päättänyt vastikkeista, tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi, miten päätökset ovat toteutuneet.

Tarkastuksessa voidaan katsoa esimerkiksi:

• vastaavatko perityt vastikkeet yhtiökokouksen päätöksiä
• näkyvätkö vastikkeet kirjanpidossa
• onko vastikkeiden kertymää seurattu
• onko maksamattomia vastikkeita
• onko ylimääräisistä vastikkeista päätetty
• liittyykö rahoitusvastike lainanhoitoon
• vastaavatko talousarvion tulot ja menot toteumaa olennaisilta osin

Vastikkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja vastikkeet taloyhtiössä.

Talousarvio ja toteuma

Talousarvio on suunnitelma, mutta tilikauden toteuma voi poiketa siitä. Poikkeamat eivät automaattisesti tarkoita, että taloyhtiössä olisi toimittu väärin. Kulut voivat muuttua esimerkiksi energian hinnan, korjausten, vakuutusten, korkojen tai muiden tekijöiden vuoksi.

Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, näkyykö merkittäville poikkeamille selitys tarkastusaineistossa. Jos toteutuneet kulut poikkeavat olennaisesti talousarviosta, hallituksen kannattaa pystyä osoittamaan, miten asia on käsitelty.

Poikkeamia voi syntyä esimerkiksi:

• lämmitys- tai sähkökuluista
• korjauskuluista
• vakuutusmaksuista
• lainanhoitokuluista
• huollon tai isännöinnin kustannuksista
• vahingoista tai omavastuista
• ylimääräisistä hankinnoista
• maksamattomista vastikkeista

Hyvä tarkastusaineisto auttaa erottamaan, onko kyse normaalista talouden vaihtelusta, ennakoimattomasta kulusta vai asiasta, joka olisi pitänyt käsitellä päätöksenteossa selkeämmin.

Talousarvio ja hallituksen seuranta

Talousarvion merkitys ei pääty yhtiökokoukseen. Hallituksen kannattaa seurata tilikauden aikana, miten tulot ja menot toteutuvat suhteessa arvioon. Tämä auttaa hallitusta reagoimaan, jos kulut kasvavat tai vastikkeet eivät riitä.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida tarkastusaineiston perusteella, näkyykö hallituksen talouden seuranta esimerkiksi pöytäkirjoissa tai muissa asiakirjoissa. Kaikesta ei tarvitse tehdä raskasta raportointia, mutta merkittävät poikkeamat kannattaa dokumentoida.

Hallituksen pöytäkirjoista voi olla hyödyllistä käydä ilmi esimerkiksi:

• onko taloustilannetta seurattu
• onko poikkeamiin reagoitu
• onko ylimääräisestä vastikkeesta keskusteltu tai päätetty
• onko korjauskuluja tai lainanhoitokuluja käsitelty
• onko talousarvion toteumaa käytetty seuraavan talousarvion valmistelussa

Selkeä dokumentointi helpottaa sekä hallituksen omaa työtä että toiminnantarkastusta.

Talousarvio ja korjaushankkeet

Korjaushankkeet voivat vaikuttaa talousarvioon merkittävästi. Jos taloyhtiössä suunnitellaan tai toteutetaan korjausta, talousarviossa voi näkyä esimerkiksi suunnittelukuluja, urakkakuluja, lainanhoitoa tai ylimääräisiä vastikkeita.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten korjaushanke näkyy talousarviossa, pöytäkirjoissa ja kirjanpidossa. Jos hanke on iso, päätöksenteon ja rahoituksen dokumentointi korostuu.

Tarkastusaineistosta olisi hyvä käydä ilmi:

• mitä korjaushankkeesta on päätetty
• miten kustannukset on arvioitu
• miten hanke rahoitetaan
• onko lainasta tai vastikkeesta päätetty
• miten toteutuneet kulut näkyvät kirjanpidossa
• miten talousarvio liittyy hankkeen rahoitukseen

Korjaushankkeita käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön korjaushankkeet.

Talousarvio ja lainanhoito

Jos taloyhtiöllä on lainoja, lainanhoitokulut voivat vaikuttaa talousarvioon olennaisesti. Korot, lyhennykset ja rahoitusvastikkeet pitäisi pystyä yhdistämään talousarvion, kirjanpidon ja päätösten kokonaisuuteen.

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida esimerkiksi:

• onko lainanhoito huomioitu talousarviossa
• näkyvätkö lainan korot ja lyhennykset kirjanpidossa
• onko rahoitusvastikkeista päätetty
• liittyykö rahoitusvastike lainanhoitokuluihin
• onko lainan muutoksista tai lyhennysvapaista dokumentointia
• miten lainat näkyvät tilinpäätöksessä

Taloyhtiön lainoja käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön lainat.

Talousarvio ei korvaa kirjanpitoa

Talousarvio on suunnitelma. Kirjanpito ja tilinpäätös näyttävät, mitä tilikauden aikana on toteutunut. Toiminnantarkastuksessa tarvitaan molempia näkökulmia.

Talousarvio ei siis korvaa kirjanpitoa, eikä kirjanpito yksin kerro, miten kuluihin ja vastikkeisiin on varauduttu. Kun talousarvio, pöytäkirjat, kirjanpidon raportit ja tilinpäätös ovat saatavilla, kokonaisuutta voidaan arvioida paremmin.

Tarkastuksessa voidaan hahmottaa esimerkiksi, ovatko yhtiön päätökset, suunnitelmat ja toteutuneet tapahtumat olleet keskenään johdonmukaisia.

Mitä jos talousarviota ei ole laadittu?

Pienissä taloyhtiöissä voi joskus käydä niin, että talousarvio on laadittu hyvin kevyesti tai sitä ei ole dokumentoitu selkeästi. Tämä voi vaikeuttaa toiminnantarkastusta, koska vastikepäätösten ja tulevien kulujen perusteita on vaikeampi arvioida.

Talousarvion puuttuminen ei automaattisesti tarkoita, että taloyhtiössä olisi vakava ongelma. Se voi kuitenkin aiheuttaa lisäkysymyksiä, jos yhtiökokouksessa on päätetty vastikkeista ilman selkeää taloudellista taustaa.

Hallituksen kannattaa tällaisessa tilanteessa selvittää:

• miten vastikkeiden määrä on arvioitu
• mitä kuluja yhtiöllä on odotettavissa
• onko asia käsitelty yhtiökokouksessa
• näkyykö päätös pöytäkirjassa
• voiko seuraavalla tilikaudella dokumentointia parantaa

Mitä aineistoa talousarviosta kannattaa toimittaa?

Toiminnantarkastajalle kannattaa toimittaa talousarvio, jos sellainen on laadittu ja se on ollut päätöksenteon perusteena. Lisäksi tarvitaan usein asiakirjoja, joiden avulla talousarvio voidaan yhdistää yhtiön päätöksiin ja toteumaan.

Tarkastusaineistoon voi kuulua esimerkiksi:

• talousarvio
• yhtiökokouksen pöytäkirja
• vastikepäätökset
• kirjanpidon raportit
• tilinpäätös
• vastikelaskelmat
• lainanhoitotiedot
• korjaushankkeiden kustannusarviot
• hallituksen pöytäkirjat
• tiliotteet
• olennaiset sopimukset ja laskut

Tarkastusaineiston merkitystä käsitellään artikkelissa Mitä hyvä tarkastusaineisto kertoo taloyhtiöstä?. Pankkitilien ja tiliotteiden merkitystä käsitellään artikkelissa Toiminnantarkastus ja taloyhtiön pankkitilit.

Toiminnantarkastaja ei laadi talousarviota

Toiminnantarkastajan tehtävä ei ole laatia taloyhtiön talousarviota eikä päättää vastikkeiden määrästä. Talousarvion valmistelu kuuluu hallitukselle, isännöitsijälle tai muulle taloyhtiön talouden valmistelusta vastaavalle taholle. Vastikkeista päättää yhtiökokous.

Toiminnantarkastuksessa voidaan kuitenkin arvioida, miten talousarvio, vastikepäätökset ja toteutunut talous näkyvät tarkastusaineistossa.

Toiminnantarkastajan roolia rajataan tarkemmin artikkelissa Mitä toiminnantarkastaja ei tee?.

Hinta ja työn laajuus

Talousarvioon, vastikkeisiin ja toteuman selvittämiseen liittyvä aineisto voi vaikuttaa tarkastuksen laajuuteen, jos dokumentointi on hajallaan tai poikkeamia pitää selvittää paljon. Hinnan muodostumista kuvataan yleisesti sivulla Toiminnantarkastuksen hinta.

Yhteenveto

Taloyhtiön talousarvio liittyy toiminnantarkastukseen, koska se yhdistää suunnitellut kulut, vastikkeet, päätöksenteon ja tilikauden toteuman. Tarkastuksessa voidaan arvioida, näkyvätkö talousarvio, vastikepäätökset ja toteutunut talous tarkastusaineistossa ymmärrettävästi.

Talousarvio ei ole yksinään tarkastuksen kohde samalla tavalla kuin tilinpäätös tai kirjanpito, mutta se auttaa hahmottamaan taloyhtiön talouden suunnittelua ja päätöksentekoa. Selkeästi dokumentoitu talousarvio tukee sekä hallituksen työtä että osakkaiden mahdollisuutta ymmärtää vastikkeiden ja kulujen perusteita.

Jos taloyhtiönne haluaa arvioida, mitä talousarvioon, vastikkeisiin ja taloudenhoitoon liittyvää aineistoa toiminnantarkastuksessa tarvitaan, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhtiön tilanteesta.

Usein kysyttyä talousarviosta ja toiminnantarkastuksesta

Tarkastaako toiminnantarkastaja talousarvion?

Toiminnantarkastuksessa voidaan arvioida, miten talousarvio liittyy vastikepäätöksiin, toteutuneisiin kuluihin ja taloyhtiön päätöksentekoon. Toiminnantarkastaja ei kuitenkaan laadi talousarviota hallituksen puolesta.

Pitääkö talousarvio toimittaa toiminnantarkastajalle?

Jos talousarvio on laadittu ja sitä on käytetty vastikepäätösten tai talouden suunnittelun pohjana, se kannattaa toimittaa osana tarkastusaineistoa.

Mitä jos talousarvio ja toteuma poikkeavat toisistaan?

Poikkeama ei automaattisesti tarkoita virhettä. Hallituksen kannattaa kuitenkin pystyä selittämään olennaiset erot ja dokumentoida, miten poikkeamiin on reagoitu.

Vaikuttaako talousarvio vastikkeisiin?

Yleensä kyllä. Talousarvio on usein pohjana sille, millaisia vastikkeita taloyhtiössä tarvitaan tulevien kulujen kattamiseen. Vastikkeista päätetään yhtiökokouksessa.

Voiko toiminnantarkastaja päättää, ovatko vastikkeet oikean suuruiset?

Ei. Vastikkeista päättää yhtiökokous. Toiminnantarkastaja voi arvioida tarkastusaineiston perusteella, näkyvätkö vastikepäätökset, talousarvio ja toteutuneet kulut ymmärrettävästi.

Tarvitseeko taloyhtiönne toiminnantarkastajan?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan taloyhtiönne tilanne, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhtiönne tarpeeseen.

Pyydä tarjous