Yhdistyksen toiminnantarkastuskertomus käytännössä

Yhdistyksen toiminnantarkastuskertomus liittyy yleensä tilinpäätöksen, vuosikokouksen ja vastuuvapauden käsittelyyn. Kertomus antaa jäsenille ulkopuolisen näkökulman siihen, miltä yhdistyksen taloudenhoito, päätöksenteko ja dokumentointi näyttävät tarkastusaineiston perusteella.

Toiminnantarkastuskertomus ei ole sama asia kuin kirjanpidon korjaus, tilinpäätöksen laatiminen tai hallituksen päätösten hyväksyminen etukäteen. Se on toiminnantarkastajan antama kertomus siitä, mitä tarkastuksessa on arvioitu ja millainen kokonaiskuva aineistosta muodostuu.

Jos yhdistys vasta arvioi, sopiiko toiminnantarkastus sen tilanteeseen, yleiskuva löytyy palvelusivulta Toiminnantarkastus yhdistykselle.

Mihin toiminnantarkastuskertomusta tarvitaan?

Toiminnantarkastuskertomusta tarvitaan yleensä silloin, kun yhdistyksen kokous käsittelee tilinpäätöstä ja vastuuvapautta. Kertomus antaa jäsenille ulkopuolisen tarkastajan näkökulman ennen päätöksentekoa.

Käytännössä toiminnantarkastuskertomus voi olla osa vuosikokouksen tai kevätkokouksen aineistoa. Jäsenet näkevät sen perusteella, että yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa on arvioitu riippumattoman tarkastajan näkökulmasta.

Kertomuksen merkitys korostuu erityisesti silloin, kun yhdistyksen hallitus ja jäsenistö ovat osittain samoja henkilöitä, yhdistyksellä on avustuksia tai hankkeita tai jäsenet haluavat saada selkeämmän kuvan tilikauden taloudesta ja päätöksenteosta.

Mitä toiminnantarkastuskertomuksessa yleensä käsitellään?

Toiminnantarkastuskertomuksen sisältö riippuu yhdistyksen tilanteesta ja tarkastusaineistosta. Usein kertomuksessa viitataan siihen, että toiminnantarkastaja on tarkastanut yhdistyksen taloutta ja hallintoa tietyn tilikauden osalta.

Kertomuksessa voidaan käsitellä esimerkiksi:

• mitä tilikautta tarkastus koskee
• mitä aineistoa tarkastuksessa on käytetty
• onko tilinpäätöstä ja kirjanpidon raportteja arvioitu
• onko hallituksen ja yhdistyksen kokousten pöytäkirjoja käyty läpi
• onko yhdistyksen sääntöjä tarkasteltu olennaisilta osin
• millainen kokonaiskuva taloudenhoidosta ja hallinnosta muodostuu
• onko tarkastuksessa noussut esiin olennaisia huomioita

Kertomus ei yleensä toista kaikkea tarkastusaineistoa yksityiskohtaisesti. Sen tarkoitus on antaa kokoukselle tiivis ja ymmärrettävä näkökulma tarkastuksen lopputulokseen.

Mitä aineistoa kertomuksen antaminen edellyttää?

Toiminnantarkastuskertomusta ei yleensä voida antaa ilman riittävää tarkastusaineistoa. Tarkastaja voi muodostaa näkemyksensä vain siitä aineistosta, joka on käytettävissä.

Yhdistyksen kannattaa toimittaa toiminnantarkastajalle ainakin:

• tilinpäätös
• kirjanpidon raportit
• tiliotteet
• tarvittavat tositteet
• hallituksen pöytäkirjat
• yhdistyksen kokousten pöytäkirjat
• yhdistyksen säännöt
• avustuspäätökset ja avustusten käyttöön liittyvä aineisto, jos niitä on
• sopimukset ja muut olennaiset asiakirjat, jos niillä on merkitystä tilikauden kannalta

Tarkastusaineiston kokoamista käsitellään tarkemmin artikkelissa Mitä aineistoa yhdistyksen toiminnantarkastaja tarvitsee?.

Kuka laatii toiminnantarkastuskertomuksen?

Toiminnantarkastuskertomuksen laatii yhdistyksen valitsema toiminnantarkastaja. Tarkastajan valinta tehdään yleensä yhdistyksen kokouksessa sääntöjen mukaisesti. Hallitus voi valmistella valintaa, mutta toiminnantarkastajan pitää olla tehtävään sopiva ja riippumaton.

Toiminnantarkastajan riippumattomuus on tärkeää, koska kertomuksen tarkoituksena on antaa ulkopuolinen näkökulma yhdistyksen taloudenhoitoon ja hallintoon. Hallituksen jäsen tai kirjanpitoa tehnyt henkilö ei yleensä ole riippumaton toiminnantarkastaja.

Tarkastajan valintaa ja riippumattomuutta käsitellään tarkemmin artikkelissa Kuka voi toimia yhdistyksen toiminnantarkastajana?.

Milloin kertomus pitää antaa?

Toiminnantarkastuskertomuksen aikataulu liittyy yleensä yhdistyksen vuosikokoukseen tai muuhun sääntömääräiseen kokoukseen. Yhdistyksen säännöt voivat määrätä, milloin kokous pidetään ja milloin tilinpäätös käsitellään.

Käytännössä kertomus kannattaa saada valmiiksi ennen kuin kokousaineisto lähetetään jäsenille, jos yhdistyksen käytäntö tai säännöt sitä edellyttävät. Jos kertomus jää viime hetkeen, kokousaineiston viimeistely voi viivästyä.

Aikatauluun vaikuttavat esimerkiksi:

• milloin tilinpäätös valmistuu
• milloin hallitus käsittelee tilinpäätöksen
• milloin tarkastusaineisto toimitetaan toiminnantarkastajalle
• tarvitseeko tarkastaja lisäselvityksiä
• milloin kokouskutsu ja kokousaineisto pitää lähettää
• milloin vuosikokous tai kevätkokous pidetään

Vuosikokoukseen valmistautumista käsitellään tarkemmin artikkelissa Toiminnantarkastus ennen yhdistyksen vuosikokousta.

Mitä jos kertomuksessa on huomioita?

Toiminnantarkastuskertomuksessa voi olla huomioita, jos tarkastuksessa nousee esiin epäselviä kohtia tai asioita, jotka toiminnantarkastaja katsoo olennaisiksi. Huomio voi liittyä esimerkiksi puutteelliseen aineistoon, epäselvään päätöksentekoon, tositteisiin, pöytäkirjoihin tai sääntöjen huomioimiseen.

Kaikki huomiot eivät tarkoita vakavaa virhettä. Joskus kyse on siitä, että dokumentointi ei ole ollut riittävän selkeää tai jokin tilikauden tapahtuma vaatii lisäselvitystä. Olennaista on, että yhdistyksen kokouksella on käytössään tieto, joka voi vaikuttaa tilinpäätöksen tai vastuuvapauden käsittelyyn.

Hallituksen kannattaa suhtautua huomioihin käytännönläheisesti. Usein ne auttavat parantamaan seuraavan tilikauden dokumentointia ja aineiston kokoamista.

Voiko toiminnantarkastuskertomus olla lyhyt?

Kyllä, toiminnantarkastuskertomus voi olla lyhyt, jos yhdistyksen toiminta on selkeää ja tarkastusaineisto on rajallinen. Pienessä yhdistyksessä kertomuksen ei tarvitse olla pitkä asiakirja, jos olennaiset asiat käyvät siitä ilmi.

Lyhytkään kertomus ei kuitenkaan tarkoita, että tarkastus olisi merkityksetön. Kertomuksen pitää perustua siihen, että toiminnantarkastaja on arvioinut yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa tarkastusaineiston perusteella.

Laajemmassa yhdistyksessä kertomus tai sen taustalla oleva tarkastustyö voi olla laajempi, jos aineistoa, avustuksia, hankkeita tai päätöksiä on enemmän.

Toiminnantarkastuskertomus ei korvaa hallituksen vastuuta

Toiminnantarkastuskertomus ei siirrä hallituksen vastuuta toiminnantarkastajalle. Hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta, tilinpäätöksen valmistelusta, päätöksenteosta ja asiakirjojen kokoamisesta.

Toiminnantarkastaja arvioi aineistoa jälkikäteen ja antaa kertomuksen tarkastuksen perusteella. Yhdistyksen kokous puolestaan käsittelee tilinpäätöksen, toiminnantarkastuskertomuksen ja vastuuvapauden sääntöjen mukaisesti.

Roolijako on hyvä pitää selkeänä:

• hallitus vastaa yhdistyksen toiminnasta ja aineiston valmistelusta
• toiminnantarkastaja antaa ulkopuolisen arvion tarkastusaineiston perusteella
• yhdistyksen kokous tekee päätökset tilinpäätöksestä ja vastuuvapaudesta
• jäsenet arvioivat kokousaineistoa päätöksenteon pohjana

Hallituksen vastuuta ja toiminnantarkastusta käsitellään tarkemmin artikkelissa Yhdistyksen hallituksen vastuu ja toiminnantarkastus.

Mitä jos kertomusta ei saada ajoissa?

Jos toiminnantarkastuskertomusta ei saada ajoissa, yhdistyksen vuosikokouksen valmistelu voi vaikeutua. Tilanne riippuu yhdistyksen säännöistä, kokousaikataulusta ja siitä, mitä asioita kokouksessa on tarkoitus käsitellä.

Viivästymisen syitä voivat olla esimerkiksi:

• tilinpäätös ei ole valmis
• tarkastusaineistoa puuttuu
• pöytäkirjat ovat keskeneräisiä
• toiminnantarkastajaa ei ole valittu ajoissa
• yhdistyksen säännöissä on epäselvyyttä
• avustuksiin liittyvät asiakirjat eivät ole valmiina
• tarkastaja tarvitsee lisäselvityksiä

Jos kertomus uhkaa viivästyä, hallituksen kannattaa selvittää tilanne mahdollisimman aikaisin. Yhdistyksen säännöt voivat vaikuttaa siihen, miten kokouksen aikataulua tai käsiteltäviä asioita voidaan järjestää.

Toiminnantarkastuskertomus ja vastuuvapaus

Toiminnantarkastuskertomus liittyy usein vastuuvapauden käsittelyyn. Kertomus ei kuitenkaan päätä vastuuvapaudesta, vaan päätöksen tekee yhdistyksen kokous.

Kokous arvioi tilinpäätöksen, hallituksen toiminnan ja tarkastuskertomuksen perusteella, miten vastuuvapaus käsitellään. Toiminnantarkastajan kertomus voi tukea tätä päätöksentekoa, mutta se ei korvaa kokouksen omaa harkintaa.

Jos kertomuksessa on huomioita, kokous voi tarvittaessa keskustella niistä ja päättää, miten asia vaikuttaa tilinpäätöksen tai vastuuvapauden käsittelyyn. Tällöinkin on tärkeää, että yhdistyksen säännöt ja kokousmenettely huomioidaan.

Yhteenveto

Yhdistyksen toiminnantarkastuskertomus antaa jäsenille ulkopuolisen näkökulman taloudenhoitoon, hallintoon ja dokumentointiin. Se liittyy usein tilinpäätöksen, vuosikokouksen ja vastuuvapauden käsittelyyn.

Kertomus voidaan antaa, kun toiminnantarkastaja on saanut riittävän tarkastusaineiston ja arvioinut yhdistyksen taloudenhoitoa ja hallintoa sen perusteella. Hallitus vastaa aineiston valmistelusta ja yhdistyksen kokous käsittelee kertomuksen sääntöjen mukaisesti.

Jos yhdistyksenne tarvitsee toiminnantarkastuskertomuksen vuosikokousta varten, voitte pyytää tarjouksen toiminnantarkastuksesta ja kertoa lyhyesti yhdistyksen tilanteesta, aikataulusta ja tarkastusaineiston laajuudesta. Palvelun yleistä sisältöä kuvataan sivulla Toiminnantarkastuspalvelu.

Usein kysyttyä yhdistyksen toiminnantarkastuskertomuksesta

Kuka antaa yhdistyksen toiminnantarkastuskertomuksen?

Toiminnantarkastuskertomuksen antaa yhdistyksen valitsema toiminnantarkastaja. Tarkastajan valinta tehdään yleensä yhdistyksen kokouksessa sääntöjen mukaisesti.

Milloin toiminnantarkastuskertomus tarvitaan?

Toiminnantarkastuskertomus tarvitaan yleensä silloin, kun yhdistyksen kokous käsittelee tilinpäätöstä ja vastuuvapautta. Aikataulu riippuu yhdistyksen säännöistä ja kokouskäytännöstä.

Voiko kertomuksessa olla huomautuksia?

Kyllä, kertomuksessa voi olla huomioita tai huomautuksia, jos tarkastuksessa nousee esiin olennaisia epäselvyyksiä. Kaikki huomiot eivät tarkoita vakavaa virhettä, mutta ne voivat olla merkityksellisiä kokouksen päätöksenteossa.

Voiko toiminnantarkastuskertomus olla lyhyt?

Kyllä. Pienessä yhdistyksessä toiminnantarkastuskertomus voi olla lyhyt, jos toiminta on selkeää ja tarkastusaineisto on rajallinen. Sen pitää silti perustua tehtyyn tarkastukseen.

Päättääkö toiminnantarkastaja vastuuvapaudesta?

Ei. Toiminnantarkastaja antaa kertomuksen, mutta vastuuvapaudesta päättää yhdistyksen kokous sääntöjen mukaisesti. Kertomus toimii päätöksenteon tukena.

Tarvitseeko yhdistyksenne toiminnantarkastuskertomuksen?

Pyytäkää tarjous, niin arvioidaan yhdistyksen aikataulu, säännöt, tarkastusaineiston laajuus ja se, sopiiko toiminnantarkastus yhdistyksenne tarpeeseen.

Pyydä tarjous